Het gebruik van standaarden zorgt voor efficiënte informatie-uitwisseling en helpt administratieve lasten terug te dringen. Zo zou het althans moeten zijn, maar het adopteren en naleven van standaarden gaat niet overal even soepel. Hoe komt dat en welke factoren zorgen dan wél voor een succesvolle implementatie?
Beeld: John Carlisle on Unsplash
Als je naar een willekeurig onderwerp op het gebied van de digitale overheid kijkt, is de kans groot dat je snel te maken krijgt met informatieketens of – netwerken. Of het nou gaat over het ruimtelijk domein (het Digitaal Stelsel Omgevingswet), onderwijs (het Lerarenregister), identificatie (het eID-stelsel), of het sociaal domein (programma i-Sociaal Domein): informatienetwerken zijn overal.
Die informatienetwerken kunnen niet bestaan zonder digitale informatie-uitwisseling tussen een groot aantal (overheids)partijen. Hiervoor is het noodzakelijk dat deze organisaties en hun systemen elektronisch met elkaar kunnen ‘praten’, door inachtneming van een gezamenlijke groep van standaarden en afspraken. In de praktijk blijkt dat organisaties vaak de vereiste technologische, semantische en organisatorische standaarden niet kunnen (of willen) adopteren en naleven.
Zeven categorieën
Het is goed om te weten wat de factoren zijn die het adoptiegedrag van organisaties in deze netwerken beïnvloeden. Beleidskundige Florian Henning deed hier promotieonderzoek naar en zijn conclusie luidt: er zijn veel factoren die invloed hebben op het adoptiegedrag en deze zijn onder te verdelen in zeven categorieën. Wil je succesvol zijn in het adopteren van standaarden, dan moet aan al deze categorieën aandacht worden besteed. De zeven categorieën zijn:
– Governance: Deze groep factoren gaat over de inrichting van de besluitvorming in het netwerk en de vormgeving van sturing en leiderschap. Het gaat hier bijvoorbeeld om de besluitvormingsstructuur (centraal gezag en/of decentrale besluitvorming), het gebruik van ‘zachte’ sturingsinstrumenten (zoals leiderschap, communicatie en ondersteuning) en ‘harde’ governance (zoals toezicht en afdwingen van implementatie).
– Adoptiekosten: Dit gaat voornamelijk over de (verwachte) kosten en inspanningen van de standaardisatie. Dit zijn bijvoorbeeld kosten op technologisch vlak of juridische en andere organisatorische inspanningen.
– Baten: Deze groep factoren gaat over de baten van de standaardisatie. Deze kunnen zowel betrekking hebben op de organisatie als op maatschappelijk niveau.
– Eigenschappen van het netwerk: Deze groep factoren heeft betrekking op de verschillende eigenschappen van het netwerk, zoals de complexiteit van het netwerk, de relaties tussen partners in het netwerk en de bestaande infrastructuur.
– Beleidscontext en instituties: Deze groep van factoren beschrijft de institutionele en beleidsomgeving van het netwerk. Dit betreft bijvoorbeeld de invloed vanuit de politiek en relevante wet- en regelgeving.
– Organisatiecapaciteit: deze factoren beschrijven in hoeverre de nodige capaciteiten voor standaardisatie beschikbaar zijn in de interne organisatie. Relevante factoren in deze groep zijn bijvoorbeeld de beschikbaarheid van resources, zoals financiële middelen, personeel en ICT-infrastructuur, maar ook ‘zachtere’ factoren, zoals de communicatie tussen disciplines.
– Standaard eigenschappen: Deze groep factoren gaat over de eigenschappen van de te adopteren standaarden, zoals bijvoorbeeld volwassenheid, aanpasbaarheid en opties om testen uit te voeren.
Sociaal domein
Het door Henning ontwikkelde theoretische raamwerk werd door mij toegepast op het sociaal domein. Daarbij ging ik op zoek naar succesfactoren bij de adoptie van standaarden bij de uitvoering van de Jeugdwet, die een aantal jaar geleden is overgeheveld naar gemeenten.
De gemeentelijke praktijk bevestigt de theorie dat het succes bij de adoptie van standaarden niet verklaard wordt door één of enkele succesfactoren, maar door het samenspel van meerdere factoren uit de zeven genoemde categorieën.
Wat betreft organisatiecapaciteit komt bijvoorbeeld naar voren dat een goede communicatie tussen de verschillende betrokken disciplines (van inkoop tot applicatiebeheer) cruciaal is voor een succesvolle implementatie en optimaal gebruik van de standaarden.
In de beleidscontext van het sociaal domein speelt mee dat het terugdringen van administratieve lasten in de zorg veel aandacht krijgt in de politiek. Dit heeft het gebruik van landelijke standaarden hoger op de bestuurlijke agenda gezet.
Ook bevinden zich succesfactoren in de wijze waarop de governance is vormgegeven. Een centrale plaats waar de standaarden worden ontwikkeld en beheerd en die informatie en ondersteuning geeft, vinden gemeenten bijvoorbeeld erg waardevol.
Een factor die eruit springt in het onderzoek is de samenwerking tussen gemeenten en zorgaanbieders (een van de netwerkeigenschappen). Het besef dat zij voor optimaal gebruik van de standaarden afhankelijk zijn van elkaar, en het samen tot een succes moeten maken, zorgt ervoor dat de standaarden goed geïmplementeerd kunnen worden. De kracht zit bijvoorbeeld in het ondersteunen van elkaar bij de implementatie, het hebben van korte lijntjes, regelmatig overleg en het samen komen tot oplossingen en afspraken.
Checklist
Bovengenoemde zeven categorieën kunnen worden beschouwd als ‘checklist’ wanneer standaarden moeten worden geïmplementeerd. Belangrijk hierbij is dat deze checklist een holistisch toetsingskader vormt, met wisselwerkingen tussen de factoren.
Het onderzoek van Henning toont ook aan dat alle zeven groepen van factoren relevant zijn. Het is niet voldoende om naar één groep te kijken. Helaas wordt dit in veel analyses nog onvoldoende gedaan. Vaak wordt geadviseerd dat juist dat ene aspect belangrijk is. Een ander advies benadrukt dan weer het belang van juist een ander aspect. Maar wanneer jouw auto een keuring krijgt om vast te stellen of je er veilig mee kunt rijden, kijk je ook niet alleen naar het stuurmechanisme omdat die ‘toch veel belangrijker is’ dan bijvoorbeeld de remmen of de bandendruk.
Zo is het ook niet voldoende om in een netwerk bijvoorbeeld alleen naar de governance-aspecten te kijken. Deze moeten toegesneden zijn op andere eigenschappen van het netwerk. Zo vraagt een complexer netwerk meestal ook om een meer ‘centrale’ governancestructuur. Een holistische benadering helpt het adoptieproces beter te begrijpen en biedt daarmee mogelijkheden om effectievere beslissingen te nemen.
Het onderzoek van Shirley Hooijmans naar de adoptie van standaarden in het sociaal domein is uitgevoerd in het kader van de Masteropleiding informatiemanagement, Erasmus Universiteit. Momenteel volgt Shirley Hooijmans het informatiemanagement traineeship bij PBLQ.
