Beter werk in het digitale tijdperk

Digitalisering is niet alleen een beleidsonderwerp dat van buitenaf op ons afkomt, maar oefent ook van binnenuit grote invloed uit op mensen, organisaties en dus samenlevingen als geheel. Het biedt ook grote kansen om ons werk beter te organiseren. Kees Verhoeven start een blogreeks onder de noemer ‘Beter werk in het digitale tijdperk’.

De afgelopen tien jaar heb ik me als Tweede Kamerlid en als oprichter van Bureau Digitale Zaken beziggehouden met de impact van digitale technologie op onze samenleving. Hierbij ging het over uiteenlopende aspecten, variërende van privacy tot cybersecurity en van ICT-projecten tot AI-toepassingen. Mijn insteek was steeds dat de maatschappij en dus de politiek grip moest krijgen op digitalisering en technologieën in goede banen moest leiden door bij te sturen, aan te jagen, af te remmen en soms zelfs te begrenzen.

Langzaam maar zeker drong de afgelopen jaren tot me door dat digitalisering niet alleen een beleidsonderwerp is dat van buitenaf op ons afkomt in de vorm van cyberaanvallen vanuit Rusland of China, innovaties van grote technologiebedrijven en regulering door de Europese Unie, maar dat digitalisering ook van binnenuit grote invloed uitoefent op mensen, organisaties en dus samenlevingen als geheel. Kortweg is dit omdat moderne technologie subtiel maar stevig inspeelt op de menselijke psychologie die voortkomt uit ons oeroude menselijke brein. Anders gezegd: de menselijke evolutie en de digitale revolutie vormen een uitdagende combinatie, die we vaak onderschatten. We denken dat we rationele mensen zijn maar intussen worden we gestuurd door digitale prikkels die verslavende dopamineshots genereren.

We kampen met een aandachts- en besluitvormingscrisis

In mijn boek ‘De democratie crasht’ dat begin dit jaar uitkwam, beschreef ik hoe dat complexe proces uitpakt in het hart van onze democratie: de Tweede Kamer. Een van de conclusies die ik in mijn boek trek is dat we kampen met een aandachts- en besluitvormingscrisis: we zijn steeds minder in staat om rustig te blijven, prioriteiten te stellen, problemen te analyseren, oplossingen te bedenken en deze zorgvuldig uit te voeren. We zijn druk met van alles en nog wat en lopen langzaam maar zeker vast. Terwijl digitale instrumenten geweldige kansen bieden om ons werk te verlichten, kunnen we er niet op een productieve manier gebruik van maken.

Op mijn boek kreeg ik veel reacties en geregeld vertelden mensen hoe herkenbaar ze mijn analyse over de invloed van snelle informatiestromen, mailboxen, smartphones, social media enzovoorts vonden. “Dit speelt niet alleen in de politiek Kees” schreef iemand, “maar in alle overheidsinstanties en net zo goed binnen bedrijven”. Intussen kom ik als adviseur en auteur bij heel veel verschillende organisaties en steeds opnieuw blijkt hoe lastig mensen, van jong tot oud, het werken in het digitale tijdperk vinden. Er is steeds meer informatie, steeds meer activiteit, steeds meer druk en steeds minder overzicht. Mensen ervaren een gebrek aan tijd en energie en weten niet waar ze moeten beginnen om de dag goed te eindigen. Velen ervaren (keuze)stress door de vele mogelijkheden en hoge werkdruk. Menigeen voelt zich verlamd, opgejaagd, machteloos of mislukt. Het aantal burn-outs neemt al jaren toe, vooral onder jongeren tussen 18 en 34 jaar, zo bleek onlangs uit onderzoek van TNO.

Nogmaals, digitalisering biedt ook grote kansen om ons werk beter te organiseren. En natuurlijk hebben eerder ook de boekdrukkunst, de telegraaf en de televisie ons denken, doen en laten en dus ook onze manier van werken veranderd. Steeds zien we dat de mens zich langzaam maar zeker aanpast en een nieuw evenwicht vindt. Dat zal ook nu wel gebeuren maar er zijn twee redenen om in actie te komen. Allereerst zijn de schaal en de snelheid van digitale technologie ongekend en ten tweede kunnen we het ons niet permitteren om in de tussentijd zoveel potentie onbenut te laten. In een tijd van grote personeelstekorten kunnen we ons niet veroorloven dat een groot deel van de beroepsbevolking onder zijn of haar kunnen presteert.

Zo broodnodig de verandering is, zo moeilijk zal het proces zijn. Mensen zijn zich niet altijd bewust van hun gewoonten en doen veel op de automatische piloot. Daarbij gaat het hier om allerlei verschillende onderdelen (berichten, notities, afspraken, vergaderingen, projecten, werktijden) en vaardigheden (zoals prioritering, planning, organisatie en concentratie). Verder is verandering een kwestie van een lange adem en is de neiging om terug te vallen in oude patronen groot. Bovendien zijn mensen zo druk dat ze geen tijd hebben om na te denken over de manier waarop ze hun werk en leven inrichten (een paradox van deze tijd).