Deze keer: kwaliteit van basisregistraties. Een zeer breed onderwerp dat kriskras door alles heen loopt. En dat voor gebruikers erg belangrijk is. Een gegeven in een basisregistratie dat niet correct is, leidt immers al snel tot foutieve beslissingen met het nodige herstelwerk tot gevolg.
Veel organisaties zijn bezig met het inpassen van het gebruik van basisregistraties in hun werkprocessen. In een blogreeks neemt het cluster STelsel Oplossingen en UitvoeringsTraject (STOUT) van het programma i-NUP u mee in de soms weerbarstige wereld van de uitvoering.
Aan het belang van kwaliteit hoeven we dan ook niet veel woorden vuil te maken. Basisregistraties bevatten authentieke gegevens. Die gegevens worden in principe zonder nader onderzoek direct gebruikt door honderden overheden. Een foutje heeft dan ook vrijwel direct gevolgen in hun werkprocessen. Al in 2003 legde het kabinet hierover het nodige vast in de vorm van de zogenaamde 12 eisen. Eis 2 vermeldt bijvoorbeeld dat een basisregistratie weliswaar geen absoluut foutloze registratie is, maar dat het brede gebruik ervan zorgt dat de kwaliteit van de gegevens beter is dan iedere afzonderlijke organisatie zelf kan realiseren. En eis 9 gaat helemaal over kwaliteit: “er is een stringent regime van kwaliteitsborging”. Er wordt gesproken over transparantie van gerealiseerde kwaliteit en inzage in kwaliteitsborgingprocedures om spookverhalen te voorkomen.
Kwaliteitsinformatie
De basisregistraties doen allen afzonderlijk het nodige aan de kwaliteit van hun gegevens. Voorbeelden zijn trajecten voor de verbetering van adresinformatie in de Basisregistratie Personen en het verbeteren van de Basisregistraties Adressen en Gebouwen voor specifieke woonvormen zoals zorgcomplexen. Wat afnemers over de kwaliteit van basisregistraties willen weten, zal per situatie verschillen. Er zijn weinig mensen die zich afvragen wat de kwaliteit van hun water is: je gaat ervan uit dat als de kraan wordt geopend daar water uit komt en dat je dat water kunt drinken zonder dat je ziek wordt. Zo is het voor veel afnemers ook met de kwaliteit van gegevens in de basisregistraties.
Een voorbeeld van wanneer een kwaliteitsvraag opkomt is het volgende: vorig jaar zijn diverse overheden begonnen met de voorbereidingen op het verplicht gebruik van het Handelsregister. Een eerste stap daarin is vaak dat de eigen verzamelde gegevens over bedrijven worden vergeleken met die in de basisregistratie. Daar kwamen bij diverse afnemers zoveel verschillen uit naar voren dat STOUT al snel meldingen ontving over hun zorgen. Navraag bij het Handelsregister leverde op dat men daar de kwaliteit controleert van aangeleverde wijzigingen (de zogenaamde administratieve kwaliteit). De afnemende overheden bleken het echter te hebben over de mate waarin gegevens in het Handelsregister overeen komen met de feitelijke werkelijkheid. Dat plaatst de zorgen over de kwaliteit in een ander perspectief. Om uitspraken te doen over de juistheid van de gegevens ten opzichte van de feitelijke werkelijkheid is grondig onderzoek gedaan naar een aantal belangrijke authentieke gegevens in het Handelsregister. De uitkomst bleek geruststellend. De bezoek- en postadressen, handelsnamen en bedrijfsactiviteiten van vestigingen in het Handelsregister komen in hoge mate overeen met de feitelijke werkelijkheid: ze zijn voor 98 procent juist. Het transparant maken van dit soort kwaliteitsinformatie voorkomt spookverhalen, zoals het kabinet in 2003 al onderkende in eis 9. En niet onbelangrijk, er is een beeld van de resterende 2 procent aan de hand waarvan bepaald kan worden wat ermee te doen.
Stelselkwaliteit
Naast het oppakken van signalen werken we ook systematisch aan kwaliteit. We spreken over basisregistraties die samen als een stelsel moeten fungeren; van een stel naar een stelsel van basisregistraties. Vorig jaar was het moment aangekomen om te bepalen hoe het zit met de kwaliteit van het stelsel. Eerst is aan verschillende afnemers van dat stelsel gevraagd wat zij op korte termijn wilden weten over kwaliteit. Niet in termen van “nice to have” maar “need to have”. De rode draad uit het afnemersonderzoek is dat de meeste organisaties pas behoefte hebben aan kwaliteitsinformatie als er een probleem is. De behoefte aan kwaliteitsinformatie is op dat moment zeer gedetailleerd en hangt ook sterk samen met het probleem dat op dat moment speelt. In vergelijking tot het water uit de kraan: als er een vreemde kleur in het water verschijnt en het smaakt een beetje raar, wil je op dat moment weten wat er aan de hand is. En als dat eenmaal duidelijk is en het water is weer mooi helder, dan is de behoefte om te weten wat de waterkwaliteit is vaak weer verdwenen.
Een andere rode draad uit het onderzoek is dat er geen gelijksoortige begrippen worden gebruikt binnen de wereld van kwaliteit. Begrippen als volledigheid, actualiteit en juistheid kom je meestal wel tegen, maar worden door afnemers niet altijd concreet gedefinieerd. En als dat wel gebeurt, is dit vanuit het individuele afnemersperspectief. Als gegevens, zoals bij het gebruik van basisregistraties het geval is, in ketens worden uitgewisseld is het wel nodig dat de precieze betekenis van die gegevens en de afgesproken kwaliteit daarvan vastligt, anders wordt het meten en daarover terugrapporteren ingewikkeld en onbruikbaar.
Inmiddels zijn we weer een stap verder met het vraagstuk. Met dezelfde afnemers is geconstateerd dat een zeer concreet beeld van gewenste kwaliteitsinformatie weliswaar ontbreekt – maar dat het goed is wel gewoon praktisch te gaan beginnen met het meer pro-actief geven van inzicht in kwaliteit. We hebben daarom met elkaar een groslijst gemaakt van stelselgegevens waarvan we de kwaliteit willen meten. Bijvoorbeeld het aantal adressen in de Basisregistratie Personen dat niet in de Basisregistraties Adressen en Gebouwen voorkomt. Hierbij is het heel belangrijk om in de gaten te houden dat het dan niet altijd om een kwaliteitsprobleem hoeft te gaan. In enkele gevallen kunnen dit soort adressen namelijk voorkomen, denk bijvoorbeeld aan mensen die een tijdje in een tent in de stad verbleven. Iets wat we vaker tegenkomen: soms blijkt een kwaliteitsvraag geen kwaliteitsvraag te zijn maar een onjuiste interpretatie van hetgeen geleverd wordt vanuit een basisregistratie. In de meting willen we detecteren of er sprake is van onjuiste gevallen op basis van detailleringen die (on)logisch zijn. Zijn er patronen te vinden bij dergelijke adresverschillen, bijvoorbeeld bepaalde omvang van panden of bepaalde bouwjaren? Of doen zich die verschillen voor in specifieke gemeenten?
Wij verwachten dat kwaliteit van gegevens in het kader van basisregistraties de komende jaren een blijvend aandachtsgebied zal zijn. En niet alleen voor specialisten. Zo schrijft onderzoeksbureau Gartner dat inmiddels meer dan 100 grote bedrijven aan de bestuurstafel een zogenaamde Chief Data Officer (CDO) hebben aangesteld. En we spraken al eerder over de verschillende begrippen in kwaliteitsland. Ook daar is nu een eerste stap gezet met de Code voor Informatiekwaliteit. Die heeft als doel om een gemeenschappelijke taal te ontwikkelen en een handreiking te bieden voor sturing en beheersing van informatiekwaliteit. Want er zijn misschien weinig consumenten die willen weten wat de kwaliteit van het water is; zij vertrouwen erop dat het goed is. De gehele watervoortbrengingsketen meet de kwaliteit voortdurend en stelt waar nodig bij. Het voortdurend meten en bijsturen gaan we misschien ook wel krijgen voor het stelsel van basisregistraties. Niet om ongelukken te repareren maar omdat het vanzelfsprekend is dat de kwaliteit gemanaged wordt.
Andre van Brussel is procesmanager Kwaliteit bij het STelsel Oplossingen en UitvoeringsTraject (STOUT) van het programma iNUP
