De zoektocht naar transparantie (en chatberichten)

Het lijkt onmogelijk om al het berichtenverkeer van alle ambtenaren uit te lezen. | Beeld: Shutterstock

Hoe zou de de ambtenarenwereld eruit zien als iedereen ‘s ochtends zijn/haar telefoon in een kluisje moest leggen? Dat tussen negen en vijf het slot erop ging en zij pas het werk weer op hun telefoon mochten? Zou de overheid dan transparanter worden? Wanneer er niet meer via Whatsapp, Signal of SMS belangrijke besluiten werden genomen. Of zouden de slimste medewerkers toch wel een manier vinden om even snel iets af te stemmen zonder dat het besluit ergens geschreven staat?

Openbaar maken van chatberichten

Binnen de overheid wordt al geruime tijd veel gebruik gemaakt van chatberichten. Het openbaar maken van chatberichten staat daarentegen nog volledig in de kinderschoenen. In 2019 besloot de Raad van State om SMS- en WhatsApp-berichten als opvraagbare informatiebron te beschouwen, waardoor deze type informatie sindsdien ook te ‘wobben’ viel. Sindsdien hebben verschillende ontwikkelingen plaatsgevonden in het verkrijgen van deze chatberichten, zoals het uitlezen van de telefoons van bewindspersonen.

De verantwoordelijkheid om bepaald appverkeer te archiveren leidt niet tot het gewenste gedrag.

Deze methodes zijn vooralsnog erg arbeidsintensief. Daarbij zet deze methode niet aan tot bewuster omgaan met informatie. Wel is er momenteel een rijksbrede richtlijn ‘App met beleid, niet over beleid’. Deze richtlijn is juist bedoeld om aan te zetten tot bewustere omgang met informatie door elke ambtenaar. De praktijk blijkt weerbarstig. Appen blijft een veel gebruikt middel bij beleid en besluitvorming en de verantwoordelijkheid van de medewerker om bepaald appverkeer te archiveren leidt niet tot het gewenste gedrag.

Systematisch uitlezen van berichtenverkeer

Het recente advies van het Adviescollege Openbaarheid en Informatiehuishouding (ACOI) geeft een meer uitvoerbare methode. Namelijk het systematisch uitlezen van berichtenverkeer van zogenaamde sleutelfunctionarissen (voornamelijk topambtenaren en bewindspersonen). Het lijkt onmogelijk om momenteel al het berichtenverkeer van alle ambtenaren uit te lezen. Bovendien moeten we ons afvragen of we dat überhaupt willen.

Wanneer we adviseren over het gebruik van chatberichten, doen we er goed aan ons te beseffen dat zonder een goed alternatief en een fundamentele bewustwording altijd mogelijkheden blijven bestaan om buiten de techniek te opereren. Bijvoorbeeld door te bellen of face-to-face af te spreken. De behoefte blijft om even snel af te stemmen als je onderweg bent of om vrij van gedachten te wisselen zonder dat dit meteen openbaar is. Dat moet ook gewoon kunnen en staat het doel van transparantie niet in de weg. We moeten ons echter allemaal inzetten om de totstandkoming van besluiten goed inzichtelijk te maken. Oftewel, bewust omgaan met informatie.

Gedragsverandering

De focus op de technische (on)mogelijkheden gaat voorbij aan de fundamentele noodzaak tot een transparante bestuurscultuur. In zo’n cultuur maken ambtenaren hun informatie vrijwillig openbaar en hoeven ze vervolgens niet te vrezen voor fakkels voor hun huis. Zonder de focus op bewustwording zijn technische oplossingen in informatievoorziening slechts symptoombestrijding. Andersom is de I-adviseur die focust op bewustwording zonder technische instrumenten een roepende in de woestijn. Wanneer techniek en bewustwording hand in hand gaan, ontstaat een ware gedragsverandering.

Zonder de focus op bewustwording zijn technische oplossingen slechts symptoombestrijding.

Essentiele randvoorwaarde is een veilige werkomgeving waar van fouten geleerd kan worden, zonder dat ze worden bestraft. Waar regelgeving ambtenaren beschermt, zodat ze nooit hoeven te vrezen voor fakkels voor hun huis en waar een politieke en ambtelijke top achter hun mensen staat in goede en slechte tijden.

Goed voorbeeld doet volgen

Het zou goed zijn als we voorbij de gebaande paden durven te kijken en ons regelmatig afvragen of wat we doen ook bijdraagt aan het doel dat we najagen. Bereiken we de open overheid van morgen door verdere verplichtingen, ondersteund met technische vernuften om elk gesprek tussen ambtenaren te kunnen achterhalen? Of drijven we daardoor juist steeds verder af van deze transparante utopie? Zou het niet waardevoller zijn om de mensen van wie we vragen hun werk en keuzes bloot te geven, blijven te doordringen van het belang van openbare informatie?
Belangrijk is dat van bovenaf het goede voorbeeld wordt gegeven. Het onderwerp openbaarmaking heeft door de aandacht voor chatberichten op dit moment het volle momentum. Dit is een uitgelezen kans voor bewindspersonen om het goede voorbeeld te geven in een transparante houding. Zowel om ambtenaren mee te krijgen in de ‘open’ manier van denken als om de burger te laten zien dat besluitvorming niet alleen maar in achterkamertjes plaatsvindt.

Enkel verplichten dat telefoons moeten worden uitgelezen leidt niet tot een transparantere overheid.

Het is niet makkelijk om van een ingezette koers af te wijken. Zeker niet wanneer het een mammoettanker als de Rijksoverheid betreft. Dat vereist overtuiging, toewijding en kunde. Het vraagt om een open blik en een luisterend oor. I-adviseurs kunnen daarbij een grote rol spelen, maar zijn afhankelijk van de politieke wil om verantwoordelijkheid te nemen en om het goede voorbeeld te geven door het actief uitdragen van het bewust omgaan met informatie en relevante appjes zonder morren openbaar te maken. Ook als dat spannend is. Enkel verplichten dat telefoons moeten worden uitgelezen zal naar verwachting niet tot een transparantere overheid leiden. Pas wanneer we zelf anders gaan denken, gaan we vanzelf anders doen.

Robbert Kompier, Julius Pilzecker, Esther Huffener, Bob Joosten en Dyantha Boxum zijn adviseurs bij BECIS|DIOR en werken op dit moment bij verschillende Rijksoverheidinstanties. Zij nodigen iedereen uit om hierover met hen en elkaar het gesprek aan te gaan.