De radicaal transparante organisatie

De huidige arbeidsdeling brengt ons op het punt dat op menig kantoor medewerkers bedolven zijn onder de mails, van uur tot uur hun agenda vol hebben, druk met rapportages en nota’s. De automatisering heeft de kantoormens meer tijd gegeven om de detaillering te perfectioneren. Onze werkprincipes zijn nog Tayloriaans en gaan uit van objectieve productienormen.
Dat het ook anders kan, laat onder andere Ricardo Semler zien in zijn fabriek (Semco). In de ‘semcostyle’ manier van werken zijn de principes te herkennen die het succes van het internet beschrijven: radicaal transparant, delen, grensoverschrijdend samenwerken, respect en vertrouwen. In de semcostyle-organisatie is het werkplezier hoog, wordt gewerkt aan acties die waarde toevoegen en is de sfeer ontspannen. De productie is er niet minder door. Wie wil dat niet? Hoe kom je daar als elk van deze principes botst met de machinebureaucratie?

Beleef de verandering

Ik heb geen goed antwoord op de vraag hoe je uit de wereld van Taylor stapt als die zo overheersend om je heen zit. Mensen die semcostyle werken in mijn omgeving zijn gewoon begonnen. Ik denk dat ze nieuwsgierig werden, wat uitprobeerden en ontdekten wat voor hen werkte. Eén ding weet ik inmiddels wel: cursussen, uitrollen… vergeet het maar. Het helpt heel erg als er een leidinggevende is die meedoet of aanmoedigt, maar die is er meestal niet. Je zult het zelf moeten doen. Een tip: maak het voor jezelf behapbaar. Door zelf te ervaren wat die internetprincipes inhouden, wordt de stap naar verandering een stuk overzichtelijker. Informatietechnologie biedt allerlei mogelijkheden om de vijf werkprincipes te beleven, zodat je kunt onderzoeken wat ze inhouden.

De principes ‘radicaal transparant’ en ‘delen’ zorgen ervoor dat anderen met je mee kunnen doen. Wellicht weten zij meer en krijg je hulp. Radicaal transparant kan hulp uit onverwachte hoek betekenen of verrassende inzichten. Het zet de deur open voor grensoverschrijdend samenwerken. Het is te waardevol om er geen gebruik van te maken. Wat radicaal transparant écht betekent is onder andere uit te testen via social media. Door diverse acties uit te proberen leer je welk effect de interactie heeft. Bijvoorbeeld: je leest een tweet over een onderwerp dat je goed kent en laat de afzender weten dat je een interessant rapport hierover hebt. Wordt dat een au of een wauw?

Vivek Kundra, een aantal jaren geleden CIO van Obama, was op bezoek in Nederland. Hij vertelde over zijn ronde langs de ministeries en ontdekte misstanden bij IT-projecten. Met alle CIO’s maakte hij afspraken, die vervolgens op internet zijn gezet. Nu kennen de VS politieke benoemingen en is daardoor de situatie niet helemaal vergelijkbaar, maar dan nog: hoe radicaal transparant kun je zelf zijn en wat doet het met je?

Laat regie los

Internet wordt niet gestuurd. Toch werkt het vrij aardig en kunnen we moeilijk zonder. Een zelfsturend iets is niet hetzelfde als vanzelf sturend. Net zoals een zelfsturend team niet vanzelf ontstaat. Daar zit wel degelijk keihard werk achter. De gedachte van zelfsturing zonder overheidsregie zit ook achter het burgerinitiatief en de open dialoog. Ook daarvoor geldt: het is keihard werken om ruimte te maken en niet in regie te schieten. Ik deed mee aan een project dat een voorbeeld moest worden van bestuurskundige innovatie. Het zou een open gesprek worden met betrokken partners over een vraagstuk. Het project was nog geen maand onderweg en er waren al thema’s geformuleerd met doelstellingen. De betrokken partners, anders dan de usual suspects, waren niet eens in beeld, laat staan dat er overeenstemming was over het vraagstuk. Serieus, is dat een open gesprek?

Burgerinitiatieven zijn nog maar het begin van het loslaten van regie. Er is een boeiende nieuwe technologie in opkomst: blockchain. Die maakt veel regelwerk door de overheid overbodig. Een blockchain kan door iedereen worden gemaakt. Het is het vertrouwen dat bepaalt of de blockchain succesvol is. Banken zijn druk bezig te onderzoeken hoe blockchain is in te zetten. Je zet je geld straks in een blockchain die je vertrouwt. Zou die van een bank zijn? En wat te denken van subsidies, toeslagen, uitkeringen? Hoeveel overheid is daarvoor nodig?

Inrollen

Erik Gerritsen ontdekte bij Jeugdzorg Amsterdam dat er veel weerstand kwam op een verandering in werkwijze die medewerkers werd opgelegd. Een mooie uitspraak van hem: ‘Je moet een verandering niet uitrollen, maar inrollen.’ Oftewel, zelf ontdekken en uitvinden. Veranderen van werkwijze zit heel dicht tegen vertrouwen en respect. Wie moet veranderen, doet het nu dus verkeerd. Een nieuwe routine eigen maken kost tijd, die niemand heeft. Hoe krijg je hierin de opening naar een andere werkstijl? Daarin zit de cruciale rol van leidinggevenden: Ruimte maken, geven én, als het enigszins kan, zelf het goede voorbeeld geven.