Ambtenaren liken massaal online platform Pleio

Beeld: Blinkerd

Eind 2009 zijn de eerste ideeën voor de ontwikkeling van Pleio geboren, in een vergaderzaal bij de Belastingdienst. Daar gebruikten ze BDplaza, een Facebook-achtige omgeving voor Belastingdienstambtenaren.

Medeoprichter van Pleio Marcel Ziemerink, werkzaam bij de Belastingdienst: “Een open source applicatie leek ons een aantrekkelijke en goedkope oplossing. Zo konden we voorkomen dat, als we iets nieuws wilden, we telkens een designer en sitebouwer moesten inhuren voor een paar ton.”

Davied van Berlo, oprichter van Ambtenaar 2.0 en werkzaam bij Economische Zaken, wilde ook een platform voor de samenwerking. Samen met Belastingdienstcollega’s Harrie Custers en Wim Essers bedachten de mannen Pleio.
“We wilden online groepjes kunnen maken, ideeën en bestanden uitwisselen, met een sterke focus op social media. Daarnaast wilden we dat gebruikers een eigen omgeving konden maken, met een eigen look and feel. Vanuit die gedachte is het hele idee van deelsites ontstaan. Zo’n deelsite hebben beheerders volledig zelf in de hand. Met een eigen URL en de mogelijkheid om zelf te bepalen wie van deze site lid mogen worden. Je kunt zelf helemaal bepalen hoe het eruitziet en welke functionaliteiten je wilt aanbieden. Of je kunt dat laten doen.”

‘Intranet nu heel interactief’

De gemeente Haarlem was in 2010 een van de eerste deelsitegebruikers op Pleio. Karin Nab, hoofd communicatie bij de gemeente Haarlem, is heel positief over het platform. “We hadden een heel ouderwets, statisch intranet en wilden meer interactiviteit. Sinds 2016 draait ons intranet én het extranet op Pleio, en onze gebruikers zijn betrokken en actief. Daar zijn we blij mee. De keuze voor Pleio was in eerste instantie vooral gedreven door de lage kosten. We zijn heel enthousiast geraakt over de mogelijkheden om als overheid de samenwerking op te zoeken en kennis te delen. Wie deelneemt aan Pleio, wordt geacht bij te dragen aan het platform. Inmiddels zijn we toegetreden tot het bestuur van Pleio en willen we de professionelere beheersorganisatie mede helpen vormgeven.”

Kennis koppelen

Pleio biedt gebruikers veel mogelijkheden. Er zijn social media-modules om berichten op de posten, informatie met elkaar te delen en op elkaar te reageren. Er is een portfoliogedeelte, dat werkt als een soort LinkedIn voor overheidsambtenaren. Hier kun je documenten delen binnen je eigen community, maar ook Pleio-breed. Zo is het ook mogelijk om mensen die ergens veel kennis over hebben aan dat onderwerp te koppelen. Via leren.pleio.nl kun je cursussen voor een grote groep ontsluiten, ook buiten het eigen netwerk. Bijvoorbeeld een workshop over nieuwe wet- en regelgeving voor brandweermannen. Zo hoeft niet elke gemeente opnieuw het wiel uit te vinden. Tot slot is er een module om grote bestanden te delen met elkaar. Al deze functionaliteiten kunnen beheerders gebruiken voor hun eigen Pleio-site, afgestemd op hun wensen en doelstellingen.

We wilden een mindshift in gang zetten binnen de overheid

Dat Pleio geen winstoogmerk heeft, is voor gebruikers een groot voordeel. Als een organisatie kiest voor een commercieel product en een kleine aanpassing wil, dan moet ze daarvoor betalen. Een volgende organisatie die exact dezelfde aanpassing wenst, betaalt daarvoor opnieuw. Bij Pleio kan iedereen gebruikmaken van alle ontwikkelde faciliteiten. Idealiter helpen gebruikers met het ontwikkelen van nieuwe faciliteiten, of zijn er op z’n minst bij betrokken. Je kunt mogelijkheden naar wens aan of uit zetten.

Leraar.nl is een deelsite op Pleio van het ministerie van OCW. De site is helemaal responsive gebouwd, zodat hij ook goed te gebruiken is op een telefoon of tablet. De functionaliteit die OCW heeft ontwikkeld, wordt nu hergebruikt door het Nationaal Archief en andere organisaties die het dan weer verder doorontwikkelen. Zo wordt Pleio een gezamenlijk project. Pleio is bedoeld voor overheidsorganisaties, maar je kunt als deelsitebeheerder ook externen aansluiten. Je kunt het dus zo open of gesloten maken als je zelf wilt. Dat is een groot voordeel boven andere platformen, die alleen voor rijksambtenaren zijn, of voor alleen één specifieke organisatie.

“Daar zijn we blij mee,” zegt Ziemerink. “We wilden een mindshift in gang zetten binnen de overheid. Kijken hoe we dingen gezamenlijk kunnen doen en een vliegwieleffect creëren door van elkaars kennis te profiteren. Dat is heel anders dan wanneer iedereen voor zichzelf bezig is, waarbij veel werk dan ook nog wordt uitbesteed aan externe partijen. Dat is misschien gemakkelijk, maar het is ook heel duur.”

Open source

Om het platform te bouwen, maakte Pleio gebruik van Elgg, een open source applicatie die ook veel door de Engelse overheid wordt gebruikt. De gebruiker stond in deze applicatie centraal en dat sprak de ontwikkelaars aan. Vanuit Ambtenaar 2.0 bracht Van Berlo een klein budget in, waarmee de eerste ontwikkelkosten zijn betaald. In 2010 is Pleio live gegaan en al snel kwam de vraag om deelsites om kennis te kunnen delen binnen een beperkte groep. Bijvoorbeeld een intranetsite, of een forum voor een bepaalde community.

“De gebruikers die dat wilden, die gingen daar ook voor betalen en ze ontwik- kelden dat zelf mee”, vertelt Ziemerink. “Op die manier bekostigden we de ontwikkelkosten voor Pleio. Dat financieringssysteem was heel romantisch en houtje-touwtje, maar niet vol te houden.” In 2012 is Pleio een stichting geworden met een bestuur. Nu is Pleio bezig een aantal zaken te formaliseren en te professionaliseren. Vanaf 2016 betalen alle beheerders per deelsite een vaste bijdrage, een soort contributie. De top-10 van grootste deelsitebeheerders is verantwoordelijk voor 95 procent van alle content en data op Pleio. Met hen zijn aparte afspraken over hun bijdrage.

‘Ons forum krijgt een dikke voldoende’

Tony Cohlst, plaatsvervangend directeur MKB bij de Belastingdienst, is nauw betrokken bij twee grote communities op Pleio: het forum fiscaal dienstverleners, met zo’n 14.000 leden, en het forum salarisadministrateurs met rond de 5.000 leden. “Het eerstgenoemde forum is bedoeld voor accountantskantoren, boekhouders en administratiekantoren. Ze delen er kennis en wisselen informatie uit. Veel vragen van leden worden door andere leden van de community beantwoord en dat werkt heel goed. Het forum wordt met een 7,3 als rapportcijfer goed gewaardeerd. Het tweede forum is nog in de pilotfase en groeit snel. We leren als Belastingdienst van de vragen die voorbijkomen op deze fora: hoe we beter kunnen inspelen op wat er leeft. Ik verwacht, juist omdat Pleio betrouwbaar en veilig is, dat de Belastingdienst in de komende tijd meer gebruik van de mogelijkheden gaat maken.”

De hosting is veruit de grootste kostenpost voor Pleio. In het begin werd het platform gehost bij een heel goedkope hosting provider. Later kwam het platform terecht bij BIT in Ede, een gecertificeerde commerciële partij. De Belastingdienst nam toen de kosten voor de hosting voor z’n rekening. “Na een aantal jaar bleek dat we zoveel zelf doen, dat de tarieven van BIT te hoog lagen voor wat we feitelijk afnamen. We zijn daarop in gesprek gegaan met ODC, het Overheidsdatacenter. Dat leek een ideale partner, maar zij mogen alleen zakendoen met Rijksoverheidspartijen. De eigenaar van Pleio is de community: via hun contributie zijn ze mede-eigenaar van Pleio. Het is dus ook geen eigendom van de Rijksoverheid. Het ministerie van VWS heeft een aantal sites op Pleio draaien en die worden inmiddels wel bij ODC gehost. Wij zijn verder gaan zoeken en zijn nu in zee gegaan met CloudVPS, een virtueel hosting specialist.”

Internationale samenwerking

Voor verdere professionalisering bouwt Pleio aan een nieuwe backend, samen met de Canadese overheid. Zij maken ook gebruik van de Elgg applicatie en liepen tegen dezelfde problemen aan die Pleio had ondervonden bij het groeien van het platform. Ziemerink: “We voorzagen bovendien dat we met de mogelijkheden van Elgg tegen de limiet aan gingen lopen. De applicatie is niet bedoeld voor zulke grote aantallen gebruikers. Alle deelsites putten uit dezelfde database. De grootste hebben zo’n 78.000 gebruikers. Als die met elkaar gaan discussiëren, dan zorgt dat voor heel veel dataverkeer en dat vergt het uiterste van de mogelijkheden van de applicatie.”

Begin november 2017 zijn ontwikkelaars van Pleio naar Canada geweest om te zien hoe ze elkaar verder konden helpen. Elgg wordt nu stapje voor stapje vervangen. “Pleio bestaat nu uit een miljoen regels code en dat willen we terugbrengen naar 20.000 regels in de nieuwe backend. Dat maakt het beheer makkelijker, Alle deelsites gehost veiliger en de kans op fouten aanzienlijk kleiner.” worden nu stuk voor stuk losgekoppeld en apart met elk een eigen database. Gebruikers kunnen dan via een eigen dashboard inzien waar ze toegang toe hebben en wie er kunnen
meekijken naar hun berichten. Ziemerink: “Dat zorgt voor een veiliger en beter beheersbaar platform. Ook de privacy is zo eenvoudiger te beheren. Heel handig, met de aangescherpte privacyregelgeving in het vooruitzicht.” Pleio is dus binnenkort helemaal klaar voor de toekomst.

‘Samenwerken, óók met niet-overheid’

Bij de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO) werken zo’n 4.400 mensen die allemaal gebruikmaken van het intranet dat sinds 2016 op Pleio draait. Ook maakt RVO gebruik van een extranet via Pleio, waarop het internationale netwerk allerlei toolkits kan vinden. Daarnaast onderhoudt RVO zo’n dertig websites, waarvan sommige ook publiekelijk toegankelijk zijn.

José Wit, senior digitaal adviseur bij RVO, adviseert collega’s over de mogelijkheden om online te communiceren. “Pleio is een van de producten die we aanbieden aan medewerkers die iets willen met een website of een app, wanneer die wens niet past binnen de omgeving van rvo.nl. Het is een uitstekend platform om kennis te delen en als er interactie nodig is. In de modules die Pleio biedt voor deelsites, is het gemakkelijk om samen te werken met diverse partijen, ook buiten de publieke sector en ook internationaal.”

Download iBestuur magazine nummer 25 (PDF)