Delft versnelt inschrijfproces voor internationale studenten
In universiteitsstad Delft staan de poorten altijd wijd open voor internationale studenten. Dankzij nieuwe dienstverlening is de ontvangst van gaststudenten voortaan nóg warmer: de registratieprocedure is namelijk een stuk sneller gemaakt.
Woningcorporaties sturen de universiteit een bestand met daarin de adressen waarop nieuwe studenten staan geregistreerd. De universiteit vult dat aan met onder andere het studentnummer en levert dat bestand en paspoortscans aan de gemeente. De speciaal voor Delft ontwikkelde vestigingsmodule in de burgerzakenapplicatie van Delft registreert de studenten daarmee alvast in Key2Burgerzaken.
Handig voor studenten én gemeente
De recente aanpassing van de vestigingsmodule van Centric maakt het belangrijkste jaarlijkse TU-inschrijvingsproces voor alle partijen – gemeente én studenten – veel minder arbeidsintensief en levert daarnaast een completer beeld op van de vestiger.
De universiteit hoeft niet meer van iedere student afzonderlijk gegevens te uploaden naar de gemeente en baliemedewerkers van de gemeente voeren de meeste studentgegevens niet meer handmatig in. Dat scheelt flink wat tijd wanneer de student zich vervolgens met het paspoort meldt aan de balie voor de definitieve inschrijving. Die laatste controle is zo gepiept.
Zijn alle gegevens alles in orde? Dan volgt registratie in de landelijke BRP. Aan het eind van het proces ontstaat een BSN, dat nodig is om in Nederland bijvoorbeeld bankzaken te regelen.
Snel doorvoeren in de BRP
Hans van Keulen, functioneel beheerder Basisregistraties bij de gemeente Delft: “De vestigingsmodule helpt ons de eerste inschrijving van nieuwe burgers, zoals buitenlandse studenten, te registreren. Dat maakt het voor ons team Basisregistraties mogelijk de persoonsgegevens snel door te voeren in de BRP.”
Al met al bespaart de gemeente flink wat tijd. Eerder werd alles met de hand gedaan en waren er veel controlepunten om langs te lopen. Dat is nu wel anders. Daarnaast worden de paspoortscans voortaan direct ingelezen. Van Keulen: “Onze collega’s ervaren deze werkwijze als erg plezierig.”
Blije studenten
Ook voor de buitenlandse studenten, die toch al even moeten wennen aan de nieuwe omgeving, is de snelle inschrijfprocedure prettig: zij staan zo weer buiten, klaar om de binnenstad met zijn vele grachtjes te ontdekken.
Functioneel beheerder Van Keulen: “Voor de studenten is het fijn dat ons proces efficiënt verloopt en al grotendeels klaar is voor zij hier komen. Reacties heb ik niet gehoord, maar als ik door de stad loop, zie ik wel opmérkelijk veel blije studenten.”
