De complexiteit en volumes van datastromen zijn hard toegenomen. Betere IT, ingericht door mensen die het primaire proces van binnenuit kennen helpt. Meer besef van het belang van informatiebeheer voor democratische verantwoording helpt ook. Maar basisvoorwaarde is het terugbrengen van menskracht en deskundigheid naar het primaire proces.
Parlementaire enquêtes worden steevast besloten met kritiek op de informatievoorziening aan de Tweede Kamer. Dat begon al bij de eerste ‘moderne’ parlementaire enquête naar de ondergang van het RSV concern in 1983. En het meest recent is de ongezouten kritiek bij het onderzoek naar de toeslagenaffaire. Daarbij had niet alleen de onderzoekscommissie last van haperende informatievoorziening. Rechtsherstel van gedupeerde burgers wordt tot op de dag vandaag belemmerd door gebrekkige dossiervorming.
De informatievoorziening aan de Kamer is het eind van een pijplijn die begint bij de informatiehuishouding zelf. Uit voorzorg wordt dat einde steeds professioneler georganiseerd. Al twee jaar is een werkgroep informatieprofessionals bezig de informatie voor de komende Gaswinning-enquête voor te bereiden. Het begin van de pijplijn blijkt weerbarstiger. Als beheer en archivering daar niet goed geregeld zijn, komt er aan het eind te weinig uit. Waarom blijft informatiehuishouding zo’n hoofdpijnkwestie? Dat is een belangrijke vraag nu het Rijk opdracht heeft gekregen om voor eens en altijd de informatiehuishouding op orde te brengen. De impact van de toeslagenaffaire is zo groot, dat iets basaals als informatiehuishouding geen obstakel mag zijn. Rechtstaat en democratische verantwoording zijn tenslotte in het geding.
Informatiehuishouding is een samenspel van gedrag, technologie, procedures, aansturing, prioritering. De eerste is de taaiste. Een collega verwoordde het zo: ”Informatiehuishouding is terugkijken. Geen ambtenaar wordt er warm van papieren op stapeltjes te leggen.” Als rijksarchivaris zou ik diep gekwetst moeten zijn, dat ben ik niet. Sterker nog: ik denk dat het zo hoort. Daarom ben ik ook niet meer overtuigd van het geloof dat cultuurverandering leidt tot een betere informatiehuishouding. Een probleem dat zich al minstens veertig jaar op deze manier voordoet, verdient een andere benadering.
Een andere misvatting is gebaseerd op techno-optimisme. Ik geloof in het belang van maximaal gebruiksvriendelijke systemen voor informatiebeheer en opslag. Techno-optimisme leidt echter tot te hoge verwachtingen en uitstelgedrag. Te hoge verwachtingen hebben geleid tot massale bezuinigen op ondersteunende functies. Met die nieuwe technologie zou iedere ambtenaar zijn eigen informatiebeheer er wel naast kunnen doen. Op zoek naar bezuinigingen, werden die steevast gevonden in het schrappen van informatiebeherende functies. Bovendien werd uitstelgedrag bevorderd door de verwachting dat chaotische datastuwmeren vanzelf gekanaliseerd zouden worden door nog onbekende maar magische technologie.
Het is waar dat door alle vormen van digitale dataproductie wij allen tot op zekere hoogte de beheerder van onze eigen data zijn geworden. Het is ook waar dat informatiebeheersystemen beter functioneren. Maar de complexiteit en volumes van datastromen zijn net zo hard toegenomen. Betere IT, ingericht door mensen die het primaire proces van binnenuit kennen helpt. Meer besef van het belang van informatiebeheer voor democratische verantwoording helpt ook. Maar basisvoorwaarde is het terugbrengen van menskracht en deskundigheid naar het primaire proces.
Marens Engelhard
Algemeen rijksarchivaris
