Basisregistraties: de uitdagingen in de praktijk (deel 5)

Veel organisaties zijn bezig met het inpassen van het gebruik van basisregistraties in hun werkprocessen. In een blogreeks neemt het cluster STOUT (STelsel Oplossingen en UitvoeringsTraject) van het programma i-NUP u mee in de soms weerbarstige wereld van de uitvoering.

De afgelopen jaren heeft STOUT invulling gegeven aan de aandacht voor de uitvoeringspraktijk door de volgende drie activiteiten:

• het verstrekken van informatie en verspreiden van kennis voor professionals via het Stelselinformatiepunt
• het helpen van gebruikers om stappen te zetten richting het gebruik van het stelsel van basisregistraties, bijvoorbeeld door het beantwoorden van vragen en het oplossen van knelpunten en door het actief helpen van afnemers om voortgang te boeken bij het samenhangend gebruik van het stelsel.
• het in beeld brengen van de staat van het stelsel.

Dit laatste gebeurt bijvoorbeeld door het in samenhang monitoren van de voortgang van de ontwikkeling van producten en het gebruik, verbindingen en de kwaliteit van de registraties in onderlinge samenhang. Aangezien ik het Stelselinformatiepunt zelf al gebruikte voordat ik bij STOUT kwam, weet ik hoe nuttig het is en dit krijgen we ook terug van gebruikers. De nieuwe update gaat er hopelijk voor zorgen dat nog meer afnemers en professionals de weg naar het Stelselinformatiepunt weten te vinden om samenhangende informatie over het stelsel te krijgen en toe te passen.
Door vragen te beantwoorden en gebruikers vooruit te helpen zorgen we dat afnemers daadwerkelijk stappen kunnen zetten richting samenhangend gebruik van het stelsel. Het onderzoek naar kwaliteit helpt bijvoorbeeld mythes over gebrekkige kwaliteit door te prikken. Deze aandacht is nodig, want massaal gebruik van het stelsel is noodzakelijk om de business case voor de BV Nederland daadwerkelijk positief te krijgen en de investeringen terug te verdienen.

‘Details’ tussen vraag en aanbod

Misschien komt de meeste meerwaarde echter wel uit onverwachte hoek, namelijk uit het zichtbaar maken en aanpakken van de ‘rafelrandjes’ tussen stelsel en uitvoering. In onze trajecten komen we regelmatig dergelijke ‘details’ tegen die van groot belang blijken te zijn voor de (door)ontwikkeling van het stelsel. Die details laten zien dat de werkelijkheid toch net iets complexer is dan de systeemwereld van de verschillende basis- en aanverwante registraties. Het stelsel kan op hoofdlijnen nog zo goed in elkaar zitten, als de details niet kloppen dan zullen de resultaten achterblijven bij de verwachtingen.

Een voorbeeld: wij merken steeds vaker dat het afnemers niet goed lukt om de juiste vraag te stellen aan een basisregistratie. Waar grote uitvoeringsorganisaties (zoals verenigd in de Manifestgroep) voldoende kennis in huis blijken te hebben om hun relatie met de aanbieders (lees: de basisregistraties) goed vorm te geven, blijkt dat voor een waterschap, een gezondheidsregio of omgevingsdienst een stuk lastiger te zijn. Dit is zeker het geval als er gegevens uit meerdere basisregistraties nodig zijn. Bij dergelijke partijen, waar het stelselmatig in samenhang gebruiken van basisgegevens hier en daar nog in de kinderschoenen staat, is de vraagarticulatie minder ontwikkeld.

In onze trajecten merken wij vervolgens dat deze afnemers en bronhouders daar niet altijd samen goed uit kunnen komen. In de praktijk gebeurt dan het volgende: de afnemer weet de vraag onvoldoende precies te formuleren, de accountmanager zoekt bij deze onvolledige vraag naar eer en geweten een product dat er zo goed mogelijk bij past. Uiteindelijk blijkt dat de afnemer onvoldoende uit de voeten kan met dit product en volgen teleurstelling en reparatietrajecten. De hiermee gepaarde onjuiste beeldvorming over de kwaliteit van het stelsel heeft uiteraard negatieve gevolgen voor het verdere gebruik en de realisatie van de baten.

Door als volgende stap de concrete behoefte aan producten vanuit de basisregistraties aan te scherpen ontstaat een betere match tussen aanbod en vraag. Hierdoor kunnen meer afnemers met de producten van de basisregistraties uit de voeten. In trajecten bij onder andere de omgevingsdiensten, de waterschapsbelastingkantoren en in de OOV-sector (openbare orde en veiligheid) profiteren de afnemers en aanbieders van deze kennis en kruisbestuivingen vanuit de werkpraktijk. Dat lukt vooral door onze onafhankelijke status. We horen zowel vanuit de afnemers als vanuit de aanbieders geluiden dat men een partij als STOUT vertrouwt omdat men weet dat wij geen ander doel hebben dan een goed werkend stelsel. Dit maakt ons voor beide kanten een vertrouwde gesprekspartner.

Samenhang noodzakelijk

Als wij afnemers of sectoren zien met goede voorbeelden of best practices over het in samenhang gebruiken van het stelsel, halen wij ze graag voor het voetlicht. Het doel is natuurlijk dat anderen hier van kunnen leren, maar ook aanbieders krijgen zo beter zicht op de knelpunten in het stelsel waarmee afnemers te maken hebben. Zo publiceren wij binnenkort een dubbelinterview met de Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit (NVWA) en het ministerie van I&M. Deze organisaties hebben verschillende oplossingen gekozen voor het ontsluiten van het stelsel: I&M bouwt aan een Centraal Aansluitpunt voor alle aan I&M gelieerde organisaties en afdelingen en de NVWA heeft gekozen voor een standaardoplossing uit de markt. Opvallend was verder dat beide organisaties aangaven dat de onderlinge verwevenheid van basisregistraties voor hen nog (te veel) te wensen overlaat. Als bijvoorbeeld de NHR voor vijf procent niet compleet is qua BAG-sleutels lijkt dit voor de aanbieder niet direct een groot probleem, maar voor afnemers betekent dit dat ze gegevens niet kunnen incorporeren in hun werkproces en hun vertrouwen in het stelsel geschaad wordt.

Een ander voorbeeld van een vraagstuk waar stelselpartijen van elkaar kunnen leren, is het aansluiten van samenwerkingsverbanden of hele sectoren. Zo ondervinden de waterschapsbelastingkantoren en de omgevingsdiensten momenteel moeite met het aansluiten op, in eerste instantie, de BRP. Om te voorkomen dat elke afzonderlijke organisatie telkens opnieuw het wiel moet uitvinden qua autorisatieaanvraag, wordt bij de omgevingsdiensten nu gewerkt aan een model autorisatieaanvraag. Hierbij zijn partijen betrokken als gemeenten, provincies, STOUT, en de beleids- en de uitvoeringsorganisatie van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. Ook hier blijkt weer dat de knelpunten uit de praktijk oplossing behoeven om het gebruik van het stelsel te bevorderen.

Belangrijke rol

Elke timmerman of machinebouwer zal beamen dat ‘een beetje passen’ veel extra werk betekent om het ècht goed te krijgen. Met alleen goede strategische sturing komt het stelsel er daarom niet. Ook op tactisch en operationeel niveau moeten de details kloppen om het stelsel te laten werken en van (nog meer) waarde te laten zijn. Bovenstaande voorbeelden laten zien hoe dit in de praktijk verloopt. Goede informatie en een servicepunt zijn van groot belang, maar belangrijker is misschien nog wel een onafhankelijke en verbindende rol zoals STOUT die nu vervult. Een intermediair die de details niet schuwt, op basis van geluiden van afnemers gaten in het (stelsel)aanbod weet te agenderen en de partijen vervolgens gezamenlijk stappen kan laten zetten.

Ik hoop daarom van harte dat de nieuwe Nationaal Commissaris Digitale Overheid die intermediaire rol tussen afnemers en aanbieders mee zal nemen in zijn plannen om de digitale overheid verder vorm te geven.