Aandacht voor informatiebeheer bij wisseling van bewindspersonen
Rijksorganisaties gaan nieuwe bewindspersonen ondersteunen bij een zorgvuldige omgang met informatie, zoals voorgeschreven in onder andere de Archiefwet, AVG, Woo, WDO. Ook gaan ze er voor zorgen dat informatie van vertrekkende bewindspersonen veilig gesteld wordt. Dit is opgenomen in het Meerjarenplan Openbaarheid en Informatiehuishouding dat gisteren is aangenomen in de ministerraad.
De ophef rond het verwijderen van sms’jes door premier Rutte liggen een ieder nog vers in het geheugen. Hij handelde daarmee volgens Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed niet conform de Archiefwet. Ook zijn departement zou niet aan alle randvoorwaarden voor goede archivering hebben voldaan. Het kabinet heeft nu de ambitie uitgesproken dat alle e-mails en chatberichten van bewindspersonen duurzaam worden gearchiveerd. Ook de sociale media van bewindspersonen moeten goed gearchiveerd worden.
Technieken moeten nog worden ontwikkeld
Inmiddels zijn de hoofdlijnen voor het archiveren van chatberichten vastgesteld. Hierover schreef minister van Binnenlandse Zaken Bruins Slot in april 2023 al een brief aan de Tweede Kamer naar aanleiding van de adviesrapporten over de archivering van chatberichten en informatiebeheer. Echter de technieken om alle media goed te archiveren moeten nog wel worden ontwikkeld moeten worden, schrijft ze. Met het Meerjarenplan zetten geeft ze aan welke volgende stappen gezet moeten gaan worden om onder andere de technische voorzieningen en systemen verder te verbeteren.
Rijksorganisaties hebben in de afgelopen twee jaar in totaal 53 actieplannen opgesteld voor de verbetering van de informatiehuishouding. De uitvoering van de plannen komt langzaam maar zeker op stoom. Op basis van de zelfevaluaties constateert staatssecretaris Van Huffelen dat ‘voorzichtig kan worden geconcludeerd dat ten opzichte van 2021 meer bewustwording ontstaat voor het beschrijven van processen, procedures en beleid en dat er minder sprake is van ad hoc werken.’
Vier streefbeelden
De Rijksoverheid wil, meer dan voorheen, informatie proactief openbaar gaan maken. Onder het motto ‘Samen op weg naar een open en responsieve overheid’ zijn vier streefbeelden opgesteld die richting moeten gaan geven aan het informatiebeleid van departementen en andere rijksorganisaties.
- Openheid en openbaarmaking vanuit een maatschappelijke behoefte: De burger moet er op kunnen vertrouwen dat hij tijdig, juist en volledig geïnformeerd wordt. En dat hij antwoorden op zijn vragen gemakkelijk kan vinden of daarbij op een laagdrempelige en toegankelijke manier geholpen wordt. Deze informatieverzoeken worden dan binnen het door de overheid binnen de wettelijke kaders (tijdig en volledig) afgehandeld.
- Professioneel beheer van informatie: Met technologische innovaties worden communicatie en onderlinge samenwerking tussen overheidsorganisaties en met de samenleving gestimuleerd. Uitgangspunt is ‘compliancy by design’. Processen en procedures zijn geïntegreerd in de organisatiestructuur.
- Vergroten van duurzame toegankelijkheid: Alle werkprocessen en informatiesystemen voldoen aan de eisen van vastgestelde kwaliteitsstandaarden.
- De werkomgeving voor een responsieve overheid: De ICT-infrastructuur moet het mogelijk maken dat over de organisatiegrenzen heen samengewerkt kan worden. Daarbij wordt zo veel mogelijk uitgegaan van één bron, kopieën worden geminimaliseerd. Metadata, archivering en mate van openbaarheid moet bij de creatie van informatie geregeld worden.
Het Meerjarenplan is het vervolg op het Meerjarenplan Informatiehuishouding uit 2019 dat na het rapport ‘Ongekend onrecht’ van de Parlementaire ondervragingscommissie Kinderopvangtoeslag (POK) is aangescherpt in het generiek actieplan Open op Orde in 2021.
