Schaalbare software als fundament voor duurzame groei

Bij de keuze voor software speelt niet alleen de huidige situatie een rol. Minstens zo belangrijk is de vraag: past de oplossing ook bij de toekomstvisie van jouw organisatie? Zeker in de publieke sector, waar digitalisering steeds belangrijker wordt, is schaalbaarheid van software essentieel.

Denk vooruit: van behoefte naar beleid

Organisaties starten vaak klein, met een focus op basisprocessen zoals boekhouding. Een eenvoudig boekhoudpakket lijkt dan logisch: laagdrempelig en betaalbaar. Maar wat als de organisatie groeit, het dienstverleningsmodel verandert of het aantal medewerkers toeneemt?

Dan veranderen ook de eisen aan automatisering. Software moet kunnen meegroeien met veranderende processen, nieuwe wet- en regelgeving of bredere maatschappelijke verantwoordelijkheden. 

Voorkom versnippering van je IT-landschap

Wanneer software niet schaalbaar is, ontstaan later vaak zogeheten ‘eilandjes’. Je voegt losse applicaties toe om nieuwe processen te ondersteunen. Deze systemen zijn vaak niet of beperkt met elkaar geïntegreerd. Het gevolg: extra beheerlast, dubbele invoer en verminderde datakwaliteit.

Een alternatief is migratie naar een geïntegreerd ERP-platform dat wél past bij de toekomstige behoefte. Dat vraagt om investeringen, maar voorkomt fragmentatie en inefficiëntie op de lange termijn. 

Stel jezelf deze vier vragen over schaalbaarheid

Om goed voorbereid te kiezen, is het belangrijk je de volgende vragen te stellen:

• Is het platform eenvoudig op- en af te schalen qua functionaliteit en gebruikers?
• Ondersteunt het systeem groei in medewerkers, processen of transacties?
• Sluit het licentiemodel aan bij verwachte ontwikkelingen?
• Is de software flexibel genoeg om nieuwe wetgeving of beleidswijzigingen te ondersteunen?

Licentiemodel: huren of kopen?

Veel leveranciers bieden zowel huur- als koopmodellen. Huren maakt tussentijds opschalen eenvoudiger, wat handig is bij onvoorspelbare groei. Wel is het belangrijk te weten dat huren op termijn duurder kan uitvallen. Meestal ligt het omslagpunt na ongeveer vier jaar. Houd hier rekening mee in de exploitatiebegroting.

Koppel ICT-keuzes aan strategisch beleid

Schaalbaarheid gaat niet alleen over techniek, maar ook over organisatieontwikkeling en beleidskeuzes. Betrek daarom de strategische doelstellingen van jouw overheidsorganisatie bij elke softwarebeslissing. Denk aan ambities rondom datagedreven werken, dienstverlening, samenwerking of compliance.

Jouw unieke IT-vraagstuk verdient een goed antwoord

Bij Axians begrijpen we dat jouw processen én uitdagingen uniek zijn. Wij luisteren, denken mee en vertalen jouw vraag naar een oplossing die écht past. Of het nu gaat om complexe IT-vraagstukken, verantwoording in aanbestedingen of efficiënte projectadministratie: wij staan klaar.