De community of practice DESF 3 kwam op 10 september bij elkaar voor de tweede sessie. Tijdens deze middag kregen we een rondleiding door De Inktpot, het monumentale kantoorpand van ProRail. Ook hoorden we van ProRail over hoe zij als ecosysteem trachten samen te werken. En we gingen aan de slag met gezamenlijke doelstellingen.
Voor de tweede sessie van DESF 3 werden we door ProRail uitgenodigd in de Inktpot in Utrecht. Dit monumentale pand werd tussen 1918 en 1921 gebouwd als hoofdgebouw van de Nederlandse Spoorwegen. Sinds de splitsing van de NS en ProRail huist ProRail in De Inktpot.
De Inktpot is om vele redenen bijzonder. Zo is dit het grootste bakstenen gebouw van Nederland, met maar liefst 22 miljoen bakstenen. Het beslaat een rechthoek van 100 x 85 meter en heeft vier vleugels, gelegen rond een afsluitbare binnenplaats. De ramen zijn voorzien van glas-in-lood, van kunstenaar Jan Schouten. Matthijs Jillissen van ProRail weet ons te vertellen dat de ruiten op de meeste verdiepingen voorzien zijn van dubbel glas. Om toch het originele kunstwerk te behouden, werd het glas-in-lood daar tegenaan geplakt.
Tijdens een rondleiding door het gebouw in de koffiepauze horen we over meer bijzonderheden. Denk bijvoorbeeld aan de vleermuizen die in het pand huizen. Omdat dit een beschermde diersoort is, kunnen zij niet worden weggehaald. Het kan dus zomaar voorkomen dat een vleermuis over je hoofd scheert.
Verder werpen we een blik in de oude kluis van ProRail, waar vroeger de opbrengsten van de dag werden opgeslagen. Ook zien we de oude directiekamer, horen we over de scheiding tussen de Duitsers en de NS tijdens de Tweede Wereldoorlog en zien we de Nieuweroordzaal, waar nog een monumentale klok hangt.
Leuk om te weten voor geïnteresseerden: tijdens de Nationale Monumentendag is De Inktpot soms opengesteld voor bezoekers.
Het verhaal van ProRail
De tweede sessie van DESF 3 draait echter niet om het prachtige pand waar de middag plaatsvindt, maar om het werk wat we gaan doen. De middag trapt af met het verhaal van ProRail. Deze organisatie zoekt al enige jaren naar een optimale manier van samenwerken met leveranciers.
Voor 2012 werd ieder project nog apart aanbesteed. Het gevolg: ProRail heeft te maken met 25 leveranciers, die allemaal aan een eigen stukje werkten. Contracten zijn kortdurend, waardoor er weinig of zelfs geen kennis werd opgebouwd. En door de vele langdurige aanbestedingen werd de time to market erg lang.
Dat moest anders. In 2012 werd SBOP (Software Beheer en Ontwikkel Partners) geïntroduceerd. In deze opstelling werkte ProRail met vier partners, waar het gehele maatwerklandschap onder verdeeld werd. Met deze partners werden langdurige relaties aangegaan, in de hoop dat er in een echt partnerschap gewerkt kan worden. Er wordt kennis en kunde over elkaars bedrijven en toepassingen opgebouwd, en samen gewerkt naar het beste resultaat.
SBOP komt echter ook met nadelen. De vier partijen concurreren onderling ook om projecten bij ProRail, waardoor vergaarde kennis pas laat in het traject wordt ingezet. Daarnaast is de indeling op technologie beperkt en sluit deze verdeling ontwikkelingen in nieuwe technologieën uit.
Daarom gaat ProRail bij een aanbesteding in 2022 anders te werk. Het start ProRail IT-partners, oftewel PITP. In deze aanbesteding werd een gerichte vraag aan de markt gesteld, met als fundament: hoe wil ProRail samenwerken met de markt en wat wil het uit die samenwerking halen? Ook wordt de markt betrokken bij de aanbesteding, via marktdagen en informatiesessies. Bij de selectie- en gunning ligt de focus vervolgens op kwaliteit en niet op de prijs. De prijs wordt bepaald binnen een bandbreedte per functie(groep)/senioriteit.
Inmiddels heeft ProRail via deze aanbesteding een overeenkomst met vijf partijen. Zij zijn ingedeeld in functionele gebieden, in plaats van in losse applicaties. Daarnaast ligt een focus op flexibiliteit in werkwijze en duurzame contracten, gebaseerd op partnerschap. En innovatie is onderdeel van het werk.
Wat gaan we doen in DESF 3?
Tijdens de tweede sessie van DESF 3 focust de groep zich verder met name op het uitstippelen van de werkzaamheden in het komende jaar. Meest belangrijk is het afstemmen van de gezamenlijke doelen waar aan gewerkt wordt en het opstellen van casestudy’s.
Na enige discussie komen we op een aantal hoofdthema’s uit. Denk bijvoorbeeld aan de vraag: hoe verkoop je het ecosysteem gedachtegoed nu intern in het bedrijf? Hoe neem je je achterban mee? Daarnaast willen we dit jaar met de voeten in de modder, door opgestelde theorie in eerdere DESF-jaren te gaan toepassen in de praktijk. Alleen zo ontdekken we wat er wel en niet werkt.
Het precieze programma wordt echter pas tijdens de volgende sessie van DESF 3 uitgewerkt, op 8 oktober. Daarna weten we precies hoe het komende jaar eruit gaat zien. Wij hebben er nu al zin in!
