Het implementeren van basisregistraties raakt veel processen en systemen in de organisatie. Vaak onderling verbonden door koppelingen, gegevensstromen en juridische kaders. Een implementatietraject heeft daardoor wel iets van het verbouwen van een groot station, waarbij de treinen moeten blijven rijden, de reizigers blijven reizen en de winkels bereikbaar blijven. Wie wel eens Utrecht CS aandoet ervaart wat een puzzel dat kan zijn. Een soortgelijke puzzel moeten ook de omgevingsdiensten de komende jaren leggen.
Veel organisaties zijn bezig met het inpassen van het gebruik van basisregistraties in hun werkprocessen. In een blogreeks neemt het cluster STelsel Oplossingen en UitvoeringsTraject (STOUT) van het programma i-NUP u mee in de soms weerbarstige wereld van de uitvoering.
Moeten afnemers zich laten ontmoedigen door deze puzzel? Zeker niet! Er liggen voldoende voorbeelden van succesvolle toepassingen van basisregistraties om door te zetten. Maar het is natuurlijk wel slim om zoveel mogelijk kennis en ervaringen te delen. Daarom schreven het Interprovinciaal overleg (IPO), het programma Informatie-uitwisseling Milieuhandhaving (PIM) en cluster STOUT samen met vijf omgevingsdiensten een handreiking voor het gebruik van basisregistraties. Een traject dat waardevolle ervaringen biedt, ook voor organisaties uit andere sectoren. In deze bijdrage wil ik een paar kernpunten met u delen.
Hoe overtuig ik het management
Overtuigen van het management…is dat nodig? Het gebruik van basisregistraties is toch verplicht? De doelstelling ‘eenmalige inwinning – meervoudig gebruik’ wordt toch breed onderschreven? Zeker! Maar als blijkt dat het realiseren van deze doelstelling om substantiële inspanning en middelen vraagt, dan liggen de zaken toch anders. Het blijft daarom van niet te onderschatten belang om aandacht te besteden aan de beeldvorming over basisregistraties. En om de baten van het gebruik concreet te maken.
In dit traject legden we de nadruk op drie aspecten:
De basisregistraties als verbinder.
Een registratie wordt vaak in eerste instantie gezien als een bron om gegevens op te zoeken. Een soort ‘digitaal telefoonboek’. Dit is zeker een functie van basisregistraties. Maar de winst van het gebruik ligt niet alleen in het kunnen raadplegen en overnemen van gegevens, maar vooral in het kunnen verbinden van eigen registraties en systemen. Zowel onderling als met die van ketenpartners. Dit moet uitgedragen worden.
De relatie met actuele thema’s en ambities in de organisatie.
De baten van basisregistraties blijven vaak abstract. Door expliciet te maken hoe basisregistraties bijdragen aan actuele ambities, krijgt een implementatietraject richting en kan de kracht van lopende projecten worden benut. Binnen de omgevingsdiensten ging het om ambities als zaakgericht werken, informatie gestuurd toezicht, geografische ondersteuning voor de inspecteur-in-het-veld en het reduceren van juridische risico’s.
Voorbeelden van toepassingen.
Een goed voorbeeld zegt meer dan 1000 woorden. Denk aan de vooringevulde aangifte: ‘powered by basisregistraties’. De digitale parkeervergunning: ‘Basisregistraties Inside!’. Wie dat doorziet kan de voorbeelden doortrekken naar de eigen situatie. In de handreiking namen we daarom een groot aantal voorbeelden op, zowel uit de eigen sector als uit andere. ‘Uw handhavingsobjecten op de kaart? Uw collega-omgevingsdienst doet het! Met basisregistraties! ‘.
De behoefteanalyse
De discussie over het gebruik van basisregistraties wordt al snel technisch. Ook in dit traject stonden technische vragen bij aanvang hoog op de agenda. Maar natuurlijk moest eerst een andere vraag beantwoord worden: wat is eigenlijk de behoefte aan basisgegevens? En dan niet alleen wat betreft de gegevenselementen, maar ook zaken als: de omvang van het gebruik, de frequentie, gaat het om enkelvoudige of massale processen en wat is de benodigde actualiteit van de gegevens? Juist door ook deze aspecten per proces in kaart te brengen, ontstond een behoefteoverzicht dat praktisch bruikbaar is om de passende producten van de landelijke voorzieningen te selecteren.
Het productaanbod van de landelijke voorzieningen
‘Kun jij het productaanbod van de landelijke voorzieningen inzichtelijk maken?’, zo werd aan mij gevraagd in dit traject. Het bleek nog geen sinecure. De documentatie over de producten van basisregistraties omvat tientallen documenten van gezamenlijk honderden pagina’s. Het stemt tot nadenken dat zelfs een kenniscentrum als STOUT meerdere dagen nodig had om overzicht op te stellen dat én beknopt én voldoende informatief was om een handvat te bieden. Met deze ervaring kunnen we wel de informatievoorziening aan andere afnemers verbeteren. Het overzicht (nu een bijlage van de handreiking) zal in de komende periode een structurele plaats krijgen op het stelselinformatiepunt.
De integratie van basisgegevens in het eigen informatielandschap
Basisregistraties voorzien per definitie niet in de gehele gegevensbehoefte van afnemers; het gaat immers om basisgegevens. Dat betekent voor de afnemer een flinke uitdaging om deze naadloos te integreren in het eigen informatielandschap. Allereerst inhoudelijk. Hoe verhouden de begrippen van de afnemer zich tot de dekking en de betekenis van de gegevens in basisregistraties? In dit geval: wat is de relatie tussen een ‘handhavingsobject’ of ‘inrichting’ en een BAG-object, een kadastraal object of een NHR vestiging. Hierin blijkt een goed informatiemodel, zoals in dit geval RiHa Milieu, van grote waarde.
Daarna volgt de vraag hoe de integratie technisch te realiseren. Ondersteunen de huidige applicaties het gebruik van basisregistraties? Is er behoefte aan een centraal gegevensmagazijn? Kunnen de applicaties daarmee overweg of zijn ze ‘gesloten’? Het werd duidelijk dat voor analyses en geografische presentaties een gegevenskopie van (een deel van) de basisregistraties noodzakelijk is. En dat een gegevensmagazijn in veel gevallen gewenst is, omdat meerdere applicaties in de eigen omgeving daarvan gebruik moeten kunnen maken.
De knelpunten en de eerste stappen om ze op te lossen
De belangrijkste uitdagingen bij het gebruik van basisregistraties liggen intern. Zie hierboven. Maar er liggen ook knelpunten aan de zijde van het stelsel van basisregistraties. Zo kunnen de omgevingsdiensten als ‘gemandateerde partij’ geen directe toegang krijgen tot de Basisregistratie Personen, maar enkel via die autorisaties en systemen van hun opdrachtgevers. Dat betekent een zeer inefficiënt of zelfs onwerkbaar proces.
Gedurende het traject werden de eerste stappen gezet om met het ministerie van BZK en Agentschap BPR te komen tot een oplossing hiervoor. Ook de kosten van het gebruik van Kadaster en Handelsregister (NHR) waren een belangrijk knelpunt. Maar door de recente afspraken op rijksniveau is een oplossing op dit vlak gerealiseerd (Kadaster) of nabij (NHR).
Een derde belangrijk knelpunt was het verschil tussen het aanbod van NHR-diensten en de behoeften van de omgevingsdiensten. Voor de omgevingsdiensten is het essentieel te kunnen zoeken op bedrijfsnaam of adres, maar de NHR – bevragingsservices ondersteunen alleen zoeken op KVK– of vestigingsnummer. Ook het doen van analyses en het maken geografische presentaties is lastig met de geboden services. Dit issue is gezamenlijk met andere afnemers ingebracht in de gebruikersraad van het NHR. Het is nu onderwerp van onderzoek door het Handelsregister.
Het belangrijkste leerpunt hier is dat afnemers nog veel meer dan ze nu doen samenwerking zouden moeten zoeken bij het adresseren van knelpunten. Zowel binnen de eigen sector als ook daarbuiten.
Het hoeft niet allemaal in 1 keer
Implementeren van het gebruik van basisregistraties: het klinkt alsof de afnemer moet inzetten op een groot en log programma om de informatievoorziening in één alomvattende slag om te bouwen. De ervaring leert dat een dergelijke aanpak risicovol is. De uitdaging is om wel de ambitie te formuleren, maar deze gefaseerd te realiseren. Aanhakend bij andere lopende ontwikkelingen in de eigen organisatie. Ofwel: formuleer de STIP op de horizon, maar kijk ook welke STAP nu of morgen gezet kan worden.
Zoals gezegd in de inleiding: de invoering van het gebruik van basisregistraties is een puzzel. Het leggen van die puzzel vraagt om kennis, om realiteitszin en om slim stap-voor-stap opereren. Recht op het doel af is vaak onmogelijk. Denk nog maar eens aan het station.
Vorige week naar een KING presentatie van de NHR voor gebruik WOZ geweest. Grote afwezige was helaas KvK. Nog volop onduidelijkheid of eigenlijk toch een ding duidelijk geworden.
Door het ontbreken van een “stok achter de deur” ben ik bang dat gemeenten straks veel terugmeldingen (moeten) gaan doen waar KvK vervolgens niets mee gaat/kan doen. Gevolg dat gemeenten toch weer zelf kernregistraties gaan bijhouden. Of te wel “een failliet” stelsel in het vooruitzicht.
Is het stelsel door de complexheid niet weer een van de té ambitieuze ICT overheidsprojecten.
ICT deskundigen hebben ook grote twijfels over de performance welke het immense berichtenverkeer ten gevolge van het stelsel naar verwachting gaat betekenen voor de data infrastructuur (zowel lokaal als landelijk)
Ik wens daarom Bas Eeenhoorn in zijn hoedanigheid van Nationaal Coordinator heel veel succes toe.