Berichtenbox past in Montferland in groter plan

Tijdens de Algemene Ledenvergadering van de VNG in juni 2015 hebben gemeenten de Digitale Agenda 2020 vastgesteld. Daarin hebben zij drie ambities bepaald, waaronder het werken als één efficiënte overheid. In dat plaatje past het werken aan MijnOverheid Berichtenbox, de persoonlijke postbus van de overheid richting burgers. Tot op heden hebben ruim 5,7 miljoen burgers de Berichtenbox op MijnOverheid geactiveerd en is de prognose dat dit jaar zeventig miljoen berichten via deze digitale dienst verstuurd worden.

Een van de gemeenten waar relatief veel aan gedaan wordt om de Berichtenbox onder de aandacht van haar inwoners te brengen, is Montferland. Deze tegen de Duitse grens aanliggende gemeente (ruim 35.000 inwoners) ontstond op 1 januari 2005 nadat Bergh en Didam werden samengevoegd. Verantwoordelijk voor die impuls in de Gelderse gemeente zijn Marco Robins, informatiemanager afdeling Informatie en Hans Volbeda, senior automatisering (“Marco doet de I-kant en ik de A-kant. Als hij wat bedacht heeft, dan bouwen wij het of faciliteren wij het”).

Het was een proef op de afdeling bouwvergunningen om alles wat al digitaal binnenkwam ook digitaal te beschikken, die Robins en Volbeda in 2015 op het spoor zette van de Berichtenbox. “Die proef heeft er uiteindelijk toe geleid dat wij ook gekeken hebben naar hoe andere bulkprocessen binnen onze gemeente waren georganiseerd en welke rol de Berichtenbox daarin kon spelen. De cluster Belastingen toonde vrij snel belangstelling en wilde de Berichtenbox graag gebruiken om in februari 2016 de aanslag gemeentelijke belasting/WOZ te versturen. Dat is gelukt, ook al omdat wij het versturen van de digitale beschikkingen niet zelf doen, maar laten doen door onze leverancier (Datab). Wij zorgen dat de bestanden op een veilige manier op hun plek komen en vervolgens leggen zij de verbinding met de Berichtenbox”, aldus Marco Robins.

Ontzorgen

Die eerste match smaakte naar meer. Robins: “Vrij snel daarna ben ik naar de manager facilitaire zaken gelopen en heb gekeken wat nog vaak in bulk werd uitgeprint en voor welke afdeling. Met die afdelingen hebben we contact gezocht en inmiddels zijn er zes processen die gebruikmaken van de Berichtenbox en staan er op korte termijn nog twee op stapel.” Erg veel interne hobbels zijn Robins en Volbeda tot nu toe niet tegengekomen bij het aansluiten op de Berichtenbox. “Collega’s ervaren met name het gemak ervan”, zo schetst Hans Volbeda.
“Je maakt een bestandje klaar en vervolgens wordt het geregeld door onze leverancier. Dat zorgt dat bodes of de repro die bestanden niet meer hoeven op te halen en af te drukken. Het ontzorgt.” Ook het kostenaspect speelt mee bij de acceptatie van de Berichtenbox, zo heeft Marco Robins ervaren. “Je hoeft al die papieren niet meer uit te printen en bovendien blijft ook de postzegelprijs stijgen. Daarnaast weet je dat een bericht via de Berichtenbox, op basis van het BSN-nummer, ook echt aankomt. Er is gegarandeerde aflevering en dat voorkomt dat je brieven terugkrijgt vanwege een foutieve adressering.”

Digitale organisatie

De manier van werken in Montferland als het gaat om de Berichtenbox, heeft inmiddels ook de belangstelling gewekt van andere (buur-)gemeenten. Robins en Volbeda zien dat die gemeenten met name geïnteresseerd zijn in een plan van aanpak. “Het leuke is dat wij dat niet hebben”, zo laat Robins weten. “Wij zijn gewoon begonnen en gelukkig krijgen wij van het management de ruimte om dit soort zaken op onze manier op te pakken. Er ligt wel een businessplan dat KING ooit beschikbaar heeft gesteld, maar als gemeenten vinden wij het kostenaspect niet de belangrijkste drijfveer om hiermee aan de slag te gaan. Het digitaal neerzetten van de organisatie is voor ons toch belangrijker en daarin past de Berichtenbox perfect. Het college van B&W heeft, toen wij in 2014 dit pand gingen betrekken, bewust ingestoken op digitalisering. Ook al omdat dit pand zich niet leent om grote archiefruimtes te gaan bouwen.” Dat het de gemeente Montferland ernst is als het gaat om digitalisering, bewijst ook de manier waarop wordt omgegaan met papier. Hans Volbeda zegt daarover: “In dit gebouw wordt een flexconcept toegepast. Alle medewerkers hebben maximaal één vierkante meter waar zij hun papierwerk/archief in mogen stoppen en voor de rest wordt alles digitaal ingescand en afgehandeld. Het management stuurt daar redelijk stevig op.”

Leeftijdsgrens

Als gekeken wordt naar het percentage inwoners van Montferland dat tot nu toe de Berichtenbox heeft geactiveerd, dan schommelt dat aantal tussen de 25 en 45 procent. Een percentage dat deels afhankelijk is van het proces, maar ook te maken heeft met de bevolkingsopbouw van de gemeente. Marco Robins: “Wij hebben te maken met een wat oudere bevolkingsgroep en daar zitten vaak mensen bij die niet kunnen of niet willen. Maar het zijn niet alleen de ouderen die wij moeten helpen. Gek genoeg zijn het ook veel pubers. Dat laatste heeft vooral te maken met het proces rondom de (verlopen) reisdocumenten. Sinds het voorjaar van 2012 kunnen kinderen niet meer worden bijgeschreven op het paspoort van de ouders en dat heeft er in het laatste deel van 2011 voor gezorgd dat veel kinderen een eigen paspoort of ID-kaart hebben aangevraagd. Dat gold destijds nog voor vijf jaar en dat betekent dat veel van die kinderen nu toe zijn aan een nieuw paspoort of een nieuwe ID-kaart. Het probleem daarbij is dat die kinderen niets doen met de Berichtenbox. Ook al omdat de leeftijd om de Berichtenbox te kunnen activeren, op veertien jaar ligt. Alleen daarom al zou ik er voor willen pleiten om die leeftijd lager te stellen.”

Berichtenboxprocessen Montferland:
– Brief verlopen reisdocument
– Uitkeringsspecificatie
– Aanslag gemeentelijke belasting/WOZ
– Herinnering openstaande vordering
– Aanmaning openstaande vordering
– Voormelding WOZ-waarde

In de planning:
– Jaaropgaven sociale zaken
– Saldobevestigingen sociale zaken

Volgende stappen

Bijna anderhalf jaar nadat in de gemeente Montferland de eerste stappen werden gezet richting Berichtenbox, zijn de grootste bulkprocessen wel in beeld gebracht. Sterker: die werken al met behulp van de Berichtenbox. Een volgende stap waar over wordt nagedacht is het aanpakken van brieven die worden verstuurd in het kader van evenementen en openbare ruimtes. “We schrijven nu bewoners in een gebied aan en zetten in de aanhef van de brief: ‘Aan de bewoners van dit pand’. Mooier is als je de bewoner ook persoonlijk kunt aanspreken. Ook dat zouden we dan af kunnen leveren met behulp van de Berichtenbox. Maar voordat het zover is, moeten er intern nog wel wat stappen worden gezet”, aldus Robins en Volbeda. Zij raden gemeenten die nog niet zo goed weten wat aan te moeten met de Berichtenbox, aan om gewoon aan de slag te gaan. Robins: “Begin met één proces, in veel gevallen zal dat de aanslag WOZ zijn, en zorg dat je dat succes deelt met de andere afdelingen in je organisatie. Ga naar die mensen toe en ga met ze om tafel. Je moet weten waar de volumes binnen je organisatie zitten en betrokkenen dan wijzen op de voordelen. Zorg verder dat de invoering van de Berichtenbox gedragen wordt door de hele organisatie.”

Meer informatie?
Website KING over MijnOverheid Berichtenbox
Website gemeente Montferland