Het in 2013 gestarte archiefinnovatieprogramma Archief 2020 is op 1 december afgesloten. Het moest een antwoord helpen vinden op de vraag hoe je digitale overheidsinformatie beter vindbaar, (her)bruikbaar èn houdbaar maakt, nu en in de toekomst. Digitale informatie is immers zoveel vluchtiger dan papieren archieven. Wat is er in die vier jaar gerealiseerd?
Programmamanager Anouk Baving benadrukt dat de technische innovatie niet voorop stond: “Wat het vooral heeft opgeleverd is bewustwording dat het niet iets is wat je twintig jaar kunt laten wachten. En nieuwe manieren van werken en samenwerken.”
Volgens Baving heeft het programma twee hoofddoelen gehad. Ten eerste het herdefiniëren van de archieffunctie in de digitale samenleving. In proefprojecten is onderzocht wat er bij komt kijken om digitale overheidsinformatie beter duurzaam toegankelijk – en dat is dus meer dan duurzaam opgeslagen – te houden voor de samenleving en de overheden zelf. Het tweede doel was het slaan van een brug tussen ambities van de archiefsector en de ICT-ontwikkelingen bij overheden.
Draagvlakvergroting
“Natuurlijk zijn handige instrumenten en landelijke afspraken er ook een onderdeel van, maar dat is heel bewust niet als hoofddoel ingezet. Je moet eerst mensen bij elkaar brengen. De filosofie is niet ‘we ontwikkelen een instrument en iedereen moet dat dan maar gebruiken’, de filosofie is dat men ontdekt dat je het anders moet aanpakken en dan kun je kijken welk instrument je kunt inzetten.” Ze noemt het ‘metadataprofiel’ TMLO als één van die instrumenten. “Nu krijg je de discussie over de implementatie daarvan, waarvoor in Nederland elke overheid zelf verantwoordelijk is. Dan helpt het wel als je het met elkaar eens bent over de uitgangspunten.”
Het door het ministerie van OC&W gefinancierde programma is toch vooral gericht geweest op draagvlakvergroting en samenwerking. “Verschillende disciplines met elkaar verbinden. Zowel om de moderne archivaris beter te equiperen, als om een gesprek tot stand te brengen tussen een archivaris die denkt vanuit het publieke belang en bijvoorbeeld een IT-architect, die eigenlijk dezelfde dilemma’s heeft, maar waarmee hij niet in gesprek kwam.”
Aanjaagfase
Klaar is het dus nog niet met de archiefinnovatie bij de overheden. Archief 2020 en het deelproject Archiefinnovatie Decentrale Overheden (AIDO, meer op bestuurders en instrumenten gericht en eveneens aflopend) zijn samen de ‘aanjaagfase’ geweest, stelt Baving. “Er zijn ruim dertig projecten gestart, verspreid door het land. Bijvoorbeeld over de vraag wat er komt kijken bij het opzetten van een e-depot; dat is meer dan een opslag; je moet er ook nog bij kunnen. Er is op die manier veel energie losgemaakt. Vervolgens zijn er ook tools en handreikingen ontwikkeld. VNG, IPO en UvW hopen en willen dat die ook gebruikt gaan worden. Wij hebben gebouwd aan het draagvlak; managers kunnen niet meer doen alsof ze niet weten dat archiefinnovatie aandacht vraagt.”
De verzamelde kennis gaat volgens Baving niet snel verloren. De Archief 2020-website blijft nog een tijd online en er is een landelijk kennisnetwerk ontstaan, waarin ook het Nationaal Archief en belangrijke rol heeft. Ook kan men men zich aansluiten op samenwerkingsplatforms op Pleio.
Opvolger?
Is er een volgend programma nodig om de archiefinnovatie te bestendigen? VNG, IPO en UvW beraden zich nu over hoe het verder moet en zijn in gesprek met OC&W, maar Baving waarschuwt dat het een valkuil is om te wachten tot er iets gebeurt. “Het is niet nodig om nu als overheden achterover te leunen en te denken dat je nu niets kunt. Dit programma heeft voldoende ervaring en tooling opgeleverd om beleidsplannen aan te scherpen en risicoanalyses te maken. Je kunt gewoon beginnen.”
Er is een video gemaakt waarin vertegenwoordigers van provincies, gemeenten en waterschappen vertellen waarom ze werk willen blijven maken van archiefinnovatie:
