In het voorjaar schreef collega Sander de Graaf in Binnenlands Bestuur een inspirerende blog over hoe meer soft skills het succes van ICT-projecten bij de overheid bepalen. Zijn oproep - meer vrouwen in de ICT - ondersteun ik van harte en wil ik, vanuit mijn expertise, aanvullen met de oproep meer aandacht te besteden aan stakeholdermanagement. Maar de échte sleutel tot succes? Dat is het goed managen van alle stakeholders binnen een ICT-project, vanuit de menselijke factor.
De afgelopen jaren lezen we geregeld dat ICT-projecten mislukken. Zo deed de commissie Elias uitvoerig onderzoek naar grote ICT-projecten bij de Rijksoverheid. De uitkomsten waren schrikbarend en reden voor de commissie om met tien aanbevelingen te komen. Tevens werd voorgesteld om een Bureau ICT-toetsing (BIT) op te richten waar grote ICT-projecten worden getoetst voordat ze groen licht krijgen. De aanbevelingen hebben vaak een ‘structuurachtergrond’ (een blauwe oplossing noemen wij dat). De reflex om meer regels en structuur aan te brengen als zaken misgaan is een begrijpelijke, maar heeft de afgelopen jaren niet tot resultaten geleid. Dan kun je natuurlijk nog meer regels en structuur aanbrengen, maar onderzoek van de Standish Group leert dat dit de afgelopen jaren tot een verbetering van 1% heeft geleid. Dat schiet dus niet op en in die hoek moeten we het niet zoeken.
Tien BIT-regels. Nummer 9 : Openheid en transparantie
De tien BIT-regels van de Commissie Elias lezen grotendeels als meer regels en structuur, met criterium 9 als uitzondering: “Toon aan hoe er van het begin tot het einde van een project voor gezorgd wordt dat kritiek en tegengeluid mogelijk zijn en van harte genomen worden. Openheid en transparantie zijn hierbij het uitgangspunt.“ Kritiek en tegengeluiden klinkt mij te negatief in de oren, maar als bedoeld wordt dat we de stakeholders serieus nemen en erkennen in hun percepties van het project, dan ben ik het daar helemaal mee eens. Hoe zorgen we er nu voor dat we inzicht hebben in wat de verschillende stakeholders echt van het project vinden? Wat vinden de gebruikers, specialisten, OR-leden, projectmanagers, opdrachtgevers of andere stakeholders nu werkelijk van de voortgang van het project?
En dan gaat het om vragen als: hebben we nog vertrouwen in het oorspronkelijke idee, denken we dat het resultaat van het project nog steeds de goede oplossing is en zal de leiding het project werkelijk blijven steunen als zich moeilijkheden in het project voordoen? Allemaal vragen waarbij de beantwoording bepalend is voor het aangehaakt blijven van de stakeholders. Zodat als het project live gaat commitment aanwezig is onder alle stakeholders. Uit een CIO-survey van Deloitte blijkt namelijk dat projectfalen grotendeels veroorzaakt wordt door weerstand bij medewerkers en doordat de sponsor het project onvoldoende steunt. We kunnen ons dus beter richten op de menselijke factor om ICT-projecten werkelijk succesvoller te maken, dan nog meer regels en structuur bedenken. Daar is een wereld te winnen! Echt betrokken stakeholders dus!
Meer human factor in ICT!
Naast meer vrouwen in ICT, wil ik vooral pleiten om meer aandacht te geven aan de human factor bij grote ICT-projecten. Op een wijze die past bij de ICT-sector: via een gevalideerde meting met concrete acties gericht op commitment van de stakeholders. Het zachte op een harde wijze agenderen dus! Want er is niets zo hard als de zachte kant van organisaties. Hoe dat eruit ziet? Daar ga ik in een volgende blog op in. Zodat we over vijf jaar kunnen constateren dat ICT-projecten werkelijk succesvoller verlopen en we geen tweede commissie Elias nodig hebben!
Alwin Kohlbrugge houdt zich als principal consultant van Centric People Consultancy vooral bezig met het succesvoller laten verlopen van ICT-projecten door het toevoegen van de human factor aan de huidige projectmethodieken. Als PRINCE2-gecertificeerd projectmanager kent hij het belang van structuur en is hij overtuigd dat projecten slagen als meer aandacht besteed wordt aan de verschillende stakeholders om ze werkelijk betrokken te krijgen en te houden.
