In de snel veranderende digitale wereld, is het belangrijk voor organisaties haar klanten voorop te stellen door constant te adapteren en een innovatieve cultuur te creëren. Tegelijkertijd blijft winstgevendheid een onverminderde uitdaging. Hierdoor is wendbaarheid vereist in alle lagen binnen de organisatie.
De traditionele invulling van portfoliomanagement staat de wendbaarheid van een organisatie onnodig in de weg en zorgt voor uitdagingen op het gebied van aanpassingsvermogen, (interne) afhankelijkheden, budgettering, scoping, prioritering en de verdeling van resources. In de huidige wereld is langer dan een jaar vooruitplannen niet meer realistisch. Een rigide budget en allocatie van middelen, vaak uitgevoerd volgens een jaarlijkse cyclus, helpt ook niet.
Het implementeren van Agility in portfolioplanning helpt organisaties om wél te kunnen anticiperen op veranderingen. Hierin worden projecten en activiteiten geprioriteerd op basis van de waarde die ze creëren voor klanten en de organisatie zelf. Agile Portfolio Management daagt organisaties uit om Agile waarden en principes toe te passen, en om afhankelijkheden binnen en tussen teams te managen. Het gaat over hoe een organisatie haar werk identificeert, definieert, prioriteert, organiseert en beheert. Dit gebeurt gestroomlijnd om de ontwikkeling van waarde zo in te richten dat het duurzaam is op de lange termijn.
1. Ambitie
De eerste vraag die organisaties zichzelf moeten stellen is ‘In welke mate zijn onze strategische doelen in lijn met het portfolio?’ Om het geplande werk in lijn te brengen met de organisatiestrategie moeten de visie en ambitie vertaald worden in strategische thema’s. Deze thema’s laten de strategische intentie van het portfolio zien, zorgen voor context voor de besluitvorming en beïnvloeden de portfoliostrategie. Om succes te kunnen garanderen is het belangrijk dat er eigenaarschap en sponsors zijn op seniormanagementniveau. Dit zorgt voor een mindset die zich focust op waarde leveren in plaats van het controleren van business en IT.
2. Interpretatie
Deze strategische thema’s worden vervolgens opgebroken in realiseerbare en waarde gedreven ‘Objectives & Key Results (OKR’s)’ om het werk dat geïdentificeerd wordt te kunnen prioriteren op de portfolio backlog. Deze ‘objectives’ zijn kwalitatieve en ambitieuze doelen die zich focussen op waarde en ook makkelijk te begrijpen zijn. Hiermee breng je prioriteit aan in het dagelijkse werk. Per ‘objective’ worden 2-5 ‘key results’ gedefinieerd die meten of het objective gehaald wordt.
3. Roadmap
Het werk dat geïdentificeerd en geselecteerd is in de interpretatiestap, wordt geprioriteerd in een flexibele portfolio roadmap. Projecten worden vertaald in ‘epics’ die allemaal afzonderlijk een stuk waarde leveren binnen een waardestroom. Op dit epic level worden ook afhankelijkheden geïdentificeerd. Elk kwartaal wordt beslist hoeveel geld er per waardestroom gealloceerd wordt. Dit vertaalt zich vervolgens naar financiering voor cross-functionele agile teams. Ten slotte dienen de portfolio roadmaps en teams dezelfde cadans aan te houden om de realisatie van waarde te verhogen en de roadmap te realiseren.
4. Organisatie
Nadat prioriteiten zijn bepaald en de portfolio backlog en roadmap zijn vastgesteld, moet de organisatie gaan leveren van team tot organisatieniveau. De Objectives & Key Results en deaanpassingen in prioriteiten cascaderen van strategisch portfolio niveau door naar de teams, terwijl de geleverde waarde van teamniveau naar strategisch portfolio niveau wordt gebracht. Dit leidt tot een realistisch en actueel inzicht in de investering en voortgang op de doelstellingen van het portfolio en de realisatie van waarde. Om de cadans waarop de teams waarde leveren over het portfolio heen te versterken, kunnen Quarterly Business Reviews helpen. Op kwartaal basis worden dan de prioriteiten en afhankelijkheden besproken om verdeling van budget en resources te herzien en knelpunten in de realisatie te voorkomen.
5. Realisatie
Het is belangrijk om continue en actuele inzichten van de uitvoering te hebben om te borgen dat het juiste werk wordt gedaan en dat dit ook op de juiste wijze gerealiseerd wordt. Daarom is het cruciaal dit te meten en inzichtelijk te maken aan de hand van een portfoliodashboard. Het dashboard laat de voortgang zien op OKR’s en de portfoliodoelstellingen evenals de afstemming tussen waardestromen, budgetallocatie van strategische thema’s en de voorspelbaarheid van teams.
Organisaties moeten wendbaarheid omarmen om te kunnen anticiperen op veranderende omgevingen.
Het is duidelijk dat organisaties wendbaarheid moeten omarmen om te kunnen anticiperen op veranderende omgevingen. De weg naar een volledig agile organisatie is uitdagend. Organisaties vinden het lastig om alle teams rondom één gezamenlijke visie te organiseren die de waarde drijft die ze leveren. Agile Portfolio Management helpt om wendbaarheid te realiseren op alle niveaus binnen de organisatie. De implementatie hiervan stelt ze in staat om transparantie te brengen in het werk dat binnen het portfolio wordt gerealiseerd. Daarnaast wordt het door flexibiliteit te inbedden in de gehele organisatie ook mogelijk om met onzekerheden om te gaan.
Thomas Schoot, Senior Consultant Capgemini Invent
Kim Sillekens, Managing Consultant Capgemini Invent
