Niet de aanbestedingsregels zelf knellen, maar de wijze waarop ze worden toegepast. De verhouding tussen overheid en leveranciers kan worden genormaliseerd.
Waarin verschilt de ICT-inkoop in het bedrijfsleven van die bij de overheid? Bedrijven hebben intensief contact met potentiële leveranciers tijdens de selectiefase en kiezen vervolgens de beste leverancier of het beste product. De overheid vermijdt ieder contact met leveranciers en kiest in een openbare aanbesteding voor de best scorende offerte.
Zes jaar geleden werd mijn mening gevraagd over de problemen bij overheidsopdrachten. “Aanbestedingen zijn bureaucratisch en onnodig duur”, zei ik destijds. De openbare aanbestedingen waren ooit bedoeld voor meer transparantie, maar worden in toenemende mate gejuridiseerd. Niet de inhoud, maar het proces staat centraal. De overheid verbiedt overleg tijdens de aanbesteding. Leveranciers moeten daardoor de vraag zelf zien te interpreteren.
In die situatie is afgelopen jaren weinig verbetering gekomen, getuige ook een brandbrief van de brancheorganisatie over een recente aanbesteding: ‘De aanbesteding betreft een tamelijk onoverzichtelijke opdracht met op onderdelen vage vergezichten en prestatieverplichtingen met een groot open einde karakter. Daarmee tart de organisatie de professionaliteit van de ICT-markt. Bedenkelijk vinden wij ook dat de organisatie in de concept overeenkomst op voorhand verlangt dat de leverancier aan wie de opdracht wordt gegund, moet toezeggen volledig op de hoogte te zijn van de organisatie. Van een rijksoverheid die kennelijk zelf nauwelijks weet welke kant de organisatie de komende jaren opgaat, mag in redelijkheid verwacht worden dat zij niet verlangt dat de leverancier aan wie de opdracht wordt gegund dat wel weet.’
Afgelopen jaren hebben overheid en leveranciers zich creatief georganiseerd rond de aanbestedingen. ICT-bedrijven hebben daarvoor offertefabrieken ingericht. Na het winnen van de opdracht wordt de uitvoering weer overgedragen aan een ander onderdeel van de organisatie. De overheid kan vervolgens moeilijk bijsturen of overstappen naar een andere leverancier. In toenemende mate spant de huisleverancier een kort geding aan na een voorgenomen gunning aan een andere leverancier. Zelfs bij verlies van de rechtszaak kan de leverancier daardoor extra omzet bijschrijven als gevolg van uitgestelde gunning. Inkopers binnen de overheid zoeken eveneens de randen op van de aanbestedingsregels. Zo worden aanbestedingen georganiseerd via brokers die onder overheidscontract staan. Via die route kan een opdracht onderhands worden gegund. Een opkomend fenomeen is leveranciersselectie door loting. Dit is toegestaan binnen de aanbestedingsregels, mits dit vooraf is aangekondigd. De overheid voorkomt daardoor verlies van rechtszaken, want een beroep tegen een lottoapparaat is kansloos.
De verhouding tussen overheid en leveranciers rond aanbestedingen moet worden genormaliseerd. Dit kan worden gerealiseerd op basis van de volgende verbeteracties:
- Zorgdragen voor goede band tussen overheid en leveranciers
- Onnodige bureaucratie vermijden
- Ruimte bieden voor pilots en innovaties
- Pre-competitieve marktdialoog organiseren
- Vraag vooraf (laten) toetsen op beschikbare aanbod in de markt
- Functioneel aanbesteden en streven naar win/win relatie
- Ruimte bieden voor interactie tijdens de aanbesteding
- (Betaalde) Proof of Concept inlassen
- Onafhankelijke bindende beroepsinstantie instellen
- Wendbaarheid en exit clausule inbouwen in contracten
Zakendoen zonder contact en overleg is onmogelijk. Het zijn niet de aanbestedingsregels zelf die knellen, maar de wijze waarop deze worden toegepast.
