De gebruikersvereniging Centric – Vakgroep Contract- en Leveranciersmanagement (CLM) – heeft een mooi resultaat bereikt: een nieuw modelcontract dat duidelijk, scherp en vooral toekomstbestendig is. En daar wordt iedereen beter van: opdrachtgever, leverancier én gebruiker. “Door samen te werken, dragen we bij aan de professionalisering van de hele markt.”
Links: Arnold Veenstra, contract- en leveranciersmanager van gemeente Súdwest-Fryslân en voorzitter van de vakgroep. Rechts: Hans Koenis, Alliances Manager van Centric Public Sector Solutions.
In de gebruikersvereniging van ICT-dienstverlener Centric (GV Centric) hebben zo’n 200 gemeenten hun krachten en hun kennis gebundeld. Een deel daarvan is ook lid van de relatief nieuwe Vakgroep Contract- en Leveranciersmanagement. “We hadden al eerder plannen om een vakgroep op te richten om zo, ook op dit punt, een volwaardig gesprekpartner te worden van Centric”’, vertelt Arnold Veenstra, contract- en leveranciersmanager van gemeente Súdwest-Fryslân en voorzitter van de vakgroep. “Dit raakte echter in een stroomversnelling toen de GIBIT (Gemeentelijke Inkoopvoorwaarden bij IT) werd geïntroduceerd. Het inkoopproces is een belangrijk aspect in het wel of niet slagen van een ICT-project. Het raamwerk van afspraken is immers de basis van alles. Als je dat als gemeente telkens in je eentje moet doen, is het moeilijk om dat goed te doen. Je hebt nauwelijks armslag; je zit als een kleine jongen tegenover een reus. Daarom kozen we ervoor om als vakgroep onze krachten te bundelen en het gesprek met onze leverancier aan te gaan.”
Die gesprekken gingen niet alleen over prijs en termijnen. Het ging veel verder dan dat, benadrukt Veenstra. “We wilden een goed, helder, realistisch en toekomstbestendig modelcontract. Dat betekent dat we er niet met de botte bijl in gingen. Integendeel. We wilden een contractset waar beide partijen zich goed bij zouden voelen; waarin beide partijen het beste tot hun recht komen. Alleen op die manier kun je tot een constructief contract komen. We vonden in Centric een welwillende gesprekspartner.”
Partnerschap
“Het is uitdagend als je klanten zich verenigen”, reageert Hans Koenis, Alliances Manager van Centric Public Sector Solutions, “en dat bedoel ik op een positieve manier. We hebben met de vakgroep uitvoerige gesprekken gevoerd over uiteenlopende en complexe zaken. Dat betekent dat je als leverancier ook de breedte en de diepte in moet. Als je over en weer tegenstand krijgt van de overkant van de tafel – en als daar de juiste vragen worden gesteld-, word je gedwongen alles goed door te denken. Voor de leverancier is het de gelegenheid om juist te laten zien wat je in huis hebt.”
“Het goede van deze manier van werken is dat er een partnerschap ontstaat tussen opdrachtgever en leverancier; dat is iets waar deze tijd – met z’n kenniseconomie en informatiemaatschappij – om vraagt. ICT-projecten zijn zo complex geworden, die kun je niet meer op de ouderwetse inkoop/verkoopmanier laten verlopen. Je werkt binnen een ecosysteem waarin je als leverancier met je opdrachtgever – en met andere leveranciers – samenwerkt. Daarom waren de gesprekken met deze vakgroep zo belangrijk en constructief. Met een goed modelcontract leg je het fundament voor professionele relaties binnen dit ecosysteem.”
Transparantie
Constructieve gesprekken voeren, bouwen aan partnerschap: het klinkt allemaal makkelijker gezegd dan gedaan. Hoe je het ook went of keert; beide partijen hebben andere belangen. “Gemakkelijk was het niet”, geeft Veenstra toe. “Het was in het begin aftasten hoe iedereen in de wedstrijd zat. Maar al snel hadden we elkaars vertrouwen gewonnen. We hebben met elkaar afgesproken om openheid van zaken te geven; om transparant naar elkaar te zijn.” “We hebben ervoor gezorgd dat we elkaars praktijk goed begrijpen”, vult Koenis aan. “Waarom is dat punt voor de gemeente belangrijk, waarom het andere voor de leverancier? Als je dat goed kunt uitleggen is er wederzijds begrip en kun je ver komen.” Veenstra: “Het werden serieuze onderhandelingen, waarbij wij elkaar als volwaardige gesprekspartner hebben gezien. Met de volle focus op contractmanagement (‘Getting what is agreed’) én leveranciersmanagement (‘Improving what you already have’).”
Daarnaast moest de contractset aangepast worden aan de nieuwe tijd. “We zijn begonnen om alles op te schonen; alle verouderde voorwaarden en dubbelingen eruit. Om een indruk te krijgen: de Service Level Agreement reduceerden we van 200 pagina’s naar 30.”
Wat levert het op?
Koenis: “Er ligt nu een modelcontract waar alle soorten ICT-prestaties in kunnen worden ondergebracht. Natuurlijk kunnen we afwijkende afspraken maken als een bepaald project daar om vraagt, maar we hoeven niet steeds het wiel opnieuw uit te vinden. Dat scheelt iedereen ontzettend veel werk.”
Veenstra: “Ik denk dat we een mooi resultaat hebben bereikt. Door samen te werken en samen te organiseren dragen we bij aan de professionalisering van de hele markt. Grote delen van het modelcontract kunnen we als gemeenten ook gebruiken in onderhandelingen met andere ICT-leveranciers. Ook kan het gebruikt worden door gemeenten buiten onze Gebruikersvereniging, daarover hebben wij contact met de VNG. Nu het modelcontract er ligt, is het zaak om de documenten niet in een la te stoppen, maar daar goed beheer op te blijven voeren. We moeten blijven aansluiten bij nieuwe versies van de GIBIT en we moeten nieuwe onderwerpen bij de kop durven pakken; denk aan verdere ontwikkelingen op het gebied van Software as a Service (SAAS) en Common Ground: een herziening van de gemeentelijke informatievoorziening om sneller gegevens met elkaar te kunnen delen. Als we dit aan het begin van het traject goed regelen, leidt dat uiteindelijk tot betere producten voor de eindgebruikers: de burgers en ondernemers.’
