BsGW maakt vaart met Berichtenbox

“Communicatie zal steeds meer digitaal gaan. Dit is de toekomst.”

“Het is onze filosofie om de klant zoveel mogelijk zelf te laten doen, daar zijn onze architectuur en systemen op gebouwd. We zijn sterk gericht op zoveel mogelijk digitale interactie. En we pakken innovaties graag op, als die onze dienstverlening versterken. Daarom gebruiken we de Berichtenbox in MijnOverheid”, zegt Wim Fiddelaers, directeur BsGW. BsGW verzorgt de belastinginning voor dertig gemeenten en de twee waterschappen in Limburg. Van de in totaal 550.000 aanslagen (de gemeentelijke en waterschapsbelasting op één biljet, de WOZ-beschikking en een link naar het taxatierapport) die BsGW tot nu toe heeft verstuurd, gaan er 58.000 via de Berichtenbox. En dit aantal kan nog oplopen omdat er in maart en later dit jaar nog aanslagen verzonden worden. “We zijn aangenaam verrast dat zoveel mensen de Berichtenbox al gebruiken”, zegt Ger Moonen, verantwoordelijk voor communicatie en bestuurlijk relatiebeheer. “We hadden niet verwacht dat de digitale verzending meteen zo’n volume zou hebben. Ter vergelijking: BsGW gebruikt al een tijdje FiNBOX en dat kent enkele honderden gebruikers”, zegt Paul Flachs, hoofd KPI (Kwaliteit, Processen en Informatievoorziening). Digitaal verzenden past bij de filosofie van BsGW en levert een aardige besparing op. Flachs rekent voor: “Het scheelt uiteraard in druk-, print- en portokosten. Digitaal verzenden is niet gratis, we betalen negen cent per document (de aanslag) en enkele duizenden euro’s per jaar voor het onderhoud van het systeem. We zitten nu nog midden in de verzending, het hele kostenplaatje hebben we nog niet. Maar er zijn zeker goede besparingen mogelijk.”

De boer op

Voor de verzending van de aanslagen via MijnOverheid wordt samengewerkt met DataB, Bakerware en Logius. Flachs: “We werden door Bakerware op het spoor gezet van deze mogelijkheid, omdat ze een werkende oplossing konden bieden. Wat ons betreft zou er meer actief ruchtbaarheid aan MijnOverheid gegeven kunnen worden. De resultaten van het gebruik van de Berichtenbox zijn heel goed.” DataB maakt de documenten en verstuurt ze via post of digitaal, Bakerware regelt de technische koppeling met MijnOverheid. Logius ondersteunde bij de aansluiting, die verloopt in een aantal stappen. Flachs: “Het kostte weinig inspanning aan onze kant, technisch gezien waren er geen hobbels. De voorbereidingstijd was maximaal drie maanden, het is heel vlot verlopen.”
Het meeste werk werd gedaan door DataB in samenwerking met Bakerware en Logius. DataB organiseert de verzending van de aanslagen gemeentelijke belasting voor 350 gemeenten en samenwerkingsverbanden. Dit jaar verzendt men voor tien van haar klanten naar de Berichtenbox. “Het testen en het aanvragen van de certificaten kostte wel wat tijd, het is niet zo dat je het gisteren bedenkt en morgen kunt doen”, zegt Richard Vermeulen, accountmanager van DataB. “Maar je wordt er wel handiger in, de tiende keer gaat het sneller dan de eerste keer.” Ook Vermeulen is aangenaam verrast door het bereik van de Berichtenbox. Het is reden voor het bedrijf om dit jaar actief “de boer op te gaan” om haar klanten te overtuigen MijnOverheid te gebruiken. “Communicatie zal steeds meer digitaal gaan, dus voor ons is het logisch om daar op in te spelen. Dit is de toekomst.”

Alsnog een brief

BsGW gaat als de verzending straks is afgerond de balans opmaken. Moonen: “Daarna zullen we per soort communicatie bekijken wat we via MijnOverheid kunnen doen.” Eerst gaan ze iedereen die een digitale aanslag ontving alsnog een brief sturen. “We worden nu gebeld door mensen die zeggen dat ze geen aanslag hebben ontvangen. Veel van hen zijn geregistreerd op MijnOverheid, maar zijn dat vergeten. Daarom vinden we het belangrijk om iedereen die zich aanmeldde bij MijnOverheid eenmalig te attenderen op de Berichtenbox. Anders krijgen deze mensen straks een aanmaning omdat ze de belasting niet hebben betaald en dat willen we liever niet.” Het is één van de verschillen met postverzending, die nu duidelijk worden. “Of je een envelop thuis krijgt met dikke rode letters dat het om een aanslag gaat of een berichtje in de Berichtenbox maakt wel uit. We gaan nu een plannetje maken hoe we in het vervolg de digitale berichten ook goed onder de aandacht kunnen brengen”, zegt Moonen.
BsGW blijft in ieder geval de Berichtenbox gebruiken. Flachs: “We hebben nog een belangrijke doorontwikkeling voor ogen. We willen heel graag dat mensen die inloggen bij MijnOverheid in dezelfde DigiD-sessie naar onze digitale balie kunnen. Bijvoorbeeld om bezwaar te maken.” Die combinatie zal MijnOverheid krachtiger maken, denken ze. Moonen: “MijnOverheid wordt dan het portaal waar je naartoe gaat als je niet precies weet bij welke overheid je moet zijn. Het is de inbox en het archief, waar je moeiteloos kunt doorklikken naar de site van een specifieke overheid, om zaken te doen.”

Meer dan belastingaanslagen
Ook de pensioenfondsen hebben hun interesse getoond in het gebruik van de Berichtenbox van MijnOverheid. Pensioenfondsen mogen MijnOverheid gebruiken in het kader van hun publiekrechtelijke taak. Onderdeel van deze taak is het verstrekken van de Wettelijke verplichte informatie aangaande pensioenen. Zoals het jaarlijks Uniform Pensioenoverzicht (UPO) en de zogenaamde start- en stopbrieven. Logius is op dit moment bezig met het aansluiten van het eerste pensioenfonds en hoopt nog voor de zomer van 2015 de eerste berichten te kunnen versturen.
Een ander voorbeeld van een berichtenstroom zijn de Verklaringen Omtrent Gedrag (VOG) die door Dienst Justis worden verstrekt. Dienst Justis is op dit moment bezig met een grootschalig digitaliseringstraject, waar ook het elektronisch verstrekken van VOG onderdeel van is, en hoopt binnenkort daarvoor de Berichtenbox van MijnOverheid te kunnen gebruiken.
Tot slot een voorbeeld van een continue, misschien wat minder populaire berichtenstroom: de Wet Mulder verkeersboetes. Als het aan het CJIB ligt wordt ook deze berichtenstroom voortaan digitaal. Daarbij kan de beschikking digitaal aan de burger worden verstuurd (inclusief de bijbehorende flitsfoto) en door een koppeling met het CVOM kan ook digitaal bezwaar worden aangetekend.