Wat zijn de informatiebehoeften van burgers en journalisten aan overheidsinformatie? Het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties heeft aan Instituut Maatschappelijke Innovatie gevraagd een onderzoek te doen naar informatiebehoeften. In dit artikel worden best practices beschreven.
Vergaderstukken GS Provincie Zuid-Holland
Sinds 2019 maakt de Provincie Zuid-Holland niet alleen de besluiten van het College van Gedeputeerde Staten actief openbaar, maar ook de ambtelijke adviezen die ten grondslag hebben gelegen aan deze besluiten. De openbaarmaking vindt plaats op het moment nadat het besluit is genomen. Op deze wijze kunnen burgers, journalisten, of maatschappelijke organisaties zien welke feiten, overwegingen en argumenten de basis vormden voor het besluit en welke alternatieven al dan niet zijn overwogen.
Stukken bestuursraad
Het is belangrijk dat de top van een organisatie het goede voorbeeld geeft. Dat geldt op veel terreinen, maar zeker ook op het gebied van actieve openbaarheid. Als de verwachting is dat verschillende directies en afdelingen echt werk maken van actieve openbaarheid, dan helpt het om daarin ook voorbeeldgedrag te tonen. Er zijn inmiddels een aantal interessante voorbeelden op dit gebied.
- Het UWV publiceert sinds enkele jaren de vergaderstukken van de Raad van Bestuur.
- Het Ministerie van Financiën is het eerste kerndepartement waarvan de Bestuursraad haar bestuursstukken actief openbaar maakt. Het gaat daarbij om agenda’s, verslagen en besproken nota’s.
Openbaarmaking DGO-stukken stikstof bij LNV
Bij het ministerie van LNV is geëxperimenteerd met actieve openbaarmaking van DGO-stukken. Het DG/Overleg stikstof bestaat uit de DG´s van de betrokken ministeries van LNV, EZK, AZ, FIN, DEF, I&W en BZK. Hierbij is gekozen voor het scenario ‘Ruimhartige verantwoording’. In dit scenario worden na besluitvorming en na het versturen van de Kamerbrief de relevante achterliggende stukken, zoals nota’s, analyses, kwartaalrapportages, agenda’s, besluitenlijsten en verslagen van het interdepartementaal DG-overleg stikstof, openbaar gemaakt via Rijksoverheid.nl. In dit scenario wordt informatie ruimhartig gedeeld op het moment dat het kabinet haar afweging heeft gemaakt.
Topdossiers bij BZK
Bij het ministerie van BZK wordt gewerkt aan een topdossier aanpak. Dat zijn dossiers die sterk in de politieke of maatschappelijke belangstelling staan. In een topdossier zouden bijvoorbeeld documenttypen als nota’s, memo’s, onderzoeken en MT-verslagen actief openbaar kunnen worden gemaakt. Uitgangspunt hierbij is het van buiten naar binnen werken. Daarbij wordt gekeken naar Kamervragen, Woo-verzoeken, burgerbrieven en een media-analyse. De Newsroom is een afdeling binnen BZK die statistieken bijhoudt over aan BZK-gerelateerde onderwerpen op o.a. social media, nieuwsapps etc. Hierdoor is beter in te schatten welke onderwerpen mogelijk Woo-verzoeken kunnen krijgen. De topdossiers zouden elk half jaar benoemd moeten worden. Er wordt nu nagedacht hoe dit het beste ingeregeld kan worden; het moet onderdeel worden van het regulier proces en landen in de lijn.
“Deze topdossiers moet je benaderen vanuit het informatieperspectief. Hoe staat het dossier ervoor? Zijn de stukken vindbaar? Welke stukken kunnen we actief openbaar maken? Daarnaast moet er ook nagedacht worden op welk platform je de informatie over dergelijke topdossiers gaat publiceren en hoe je ook een goede schets van de context kunt meegeven.” (ambtenaar)
Dossiers met tijdslijnen
Binnen de rijksoverheid wordt geëxperimenteerd met de openbaarmaking van dossiers via een tijdslijn. Een recent voorbeeld is de totstandkoming van de kabinetsreactie op de Woo-invoeringstoets van 21 juni In deze reactie heeft het kabinet aangekondigd dat het meer informatie actief openbaar wil maken, bijvoorbeeld over dossiers waar veel publieke belangstelling voor is.
Vanuit deze achtergrond zijn de meest relevante documenten rondom de totstandkoming van de Woo-invoeringstoets en de bijbehorende kabinetsreactie actief openbaar gemaakt.
Tijdlijn totstandkoming van de kabinetsreactie op de Woo-invoeringstoets
“Probeer de vaak smalle definities van informatiecategorieën los te laten en alle documenten te betrekken die een compleet beeld geven van hoe het beleid is ontstaan. De journalistiek is gebaat bij brede beleidsreconstructie. Als documenten zo worden vrij gegeven, op een inzichtelijke wijze inclusief een tijdlijn, scheelt dat de journalistiek veel werk. Daarbij is wel belangrijk dat het geen PR moet worden, en documenten in originele vorm worden vrijgegeven. Eventuele toelichtingen moeten apart worden bijgevoegd.” (journalist)
Dossier vreugdevuren bij de gemeente Den Haag
Tijdens de jaarwisseling 2018/2019 woei er een harde westenwind, waardoor het vreugdevuur op het strand bij Scheveningen leidde tot een enorme vonkenregen over de stad, met tal van kleine brandjes. Dit leidde tot heel veel vragen en Wob-verzoeken uit de stad en in de gemeenteraad. Op 14 februari 2019 maakte de gemeente Den Haag informatie over het dossier vreugdevuren actief openbaar. Het betrof documenten, e-mails, smsje’s en WhatsApp-contact over een periode van 8 jaar. In totaal ging het om 1800 documenten, 700 filmpjes en 1400 foto’s, zie dossier vreugdevuren. Van alles vóór 2010 is ook nog eens een historisch overzicht gemaakt. De burgemeester wilde op deze manier voldoen aan haar actieve informatieplicht aan de gemeenteraad en ook verantwoording afleggen aan de stad. Interessant aan deze casus is dat de gemeente in staat bleek om binnen zes weken een zeer indrukwekkende hoeveelheid achtergrondinformatie actief openbaar te maken. Daarmee laat dit voorbeeld ook zien dat als er voldoende bestuurlijke urgentie is, het mogelijk is om ook omvangrijke Woo-verzoeken binnen de maximale wettelijke termijn van 42 dagen af te doen.
Dit is deel 2 van een serie over informatiebehoeften van gebruikers van overheidsinformatie. Het onderzoek is aangedragen door de maatschappelijke coalitie Over Informatie Gesproken en maakt deel uit van het Actieplan Open Overheid. Het derde en laatste deel zal gaan over overleg met de verzoeker en bevat aanbevelingen voor de toekomst. Het gehele onderzoek is te vinden via deze link.
Lees ook:
