Als overheden lopen we bij (Europese) aanbestedingen voortdurend tegen dezelfde muren op. Waarom willen we dat?
Het uitschrijven van een Europese aanbesteding is een tijdrovende en veelomvattende klus. Dat hoef ik niemand in de ICT-wereld bij de overheid uit te leggen. Nu heb ik ook aan de andere kant gestaan, als commercieel directeur en ook het inschrijven en meedoen aan een dergelijke aanbesteding, is geen sinecure.
Kortom, het kost veel tijd, dus geld voor alle partijen en zou aan het eind van de rit ook iets moeten opleveren. We doen het tenslotte niet alleen ter bevrediging van de accountant en de inkopers.
Op zich sta ik achter het doel van degelijke aanbesteding. Het kan zeker voordelen hebben qua helderheid in de uitvraag en hopelijk ook bij de levering van precies wat er gevraagd is. Ook heel belangrijk: misschien levert het ook nog financieel voordeel op. Al denk ik dat ik in een open onderhandeling nog altijd betere resultaten heb behaald dan via een strak geregelde Europese aanbesteding, met name ook omdat leveranciers, terecht, hun risico ofwel willen doorbelasten ofwel zichzelf willen inkopen en het aan het eind van de rit toch weer duurder wordt. Maar goed, over het algemeen: prima, we blijven het netjes op die manier doen.
De eerlijkheid gebiedt mij ook te zeggen dat ik vind dat er uitzonderingen zijn die er nooit onder zouden moeten vallen. Daar zou ik graag eens een discussie over willen voeren met als doel om een gefundeerd oordeel te forceren en jurisprudentie te krijgen. Als hierover namelijk besloten zou kunnen worden dat dit niet meer onder deze eis valt, dan pas gaan we echt geld besparen en, nog veel belangrijker, energie. Dan kunnen wij ICT’ers gewoon weer met ons vak aan de gang gaan, in plaats van met papierwinkels en procedures.
Ik heb het dan heel specifiek over standaardlicenties van gebruikerssoftware, vaak afkomstig van Amerikaanse leveranciers. Het aanbesteden van dergelijke licenties is een toneelstukje met voorspelbare uitkomsten. We besteden het Europees aan, de partijen die inschrijven zijn resellers van die software en vrijwel altijd Nederlandse, of in Nederland gevestigde internationale, bedrijven.
Zij bepalen niet de prijs. Dat doet de grote meneer in Amerika. Dus dan spreken wij hier met die lokale partner prijzen af, zetten dit in het gunstigste geval voor een paar jaar vast, maar als er iets wijzigt, hebben wij, en onze leverancier, ons daar gewoon aan te houden. Dus helaas, weg prijsafspraken die vooraf gemaakt zijn. Maar wat nog veel meer een farce is: de businesspartners van dat grote Amerikaanse bedrijf, krijgen standaard korting, afhankelijk van hun resellerstatus.
En wat krijg ik: standaard doorbelaste korting. Laten we zeggen 4 procent. De buurman reseller weet dat en krijgt ofwel ook die 4 procent, ofwel minder, maar biedt het dan toch voor die prijs aan. Dus eigenlijk zijn we lekker druk met elkaar voor, in het aller gunstigste geval, misschien 0,25 procent tot 0,5 procent extra korting. Stel dat mij dat tussen de 10.000 en 25.000 euro oplevert. Dan ben ik wel met 1 inkoper, 1 jurist en 3 mensen in het projectteam daar veel tijd aan kwijt. Afhankelijk hoe de procedure ingezet wordt en hoeveel standaardteksten er al zijn, kost dat toch al gauw voor iedereen samen zo’n 400 uur. Is dat een grove inschatting? Jazeker. Misschien is het 40 uur, misschien is het 600. Ik kan het best goed uitrekenen, maar waar het mij omgaat: het voordeel is weg. Het levert ons alleen werk op, het levert geen financiële voordelen op. Dus waarom doen we het dan?
Zo wilde ik eens reguliere licenties omzetten, binnen een huidig contract dat is verkregen door een EU-aanbesteding, naar nieuwere cloudlicenties. Ja, dat vond de accountant dan weer geen goed idee bij de huidige leverancier. Want dat kunnen andere leveranciers ook aanbieden. Maar waarom wordt er niet gekeken naar de functionaliteit? En of dat nou op mijn server draait of die van meneer Cloud, het ene wordt per jaar betaald, het andere ook…..Waarom dan opnieuw aanbesteden?
Ik spreek andere gemeenten en die lopen tegen dezelfde muren op. Niemand durft het risico te lopen, maar kom op zeg…….dit kunnen we elkaar toch niet aandoen?
Wie helpt dit op te lossen?
Marlène Geskes is afdelingshoofd ICT bij de IJsselgemeenten
Wat een goede blog! Aanbestedingen voor standaardsoftware – ik zit vanuit TOPdesk in een andere rol maar zie hetzelfde repeterende toneelstuk. De geldverspilling is mij als belastingbetaler een doorn in het oog.
Een oplossing die ik in de praktijk zie – niet ideaal, maar wel al een verbetering: je besteed in een keer alle standaardsoftware van de wereld aan. Dan selecteer je een (ik herhaal: een) mantelpartij, die jou de beste kortingen biedt (want je selecteert in feite alleen op prijs) op zeg de belangrijkste 100 (!) softwareleveranciers, waaronder alle grote meneren uit Amerika. Weegfactoren gelijk aan je huidige kosten per vendor, en klaar is kees. Rechtmatigheid check, doelmatigheid check. De Rijksoverheid doet dit, onder de naam EASP (Europese Aanbesteding Standaard Programmatuur), met contracthouders momenteel (vooral) Comparex / SoftwareONE, Protinus en nieuwkomer Centralpoint.
Waar jullie en wij vervolgens last van hebben is de onkunde bij andere disciplines – accountants, auditors, juristen. In jouw voorbeeld verliezen ze de doelmatigheid volledig uit het oog, door bij een simpele migratie van een pakket van On-Premises naar Cloud een nieuw selectietraject te eisen. Ik zie vele tientallen overheidsorganisaties die migratie contracteren zonder selectietraject. Idem voor upgrades naar nieuwe versies. Volstrekt ondoelmatig om daar een nieuw selectietraject voor te doen.
PS Waar we het ook eens over moeten hebben (Marlène, ga jij hierover een eerste blog schrijven, of wil je dat ik dat hier doe? Wij zijn sinds kort partner van iBestuur, ons eerste artikel staat in het magazine van eind deze maand), is de situatie dat je echt een nieuw pakket wil selecteren. Wat is daar dan de beste manier? Ik zie regelmatig dat overheden daar de plank misslaan, verkrampt contact met potentiële leveranciers afhouden en niet de criteria op papier krijgen die voor henzelf het beste zijn. Met dan natuurlijk onvermijdelijk een voor hen suboptimale uitkomst.
Precies . Slimmer inregelen. Dus een softwarebroker ertussen. Hinderlijker is het steeds opnieuw aanbesteden van business software. Na x jaar is er iedere keer de kans dat je moet switchen met dure conversie en opleidingstrajecten tot gevolg. Dit is vele malen duurdere dan het aanbestedingstraject.
Als reactie op het commentaar van Ludo Bergkamp.
Ludo, we hebben al even contact gehad. Ik onderschrijf je voorstel dat bij het selecteren van een nieuw pakket ook een interessante uitdaging is. Als jij daar iets over wil schrijven, heel graag. Ik kijk er naar uit.
Goed dat je dit aan kaart.
Zoals Erik zegt, softwarebroker ertussen. Volgens mij altijd nog goedkoper als dat je de licenties bij de individuele bedrijven in America moet gaan ophalen. Is simpele aankoop dus ook een simpele standaard aanbesteding.
Groter probleem is dat we in de afgelopen decennia mooie vendor lock-inns hebben toegestaan bij de business software. Hierdoor krijg je nu steeds een kromme situatie waarin transitiekosten de lol van het behalen van meerwaarde in een aanbesteding verpesten.
Kortom: ik herken de problemen. Je kan het niet alleen op inkopers, juristen of accountants afschuiven. Ook de IT-bedrijven zullen een bijdrage moeten leveren aan de oplossing.
Enneh… van on premise naar SAAS zonder nieuwe aanbesteding? Moet kunnen als je in de aanvankelijke uitvraag en overeenkomst de eisen op het juiste abstractieniveau hebt gesteld (en dus niet de leveringsmethode van de oplossing voor schrijft).
Als ik een nieuw wagenpark wil gaan aanbesteden, en ik zou de uitvraag voor twintig personenauto’s enkel en alleen neerleggen bij de Mercedes dealers, zou dat dan strijdig zijn met het aanbestedingsrecht?
Ander voorbeeld: Als ik voor mijn aan te schaffen wagenpark een aanbesteding doe waar enkel tussenhandelaren op kunnen reageren, waarna ik bij de winnaar uit allerlei merken de keuze heb, en alsnog kies voor mercedes? Is dat strijdig met het doel van het aanbestedingsrecht?
Ik kan natuurlijk beweren dat er een vorm van concurrentiestelling is geweest, maar heb ik door mijn handelwijze niet eigenlijk allerlei leveranciers van een vergelijkbaar product buitengesloten? De leveranciers van Citroen of Volkswagen maken immers geen enkele kans. Wat ik eigenlijk had moeten doen, is gewoon functioneel aanbesteden. Dat is ook de hoofdregel uit het aanbestedingsrecht, en heeft tot doel om alle leveranciers een eerlijke kans te geven, ook als ze automaker zijn in Frankrijk.
Door niet functioneel aan te besteden, en direct licenties te kopen van je voorkeursleverancier, ontstaat er geen concurrentiestelling (en dus ook geen incentive voor een lagere prijs) omdat leveranciers van misschien wel betere softwareproducten überhaupt geen eerlijke kans krijgen. Er ontstaat een lock-in waardoor je tot in de eeuwigheid bij dezelfde Amerikaanse partijen blijft zitten. Het is lastig en kostbaar om daar weer uit te breken, maar je zou het aanbestedingsrecht ook kunnen zien als de laatste Lifeline die je nog hebt. Je bent als overheid geen consument, maar een grote partij met veel inkoopmacht. Bundel dat, trek gezamenlijk op, en breek de vendor lockin!