Een overvloed aan informatie verandert het functioneren en het karakter van zowel de samenleving als de overheid. Strategisch informatiebeleid is een cruciale succesfactor voor een betere bedrijfsvoering en publieke dienstverlening. Voor het realiseren van een informatiegestuurde overheid is de actieve participatie van politiek en bestuurders noodzakelijk.
Nu de overheidsmiddelen sterk onder druk staan, kan de ICT-sector de publieke sector helpen innovatieve manieren te ontwikkelen om diensten aan de burgers te leveren en efficiënter te worden in de bedrijfsvoering. Om die samenwerking op gang te krijgen zijn er ook al tal van stappen gezet. Denk aan initiatieven en onderzoeken vanuit ECP, ICT~Office, Gateway reviews en rapporten van de Algemene Rekenkamer. Maar ook aan het versterken van de strategische aansturing door onder meer het ICCIO en de G4-colleges.
Zonder bestuurlijk commitment en doorzettingsmacht blijft de dagelijkse IT-praktijk gepaard gaan met traagheid en onoverzichtelijkheid. Het gaat vooral om de samenwerking tussen de verschillende kolommen en uitvoeringsorganisaties als onderdeel van het vernieuwingsproces van de publieke sector, zoals de I-strategie van de rijksdienst en de samenwerking tussen de G4-gemeenten met hun beoogde herinrichting van het ICT-landschap.
Politieke agenda
Het huidige demissionaire kabinet dient het thema ‘overheidsinformatie’ op de politieke agenda te verankeren, zodat de i-overheid transformatie zich ontwikkelt van een technisch instrumentarium tot een bestuurlijke maatregel en de relatie met het publieke belang veel duidelijker wordt. Bijvoorbeeld de problematiek rondom grootschalige overheidsprojecten met een ICT-component en de opkomst van social media en open data blijven die politieke aandacht vereisen.
Politici en bestuurders geven momenteel nog onvoldoende sturing aan de realisatie van een informatiegestuurde overheid. Zij zijn weliswaar steeds beter op de hoogte van het belang van een efficiënte bedrijfsvoering, geaccepteerde publieke dienstverlening en strategisch informatiebeleid, maar dit wil nog niet zeggen dat zij dit agendapunt en gedachtegoed ook daadwerkelijk tussen de oren hebben. Informatiemanagement op zichzelf is immers een onderwerp met een beperkte maatschappelijke waarde.
Beslissingen ten aanzien van informatiestrategie hebben een aanzienlijk effect op de informatievoorzieningen en op de werking van overheidsinstanties. Bestuurders zullen daarbij eerst een aantal strategische keuzes moeten maken om daarna hun organisatie met verdiepingsvragen op weg te helpen naar de optimale inrichting. Daarom besteden steeds meer overheidsorganisaties aandacht aan een sourcingstrategie. De motivatie in het bedrijfsleven om over sourcing na te denken mag dan soms verschillen van de motivatie voor publieke instellingen, maar de argumentatie die de keuze voor een bepaald type sourcing beïnvloedt, is voor beide sectoren dezelfde. De consolidatie van datacentra, basisregistraties, elektronische dossiers, shared services, ketenintegratie en managementcontrol zijn thema’s die politieke en bestuurlijke aandacht vereisen.
Consolidatie
De consolidatie van datacenters, met als eerste stap een verschuiving in eigenaarschap, leidt niet alleen tot professionalisering en kostenreductie, maar ook tot een versterking van de samenhang tussen diverse beleidskernen en verantwoordelijkheden. Omvangrijke besparingen zijn mogelijk door schaalvoordelen, kwaliteitsverbetering en toepassing van best practices uit de markt. Het schaalvoordeel neemt toe naarmate de dienstverlening en processen uniformer worden. Het bundelen van nu gescheiden processen leidt tot een efficiëntere bedrijfsvoering en het realiseren van synergievoordelen.
Vanuit een organisatorisch perspectief kan dit gerealiseerd worden door ze te ontvlechten uit het beleidsterrein of staande organisatie en te hergroeperen in clusters van samenhangende taken en doelgroepen. Rijksoverheid en lokale overheden kunnen zo geordend worden in samenhangende clusters voor uitvoering en handhaving. Uit studies blijkt dat deze vormen van bundeling veel besparingen kunnen opleveren.
Een van de belangrijkste succesfactoren is strakke aansturing. Een goede afstemming met opdrachtgevers en stakeholders inclusief medezeggenschap is cruciaal voor iedere volgende fase van doorontwikkeling.
Informatiebeveiliging
DigiNotar en Lektober hebben ons wakker geschud. Een duidelijke trend is het gebruik van overheidsgegevens voor intern gebruik naar extern gebruik voor publieke dienstverlening, en naar het bedrijfsleven voor het maken van nieuwe informatieproducten. Social media zullen een steeds belangrijker rol spelen in de publieke dienstverlening en daardoor ook in de bedrijfsvoering. De jonge en dus toekomstige burger communiceert en interacteert ‘any time, any place, any device’ met overheidsinstanties en dwingt daardoor tot modernisering.
De informatievoorzieningen en de wijze waarop data wordt verwerkt en opgeslagen, moeten voldoen aan actuele veiligheidseisen. Deze explosie in het gebruik van social media helpt natuurlijk niet bij het maken van een beoogde zorgvuldige afweging tussen inhoud en privacy. Thema’s zoals privacy en beveiliging moeten dan ook nadrukkelijk op de politieke en bestuurlijke agenda geplaatst worden. Hoewel iedereen het hierover wel eens is, vormt dit wel een behoorlijke uitdaging in relatie tot de autonomie van overheidsorganisaties, maar dit is wel noodzakelijk om chaos en inbreuken op veiligheidseisen te voorkomen.
Shared services
Het organisatiemodel van shared services wordt met succes toegepast doordat politiek en bestuur dit zien als een nieuwe vorm van waardecreatie. Door deze benadering ontstaat een steeds scherper inzicht in de kerntaken en competenties van een overheidsinstantie. Hierdoor kan adequaat bepaald worden welke taken en processen weliswaar noodzakelijk zijn, maar in beleidsmatig opzicht niet kritisch.
