De eerste lessen uit het post-Elias tijdperk
De commissie-Elias voegde twee nieuwe elementen toe aan het automatiseringslandschap van de landelijke overheid: het bureau ICT-Toetsing en een reeks aanbevelingen om de CIO-functie verder te professionaliseren. John Schattorie en Berthil Köster trekken de eerste lessen uit het werken met de nieuwe aanpak. Een verslag uit de
John Schattorie begint met te onderstrepen dat het rapport-Elias sterk gefixeerd is op falende projecten, terwijl er ook veel projecten zijn die goed verlopen. Ook daaruit dienen lessen getrokken te worden in de vorm van best practices.
Het doel van het Bureau ICT-Toetsing (BIT) is te adviseren over de risico’s en slagingskans van projecten. “Wij wijzen de plekken aan waar de bananenschillen liggen”, vat hij samen. Het bureau heeft geen permanent karakter. Het is de bedoeling dat de opgedane kennis weer wordt overgedragen aan de departementen, waarna het BIT weer opgeheven kan worden. Projecten worden met name getoetst op de hoofdvragen of het project daadwerkelijk wat toevoegt aan de BV Nederland en of het project kans van slagen heeft . De adviezen die daaruit voortvloeien worden in een rapport van vier pagina’s samengevat. Dat gebeurt in een taal die ook voor niet ICT-ingewijden toegankelijk is. Dit rapport is altijd openbaar en wordt altijd gepubliceerd, aldus Schattorie. Afdwingen van naleving van de aanbevelingen kan het BIT niet, antwoordt hij op een vraag uit de zaal. “De vakminister moet wel schriftelijk reageren en daarbij aangeven wat hij met het advies gaat doen.”
Wie is ervan?
Uit de eerste toetsingen blijkt dat het niet alleen om techniek gaat, maar bijvoorbeeld over de organisatie. Heel belangrijk is de vraag van wie een project is. Wie is de hoofdverantwoordelijke? Verder signaleert Schattorie dat de business case vaak nogal dun is. “Waarom doe je iets? Is het wel verstandig? Kan het ook op een andere, eenvoudiger manier? Dat zijn simpele vragen die soms intern niet meer worden gesteld, omdat de zaken al in gang zijn gezet en hun eigen dynamiek hebben gekregen.” Ook ziet hij dat soms besloten wordt om voort te gaan in een traject, terwijl de basis nog te zwak is. “Op overgangsmomenten moet je alle basisvragen opnieuw stellen.”
SESSIE:
Automatiseren zonder brokken
- John Schattorie – Hoofd Bureau ICTtoetsing (BIT) a.i.
- Berthil Köster – Directeur Bedrijfsvoering, organisatie en informatiebeleid / CIO Ministerie van IenM
Uit de zaal komt de vraag of de betrokkenheid van de Tweede Kamer wel zo handig is, omdat de Kamer zelf boter op het hoofd heeft en in het verleden soms aanvullende eisen stelde aan projecten, waardoor deze enorm uitliepen. Schattorie reageert door het belang van de Kamer als stok achter de deur te onderstrepen. “Bovendien staan er in onze rapporten ook aanbevelingen over de rol van de Tweede Kamer.”
Spilfunctie
Berthil Köster trapt af met de opmerking dat het zijn ambitie is om het BIT overbodig te maken. “De sleutel daarvoor is een sterkere verbinding van de informatievoorziening met het beleid. De CIO vervult daarbij een spilfunctie.”
Het Ministerie van IenM heeft een toekomstscan gedaan en op basis daarvan haar koers uitgestippeld voor de periode 2015- 2020. “Het gaat erom dat beleid goed te doordenken naar de consequenties voor de automatisering. Daar ligt het beginpunt van de kwaliteit van het hele proces. Neem Big Data. Ons Ministerie beschikt over een veelheid aan kernregistraties. Over verkeer, weer, klimaat, kadaster, van alles. Over wat daar allemaal mee kan moet je voortdurend goed beleidsmatig nadenken.”
Een andere prioriteit betreft het beter benutten van de bestaande informatievoorziening. Hij noemt als voorbeeld Schiphol, waar alle informatiestromen helder in kaart zijn gebracht. “Met zo’n kaart kun je in één oogopslag zien wat je niet of nog onvoldoende benut.”
Integratie
Betere afstemming is een flinke uitdaging, beseft Köster. “De informatievoorziening neemt op dit moment beleidsmatig nog niet de centrale plek in die nodig is.” Om hier verandering in te brengen is een pakket van maatregelen getroffen. Om te beginnen is er in de Bestuursraad aan de hand van een kwadrantenmodel gewerkt aan het fenomeen taal. “Het is van het grootste belang dat we dezelfde taal spreken. Dat we met bepaalde termen hetzelfde bedoelen.” Vervolgens zijn er masterclasses georganiseerd over thema’s als trends en goed opdrachtgeverschap. Ook de rol van de CIO’s binnen het departement wordt nader gedefinieerd. Heel belangrijk daarbij is integratie met de financiële cycli, benadrukt Köster. “Het financiële proces is bij uitstek geschikt als instrument bij het beter inrichten van de informatievoorziening.”
Net als Schattorie wijst hij op het belang van fase-overgangen. “Bij elke overgang hoort een CIO betrokken te zijn. Tijdens zo’n overgang raken de I- en de FEZ-kant elkaar. De CIO heeft dan de rol van toetser. Als we dit goed inrichten hebben we het Bureau ICT-Toesting niet meer nodig. Maar voor het zover is hebben we nog wel een aardige weg af te leggen.”
Download hier de presentatie en notities van Berthil Köster.
Zou niet alleen naar de financiële functie kijken voor de inrichting van de informatorische functie… maar vooral over de grenzen van branches en sectoren heen kijken. Leren van buiten. Publiek van privaat en vice versa.
Als ik dit verslag lees dan lees ik vooral over vergezichten en hoe het in de toekomst zou moeten zijn. Vaag nog bovendien. Dat lijkt me op dit moment een stap te ver, de huidige situatie is belangrijker. Daar liggen de problemen. Kwestie van juiste focus.
Het BIT is nog maar amper begonnen en nu wordt al gesproken over het opheffen van het BIT omdat het werk gedaan zou zijn. Dat geloof ik nog niet zo, ik denk dat er nog een hoop werk voor het BIT te doen is. De commissie Elias is het in leven geroepen omdat er ICT projecten zijn die niet brengen wat ze moeten brengen en bakken met geld kosten. Terecht dat daar nu de focus van het BIT ligt. Dat is niet opgelost met een paar rapportjes van het BIT en maar hopen dat er wat mee gedaan wordt.
Ik heb een aantal van de rapporten van het BIT gelezen en dat vond ik hele goede rapporten. Feitelijk, inhoudelijk en realistich uitgaande van de bestaande situatie. Compact geschreven en zeer kritisch over projecten. Op zijn zachtst gezegd, in enkele gevallen was het vernietigend. Allerhande aspecten van deze projecten komen aan bod. Zeer inhoudelijk over planningen, ontwerp, documenatie en technische keuzes. Maar ook de organisatorische kant van de projecten komt aan bod. Ligt de verantwoordelijkheid wel op de juiste ple? Doen de juiste mensen/afdelingen wel mee in het project? Stuk voor stuk goede aanbevelingen.
Minstens zo interessant zijn de antwoorden op deze kritische rapporten van het BIT. Dan komt de cultuur en de mores van de overheid om de hoek kijken. Het begint met complimenten voor het werk van het BIT maar vevolgens wordt het weerlegd of er wordt aangegeven dat al gedaan wordt wat het BIT opmerkt. Alles gaat prima en we zijn op de goede weg. Niets aan de hand. Een bekende reflex.
Een van de meest wonderlijk voorbeelden was de analyse van het BIT over het project Operatie BRP, over de basisregistratie personen. Het BIT had een zeer kritisch rapport geschreven met veel kritische opmerkingen en zinnige aanbevelingen. Vervolgens wordt in het antwoord hierop vanuit de project organisatie de kritieken weerlegd en men deed eigenlijk alles al wat het BIT vindt. De uiteindelijke uitkomst was een brief van Plasterk aan de kamer met als strekking: alles gaat prima en het BIT vindt dat ook!
Ik denk dan ook dat er voor het BIT een hoop werk aan de winkel is. Zou graag vervolgonderzoeken zien bij reeds onderzochte projecten. Dan pas krijgt het oordeel van het BIT kracht. Zijn er werkelijk verbeteringen? Ik kijk er naar uit, deze vervolgonderzoeken.
Inderdaad, er zijn ook projecten die goed gaan. Naast de onderzoeken van niet goed lopende ICT projecten zou het ook interesant als het BIT ook richting kan geven aan ICT projecten bij de overheid. Met een aantal zinnige suggesties die daarbij kunnen helpen.
Wat ik hoop aan de orde komt is de cultuur rond ICT projecten bij de overheid. Wat uit het rapport van de ICT commissie bleek was dat werkelijk alles uitbesteed wordt: inhoud, management, uitvoering, audits en reviews. De bekende partijen draven weer op, het kost wat maar je hebt wat. Op die manier gaan de ICT projecten met je aan de rol, overgeleverd aan de goden. Maar wat denkt de overheid er zelf van? Ik hoop dat een van de adviezen van het BIT zal zijn dat de overheid zelf de inhoudelijke en technische verantwoordelijkheid neemt.