De baten van de i-Spiegel® aanpak

Een experiment van het CIBG en project Maatschappelijke Baten laat zien dat een i-Spiegel benadering helpt om het gesprek over de kwaliteit van registers in kaart te brengen. De methode blijkt een belangrijk instrument te zijn in het op gang brengen van organisatieoverstijgende samenwerking in de strijd voor transparantie en tegen fraude.

Het BIG-register: is uw arts wel gekwalificeerd?

Stel u eens voor dat er geen manier zou zijn om te controleren of uw arts degene is die hij beweert te zijn. En dat niet te controleren is of hij daadwerkelijk over een medisch diploma en relevante werkervaring beschikt. Zou u uw gezondheid aan hem toevertrouwen? In Nederland worden deze gegevens bijgehouden in het BIG-register van het CIBG. Het BIG-register geeft duidelijkheid over de bevoegdheid van een zorgverlener. In het register staan meer dan 400.000 zorgverleners geregistreerd. Iedereen kan het raadplegen.

Het CIBG stopt veel tijd en moeite in de kwaliteit van de gegevens in het BIG-register en is daarom constant op zoek naar nieuwe manieren om de betrouwbaarheid van de gegevens te controleren en te verbeteren. Dit is niet alleen van belang om het register actueel te houden, maar draagt direct bij aan het voorkomen van fraude, bijvoorbeeld met diploma’s.

Een experiment: bestanden vergelijken tussen het diplomaregister en het BIG-register

Bij wijze van experiment heeft het CIBG in samenwerking met het project Maatschappelijke Baten een zogenaamde i-Spiegel benadering losgelaten op een kleine steekproef van de gegevens in het BIG-register. Voor het experiment zijn gegevens uit het BIG-register tegen gegevens in ondermeer het diplomaregister aangehouden. Zo is onderzocht in hoeverre de informatie aangaande medische kwalificaties van artsen in de twee registers overeenkomt.

De resultaten van deze vergelijking zijn in een workshop besproken met de verschillende betrokken partijen. Tijdens de workshop is gekeken naar waarom in sommige gevallen gegevens niet overeen komen en naar hoe de verschillende partijen de gegevens verzamelden, beheerden en gebruikten. De workshop bleek een stevige eerste stap naar het maken van afspraken over de verdere uitwisseling van gegevens en betere samenwerking in het algemeen.

De i-Spiegel methodiek

De gegevensvergelijking bij het CIBG is gedaan op basis van de i-Spiegel methodiek. Meer dan 200 gemeentes gebruiken deze methodiek om bestandsvergelijkingen uit te voeren. Binnen de eigen organisatie kijkt men zo of gegevens die in verschillende processen gebruikt worden overeenkomen. Speciaal voor gemeenten ontwikkelde software1 ondersteunt de methodiek en maakt het mogelijk om een aantal verschillende bestanden eenvoudig met elkaar te vergelijken. Hierdoor kunnen gegevens in registraties gespiegeld worden aan de gegevens in andere registraties, waaronder de basisregistraties. Het resultaat van zo’n vergelijking is een overzicht van waar de gegevens niet overeenkomen. Maar het instrument doet pas echt zijn werk als dan op managementniveau het gesprek wordt gevoerd over het verbeteren van de informatiehuishouding.

Verschillen in de gegevens hebben meestal diverse redenen. Gegevens kunnen niet langer actueel, verschillend genoteerd of niet bekend zijn. Dat kan liggen aan de gegevens in elk van de systemen afzonderlijk of in beide systemen. Maar daarnaast is het mogelijk dat de gegevens een andere context of gebruik kennen en daarop afgestemd zijn waardoor het verklaarbaar is dat ze niet overeenkomen. Bij de vergelijking van de gegevens uit het BIG-register kwam naar voren dat de gegevens in het register van hoge kwaliteit zijn. Het werk dat CIBG in het onderhoud van het register stopt werpt dus zijn vruchten af. Uit de vergelijking bleek ook dat sommige medische zorgverleners in het BIG-register geregistreerd stonden met diploma’s die niet in het diplomaregister voorkwamen. De reden hiervoor was niet dat deze zorgverleners de diploma’s onterecht hadden opgegeven maar dat informatie over particuliere vervolgopleidingen die mensen ook andere medische kwalificaties verschaffen (momenteel) niet in het diplomaregister bijgehouden wordt.

De i-Spiegel benadering breder toegepast

Zoals gezegd gebruiken momenteel vooral gemeenten de i-Spiegel. Ze zetten het instrument in op organisatieniveau. Daarvoor is het concept i-Spiegel vóór gemeenten in overleg mét gemeenten vertaald naar een set van indicatoren en hierop gebaseerde software. Daarmee kunnen de gemeenten periodiek nagaan wat de kwaliteit van hun gegevenshuishouding is en hier gericht – indien nodig – een verbeterprogramma voor entameren.

Het gedachtegoed van de i-Spiegel is simpel: wanneer je dezelfde gegevens (naam, adres, etc) op verschillende plekken bewaart, loont het om af een toe de gegevens met elkaar te vergelijken. Wanneer dezelfde Jansen op verschillende plaatsen als de heer Jansen en mevrouw Jansen te boek staat, kan dat kloppen of niet, maar het is in elk geval een aanleiding om het geval Jansen eens nader te onderzoeken.

Het experiment met het BIG-register laat zien dat de methodiek ook uitstekend geschikt is voor het maken van organisatieoverstijgende vergelijkingen. Op basis van de resultaten kan de discussie gevoerd worden over de kansen die er zijn om bijvoorbeeld bestaande processen efficiënter in te richten door gegevens te hergebruiken.
De methodiek kan ook periodiek toegepast worden om gegevens – en daarmee processen – over een bepaalde tijdspanne te vergelijken. De resultaten geven inzicht in de integriteit van de gegevens, maar ook in de effecten van tussentijds uitgevoerde wijzigingen in de eigen processen en informatiestromen.

Maatwerk, en zeer waardevol in combinatie met de basisregistraties

Het uitvoeren van de vergelijkingen is telkens maatwerk. Per keer moet bekeken worden welke registers en gegevens vergeleken worden, wanneer ze wel of niet overeenkomen en welke resultaten de vergelijking moet opleveren. Bij het toepassen van de methodiek kunnen de basisregistraties een belangrijke rol vervullen. Om de kwaliteit van gegevens goed te meten is immers een objectieve meetlat nodig. Het stelsel van basisregistraties kan deze rol goed vervullen. De basisregistraties bevatten authentieke gegevens en kennen een hoge kwaliteit. De gegevens worden bij de bron beheerd en door middel van terugmelding worden eventuele fouten snel hersteld.

De i-Spiegel als middel om in gesprek te komen

Zoals de workshop bij het CIBG liet zien is een i-Spiegel benadering zeer geschikt om op basis van de resultaten van een bestandvergelijking het gesprek aan te gaan met (potentiële) partners.

Dat kan er toe leiden dat betere afspraken gemaakt worden over het delen van gegevens met elkaar maar het kan ook meer fundamentele vragen opwerpen. Dat laatste was ondermeer het geval toen bleek dat het diplomaregister geen informatie over particuliere vervolgopleidingen bijhield. Zou dat in de toekomst geen waardevolle aanvulling zijn? Welke baten zou dat opleveren? En welke kosten zijn er mee gemoeid?

Organisatieoverstijgend gebruik van een i-Spiegel benadering zet altijd aan tot discussie: hoe kan het dat de gegevens niet overeenkomen, hoe werkt het bij jullie, hoe werkt het bij ons en wat kunnen van elkaar leren en gebruiken? Dat is dan ook waar de belangrijkste meerwaarde van deze benadering ligt. Niet zozeer in de bestandsvergelijking zelf maar vooral in wat er daarna gebeurt: welke vragen roept de vergelijking op bij de verschillende partijen, en welke acties ondernemen ze gezamenlijk naar aanleiding daarvan.

Project Maatschappelijke Baten, onderdeel van programma i-NUP
Piet Hein Minnecré, Suzi Szabo

Met speciale dank aan Dr.Ir. G.(Gerrit) J.M.W. Arkesteijn, directeur van het CIBG, en dank aan alle deelnemers van de workshop CIBG-Maatschappelijke Baten