Energie Beheer Nederland (EBN) zet zich als publiek energiebedrijf in om de uitvoering van het Nederlandse energie- en klimaatbeleid te versnellen. Hun missie: samen sneller naar een duurzaam energiesysteem ontwikkelen. CIO Martin Hoff vertelt over het belang van samenwerken: “Wij hebben veel kennis van de ondergrond en de gas- en energiewaardeketen. Voor diepgaande kennis van accounting en reporting, proces optimalisatie en de bijbehorende software, hebben wij de Exact kennis van Axians nodig.”
Financiële processen naadloos laten aansluiten op groei
In 2024 verlengde Energie Beheer Nederland (EBN) voor een derde keer haar samenwerking met Axians, voor een periode van 4 tot 8 jaar. Axians zal de hosting, het onderhoud, het beheer, de doorontwikkeling en de support van de Exact applicaties vanuit de Axians App Cloud op zich nemen. Het doel: ervoor zorgen dat de financiële processen van EBN naadloos blijven aansluiten op de groei van de organisatie op het gebied van de financiële besturing van alle energie transitie activiteiten.
Axians AppCloud ontzorgt EBN
Sinds mei 2020 is de Exact omgeving van EBN in de Axians AppCloud. Dit ontzorgt EBN, aldus Martin: “Wij voeren enkel de regie en houden ons ieder bij ons eigen expertise. Dit betekent dat we met een klein IT kernteam de IT van een bedrijf met de financiële omvang van een corporate enterprise kunnen managen”. Zónder zelf een applicatiebeheerder of database specialist in huis te hoeven hebben.
Procesautomatisering binnen Exact
Voor EBN staat procesautomatisering voorop. “Voorheen maakten we gebruik van Exact met allerlei tools, maatwerk, een DWH en Excel sheets er omheen. Veel processen liepen buiten Exact om.” Rapportage was hierdoor tijdrovend.
Dat wilde EBN niet meer: “We wilden zoveel mogelijk gebruik maken van wat Exact Globe en Synergy in zich hebben. Volledige processen binnen Exact automatiseren. Record to report, procure to pay, order to cash. Ook geldt dat wat in Exact staat, in Exact gerapporteerd moet worden. Dat is nu meer het geval. Hierdoor hebben we meer inzicht, wat ons de mogelijkheid geeft tijdig zaken te detecteren.” Ook kunnen ze sneller reageren op vragen. “Dit is belangrijk voor onze relatie met de verantwoordelijke managers, aandeelhouder en samenwerkingsverbanden”.
Forse tijdsbesparing
Dankzij de Exact omgeving van EBN heeft de organisatie forse tijdsbesparingen kunnen realiseren. “Wij winnen letterlijk dagen per proces. Kijk bijvoorbeeld naar het facturatieproces, dat is nu nagenoeg geautomatiseerd in Exact. Waar daar eerder twee mensen op zaten, is daar nu nog maar één persoon één dag in de week mee bezig. Je ziet echt dat we door meer efficiency grote verwerkingswinst hebben.”
Martin voorziet bovendien dat de auditeur het de komende jaren veel gemakkelijker zal krijgen: “Hierdoor zullen we het jaarverslag sneller goedgekeurd krijgen. Dit kan zelfs weken tijdwinst betekenen.”
Ruimte voor wederzijdse feedback
Over het partnerschap met Axians is Martin helder: “Axians beschikt over een solide platform, veel kennis en vriendelijke, goede mensen. We kunnen positief kritisch zijn naar elkaar en er is ruimte voor wederzijdse feedback.” Dit altijd met als doel om de processen van EBN nog beter te ondersteunen. “Axians heeft de kennis, wij hebben de behoefte”, aldus Martin.
