COA werkt aan efficiënte data-organisatie

De opvang en begeleiding van asielzoekers vereisen een onberispelijke informatieketen en datakwaliteit. De van origine bureaucratische organisatie van het Centraal Orgaan Asielzoekers (COA) maakt de transformatie naar een datagedreven organisatie door, die met multidisciplinaire teams en nieuwe technologie betere resultaten haalt.

In IT en databeheer is het COA een klassieke organisatie die geheel is gericht op ondersteuning van het primaire proces van bedrijfsvoering, uitvoering en beleid, ondergebracht in de drie gelijknamige directies van de uitvoerder, belast met de opvang en begeleiding van asielzoekers. ‘Eigenlijk past dat niet meer in deze tijd’, zegt Mark van Beers, manager Informatiediensten en plaatsvervangend CIO. ‘De directies zijn niet gewend om de samenwerking op te zoeken. Om door de silo’s heen te breken zijn we los van de formele lijn gestart met multidisciplinaire teams. Uit de directies komen de juiste mensen aan tafel met de kennis die op dat moment voor dat doel nodig is. Beslissingen worden voortaan daar genomen waar de kennis zit. Het resultaat is dat we in een crisissituatie binnen een halve dag een noodopvang op kunnen zetten met alles wat er nodig is: bed, brood en bad, inclusief wifi.’

Ook de matching van statushouders kon door de nieuwe werkwijze worden verbeterd. Het COA wil statushouders in de gemeente plaatsen waar ze de beste connectie mee hebben, zoals aanwezige familieleden of een gunstige arbeidsmarkt. De software die de organisatie gebruikte, was daar weinig succesvol in. Een multidisciplinair team met kennisexperts uit de drie domeinen kwam tot betere data-analyses en kon de slechte matching vlot trekken.

Capaciteitsdashboard

Om de interne processen te verbeteren schuwt het COA ook de samenwerking met externe partijen niet. Samen met de Amerikaanse Stanford Universiteit wordt in pilots een AI-tool beproefd, die statushouders beter aan betaald werk moet helpen. IT- en databedrijf Valcon ondersteunde in Ter Apel bij de ontwikkeling van een landelijk capaciteitsdashboard, dat sinds april operationeel is. Inzicht in de beschikbare capaciteit en de bezetting van opvangplekken op de zo’n 300 COA-locaties in het land is cruciaal. Dat inzicht was er tot voor kort niet.

‘De matching en plaatsing van asielzoekers leverde veel frustratie op. Het is ongelooflijk complex en ingewikkeld. De medewerkers die hiermee bezig waren, keken voornamelijk naar hun eigen excell-sheets. Nu weten we precies hoeveel mensen er in de opvang zitten en krijgt het ministerie een betrouwbare rapportage’, zegt Van Beers.

De samenwerking met een marktpartij was eveneens nieuw voor de COA-organisatie. ‘De bouw van het dashboard vereiste dat we heel diep in de ICT-laag moesten gaan zitten’, licht Van Beers toe, ‘om de benodigde informatie uit het primaire proces te kunnen verzamelen. We hebben daar onze eigen IT-experts met die van Valcon voor bij elkaar gezet. Toen ontstond er iets moois. In het co-creatieproces kwam heel veel energie vrij. Ik zag mensen op de werkvloer glimlachen, en dat had ik al een tijdje niet gezien. Dit dashboard voorziet in een niche die we zelf nooit hadden kunnen oplossen.’