De overheid zit met haar hoofd in de cloud

Als het gaat om public cloud is het goed om onderscheid te maken tussen software as a service (SaaS) en rekencapaciteit (hosting). Beide worden veel ingezet bij de overheid, zo blijkt uit onderzoek. Driekwart van de ondervraagde overheidsinstanties maakt in bepaalde mate gebruik van de public cloud hosting. Als het gaat om SaaS in de public cloud, passen overheidsinstanties dat vooral toe bij de ondersteuning van hun bedrijfsvoeringsfuncties, zoals bij inkoop- of salarisadministratiepaketten.

Schapen over de dam

De cloud is sinds tien jaar in opkomst. Als gevolg van het internet en snelle netwerkverbindingen is het mogelijk geworden om technische rekencapaciteit (hosting) ver van je organisatie uit te voeren. Dat gebeurt in grofweg twee vormen:
1. De private cloud waarbij een organisatie zelf, of via een IT-leverancier reken- en opslagcapaciteit gebruikt in specifiek voor de organisatie toegewezen plek in een datacentrum;
2. De publieke (public) cloud, waarbij reken- en opslagcapaciteit wordt afgenomen via het internet vanuit verschillende datacentra zonder dat deze specifiek aan de organisatie zijn toegewezen. Het is bij wijze van spreken niet duidelijk waar de capaciteit op aarde staat, hij staat ‘in de cloud’.

Opvallend is dat op de public cloudmarkt relatief jonge organisaties de macht in handen hebben: Amazon, Google en Microsoft.

De overheid is in vergelijking met de private sector vaak wat voorzichtiger in het omarmen van technologische innovaties. Dat geldt helemaal voor de public cloud, waarbij je data en rekencapaciteit gevoelsmatig uit handen geeft aan een externe partij en je beperkte(re) controle hebt over waar deze zich bevindt. Zorgen over veiligheids- en privacy-issues zijn een reden om voorzichtig te zijn met public cloud. De overheid wacht liever even af. Het gebruik van SaaS-oplossingen, maar ook rekencapaciteit en opslag in de public cloud, is in het bedrijfsleven meer gemeengoed. First movers waren zelfstandige ondernemers, startups en het kleinere midden- en kleinbedrijf (mkb) die vooral voordelen van de public cloud ondervinden: het vereist geen grote investeringen of outsourcing contracten om mee te beginnen. Je kunt eenvoudig op- en neerschalen en de standaard geboden functionaliteit is voor deze organisaties vaak al meer dan voldoende.

Momenteel maakt vrijwel iedereen uit deze groep voor zijn dagdagelijks computerwerk gebruik van Office 365 of de Google Suite uit de publieke cloud. Ook voor dataopslag en –uitwisseling wordt dan vaak gebruikgemaakt van public cloud met oplossingen, zoals Dropbox of OneDrive. Grotere corporates volgden later, maar ook daar is gebruik van de public cloud inmiddels meer regel dan uitzondering. Nu het gebruik van public cloud in de private sector gemeengoed is geworden, is de overheid aan de beurt. Voor de meeste grotere public cloudplatformen geldt dat de kinderziektes er nu wel uit zijn. Cloud- en SaaS-aanbieders hebben bewezen betrouwbare partijen te zijn. De belangrijkste doelen voor overheidsorganisaties zijn om public cloud in te zetten zijn: het verhogen van flexibiliteit, kwaliteitsverbetering en het verlagen van de doorlopende en operationele kosten.

Bedrijfsuitvoeringsfuncties

Ook maakt de overheid al veelvuldig gebruik van SaaS-oplossingen. Uit het onderzoek blijkt dat bijna de helft van de ondervraagden gebruikmaakt van een dergelijke oplossing voor HRM-activiteiten, zoals personeelsadministratie of salarisverwerking. Ook neemt iets meer dan twee op de vijf overheidsinstellingen Microsoft Office 365 af. De groei van het gebruik van deze oplossingen is op een aantal manieren te verklaren. Ten eerste zijn security- en privacy-issues wat minder relevant bij het gebruik van SaaS-producten, waarbij geen persoonsgegevens van burgers worden verwerkt, maar data van de eigen organisatie. Ten tweede hebben (overheids-)organisaties bij dergelijke ‘ondersteunende processen’ veel minder behoefte aan maatwerk. Sterker nog: ze sluiten zich graag aan bij de standaard die de leverancier biedt en als het een SaaS-pakket is, kunnen ze eenvoudig(er) profiteren van nieuwe versies van de software. Ook is het zo dat steeds meer softwareleveranciers hun gebruikers dwingen om voor SaaS te kiezen. Microsoft Office is een goed voorbeeld van software die steeds lastiger te verkrijgen is als download. De verwachting is dat dit soort software op korte termijn allemaal een SaaS-product wordt. SaaS leent zich goed voor het op- en neerschalen in volume, door de pay-per-use-structuur. Nadeel van SaaS is dat het zich niet goed leent voor organisatiespecifieke wensen. Daarom wordt SaaS nog vrijwel niet gebruikt in de primaire/onderscheidende processen van (overheids-)organisaties. Er zal dus de komende jaren nog altijd ruimte blijven voor softwareleveranciers die tailor made oplossingen bieden die niet als SaaS worden aangeboden.

Lastiger verhaal

Ondanks dat uit het onderzoek blijkt dat 75 procent gebruikmaakt van public cloud-hosting, moeten we dit wat relativeren. Over het algemeen is dit gebruik beperkt in volume en wordt de public cloud ingezet naast andere vormen van hosting, zoals private cloud. De combinatie van deze verschillende vormen van cloud noemen we hybride (hybrid) cloud. De overheid maakt voor een groot deel nog gebruik van haar eigen datacenters (De Overheidsdatacenters, ODC’s), waarvandaan private clouddiensten kunnen worden geleverd. Waar naast deze private cloud ook public cloudhosting wordt gebruikt, kiest het grootste deel van de organisaties voor Microsoft Azure (ongeveer 70 procent van de respondenten), gevolgd door Amazon Web Services (AWS – ongeveer 30 procent van de respondenten). Google loopt op dit gebied iets achter met circa 6 procent van de respondenten. Sommige respondenten geven aan in het geheel nog geen public cloudhosting te gebruiken (ongeveer 30 procent). Anderen gebruiken meer dan één vorm door elkaar.

Het is de vraag wat de potentie is van public cloudhosting bij de overheid. De dienst is vooral interessant als je elasticiteit nodig hebt (om volume op- of neer te schalen). Daarom zullen overheidsinstanties het vooral inzetten voor gebieden waar dat voordelen heeft, zoals ontwikkel- en testomgevingen. Ook kunnen via de public cloud bepaalde innovatieve platformen worden afgenomen, bijvoorbeeld op het gebied van kunstmatige intelligentie (Artificial Intellegence, AI), zoals IBM Watson of Microsoft’s Cortana. Voor primaire processen gaan publieke organisaties niet snel naar de public cloud. Ze hebben bij hun primaire processen vaak te maken met specifiek voor hun organisatie gebouwde systemen, die niet als ‘standaard’ in de publieke cloud te vinden zijn. Ook zijn de bestaande systemen vaak technisch verouderd en kunnen ze technisch gezien niet op een public cloudhostingplatform geïnstalleerd worden. Ten slotte zitten juist in de systemen voor de primaire processen vaak de meest gevoelige (burger-)gegevens. Nu andere grote uitdaging voor de toekomst is voor de overheid cloudintegratie en -management. Hoe gaan ze de private cloud, SaaS-oplossingen, de verouderde systemen optimaal op elkaar laten aansluiten?

Middel

De overheid heeft de cloud omarmd en gebruikt naast private cloud nu steeds meer public cloud. Vraag is, voldoet public cloud aan de verwachtingen? Uit het onderzoek blijkt dat men tevreden is: 71 procent van de ondervraagden geeft aan tevreden of zeer tevreden te zijn over de public clouddiensten die zij afneemt; geen van de respondenten is ontevreden.
Evenwel is voor veel respondenten nog onduidelijk of de gewenste doelen worden gehaald: zo is voor bijna 70 procent van de ondervraagden onduidelijk of het verhogen van de flexibiliteit is behaald met de overgang naar public cloudhosting, bijna driekwart van de respondenten geeft aan niet te weten of de IT-kosten zijn gedaald (of gestegen) door de inzet van public cloud. Deze resultaten zijn niet zo heel schokkend als we ons realiseren dat het onderwerp ‘cloud’ erg gehypt is de afgelopen jaren. De verwachtingen waren wellicht wat te hoog. Daarbij is het gebruik van public cloud bij de overheid nog niet dusdanig groot, dat er verregaande conclusies getrokken kunnen worden. Belangrijk om te beseffen is dat public cloud een middel is een geen doel. Het is een middel om het IT-landschap flexibeler, schaalbaarder en van hogere kwaliteit te maken. Maar het is lang niet het enige middel. Alleen wanneer een organisatie bewust aan zijn doelen werkt en dan de meest geschikte vormen van cloud daarop afstemd worden de juiste resultaten gehaald. Ga dus niet met je hoofd in de cloud zitten.

Alex van den Bergh is partner bij Quint. De bijdrage is geschreven op persoonlijke titel.