Aanbestedingen & Alzheimer

ICT-aanbestedingen vertonen soms spastische trekjes. Aanbestedende diensten vragen in hun tenderdocumenten de aanbieders van producten en diensten niet zelden het hemd van het lijf. Zij zadelen de ICT-sector daarmee soms met forse administratieve en financiële lasten op. Meer dan eens staan de kosten die een ICT-bedrijf voor een inschrijving moet maken niet in redelijke verhouding tot de kans op het binnenhalen van de overheidsopdracht. En voor de overheid zélf is het een slechte zaak als marktpartijen om die reden afhaken.

ICT-aanbestedingen zijn in mijn ogen een vreemd soort gedrag, waarvan de waarde en het nut soms verregaand kunnen worden betwijfeld. Eén belangrijke bron van de problemen die zich in de praktijk voordoen, is de soms zeer dominante en doorgeslagen rol die externe aanbestedingsadviseurs zichzelf in aanbestedingstrajecten toebedelen. Door een gebrek aan bekwame mensen in eigen huis schakelen aanbestedende diensten dikwijls (dure) externe adviesbureaus in. Veel juristen en inkoopadviseurs van die bureaus hebben de neiging om hun diensten in vol ornaat te verkopen. Het is immers hun corebusiness. Aanbestedingen worden daardoor buitensporig opgetuigd met alle denkbare toeters en bellen. Tenderdocumenten blijken al snel gevuld met nutteloze en onnodige ballast. Deze adviseurs – uiteraard enkele goeden buiten beschouwing gelaten – verzieken de aanbestedingspraktijk in ons land. Het ICT-bedrijfsleven betaalt daarvoor een hoge prijs. Ik ben ervan overtuigd dat de wereld van de aanbestedingsadviseurs ‘a part of the problem’ is.

De problemen worden zelfs verergerd als de adviseur er bovendien een janboel van maakt. Ook dat komt voor. Onlangs nog liep ik tegen een aanbesteding aan waarin de betrokken aanbestedingsadviseur, werkzaam bij zeker niet het geringste bureau in ons land, het wel heel erg bont had gemaakt. De adviseur, die namens de aanbestedende dienst ‘de papieren afhandelde’, had eenvoudigweg twee inschrijvingen in een verkeerd mapje gestopt en deze bij de afhandeling verder over het hoofd gezien. De inschrijver was dus gewoonweg vergeten: een aanbesteding met Alzheimer… Uiterst pijnlijk voor het ICT-bedrijf dat het aanging.

Begin dit jaar heeft de Europese wetgever nieuwe aanbestedingsregels aangenomen. Die zullen binnen twee jaar moeten worden omgezet in nationale wetgeving. Ook Den Haag moet dus weer aan de bak. Ongetwijfeld zal er weer veel gediscussieerd gaan worden over de vraag hoe de komende nieuwe wetgeving eruit zal moeten zien. Die discussies leveren praktisch weinig op als niet ook gekeken wordt naar de feitelijke rol van de talloze aanbestedingsadviseurs die ons land rijk is. Het zou goed zijn als de ICT-sector samen met de overheid een dialoog met de wereld van de aanbestedingsadviseurs aangaat. Dat is nog niet eerder gebeurd. Ik zou zeggen: niet vergeten!