Digitale vaardigheden: de slimme dingen staan niet in de handleiding

Tamara Huffmeijer (foto: Lex Draaijer)

Met technologie alléén ben je er nog niet. ‘The proof of the pudding is in the eating’, zoals de Engelsen dat zo mooi zeggen: alles draait om de juiste inzet en het gebruik. Dat hangt samen met de kennis en vaardigheden van ambtenaren. Bovendien biedt technologie naast mogelijkheden ook risico’s. De dreiging van cyberaanvallen en informatielekken vraagt naast technische beveiliging steeds meer om risicobewustzijn en verantwoordelijk gedrag.

Digitale vaardigheden staan volop in de belangstelling. Op nationaal niveau richt het programma Digivaardig & Digiveilig zich op de ontwikkeling van vaardigheden en veiligheidsbesef van burgers, de beroepsbevolking in het algemeen en specifiek binnen een aantal topsectoren. En bij de rijksoverheid, waar Kato Vierbergen onlangs het programma Stimuleren Digivaardigheden startte. Veel gemeenten zijn bezig met het ontwikkelen van digitale vaardigheden bij medewerkers, ziet George Evers, programmamanager Het Nieuwe Werken bij het A+O-fonds Gemeenten. Hetzelfde geldt voor provincies en andere overheidsorganisaties. En last but not least: individuele ambtenaren werken hard aan hun eigen digitale ontwikkeling.

Doen en experimenteren

Bijvoorbeeld digi-autodidact Tamara Huffmeijer, zelfstandig publiek professional en trainer/adviseur Slimmer Werken. “Ik ben iemand uit de generatie X, ik heb mezelf digitale vaardigheden aan moeten leren. Sinds 2009 gebruik ik sociale media, zoals LinkedIn, Twitter, Facebook, Pinterest. Inmiddels heb ik online een groot netwerk opgebouwd, ik kan snel de juiste kennis naar me toe halen. Ik ben steeds digitaler geworden, gebruik cloudmogelijkheden om samen te werken en maak al mijn aantekeningen op mijn tablet. Dat werkt veel efficiënter. Twee jaar geleden heb ik mijn bureau leeggemaakt en mijn ladeblok weggedaan. Later volgde de kast.” Huffmeijer heeft geleerd door te doen en te experimenteren, nieuwsgierigheid was haar drive. “Als iets niet lukte, ging ik op zoek naar informatie over hoe het wel kon. In de organisatie waar ik op dat moment werkte, kreeg ik de ruimte om te experimenteren; fouten maken was geoorloofd.”

Zelfredzaamheid

Computer- en internetvaardigheden worden steeds belangrijker voor steeds meer ambtenaren, ziet George Evers. “Het is de trend meer autonomie te geven. Dat zie je terug in zelfroostering, bijvoorbeeld in de groenvoorziening. Medewerkers zorgen er samen voor dat het werkrooster is ingevuld en maken daarbij gebruik van digitale middelen. Of neem de ontwikkeling van selfservice bij HR-afdelingen. Vroeger zaten daar mensen jouw gegevens in te vullen en vakantieaanvragen te verwerken. Tegenwoordig is dat geautomatiseerd en doe je dat zelf via intranet.”
Huffmeijer is onlangs gestart als projectleider Leren bij de provincie Noord-Brabant, onderdeel van het programma Digitaal Werken. Doel is medewerkers te helpen de skills te ontwikkelen om mobieler en slimmer samen te werken. “Dat gaat niet alleen over cloud- en sociale-mediatoepassingen; ook het gebruik van basiskantoorautomatisering behoeft aandacht. Er wordt vaak gemopperd op toepassingen als Groupwise, Word en het documentmanagementsysteem, terwijl daar zo veel mogelijkheden in zitten om je werk slimmer te doen. Die worden meestal slecht benut.” De handleiding die ze kregen, was niet voldoende om het echt onder de knie te krijgen, ziet Huffmeijer. “Bovendien zijn de mogelijkheden steeds groter geworden. Mensen hebben zichzelf een manier aangeleerd om ermee te werken en weten niet dat er veel meer kan. De slimme dingen staan niet in de handleidingen.”

Basisniveau

Kato Vierbergen coördineert het rijksbrede programma Stimuleren Digivaardigheden Rijk. “De rijksbrede Informatiseringsstrategie schetst de beleidskaders, onder meer voor tijd-, plaats- en apparaatonafhankelijk werken. Met Stimuleren Digivaardigheden geven we antwoord op de vraag: wat is er nodig om die kaders in de praktijk te brengen? Eén van de doelen is eenduidigheid: wat verwachten wij als rijksoverheid aan digitale vaardigheden van onze medewerkers? Er is een basisniveau vastgesteld. Rijksambtenaren moeten in ieder geval beschikken over basis-ICT-vaardigheden om internet en de basiskantoorautomatisering goed te gebruiken.”

Stimuleren Digivaardigheden werkt samen met het programma Het Nieuwe Werken bij hetzelfde ministerie. Het programma van Vierbergen richt zich vooral op ‘informatiebewustzijn’. Daarbij zijn naast politiek-bestuurlijke sensitiviteit, het besef welke informatie je deelt met wie en vaardigheden om met de kantoorautomatisering om te kunnen gaan, ook veilig werken met mobiele apparaten en software van belang. Vierbergen: “We richten ons zowel op de omgang met informatie als op de stabiliteit van onze infrastructuur. We kunnen technisch niet alles dichtregelen met firewalls. Informatie op smartphones kan bijvoorbeeld niet worden afgeschermd van applicaties die gebruikers erop zetten. De zelfvoorzienendheid van ambtenaren zal groot moeten zijn. Daarom moeten we ervoor zorgen dat zij die verantwoordelijkheden ook kunnen dragen. Dat vraagt om besef van de risico’s en de vaardigheden om daar bewust mee om te gaan, zodat we informatielekken en hackers niet faciliteren.” Dat risicobewustzijn mag er niet toe leiden dat ambtenaren niets meer durven, benadrukt Vierbergen. “Het motto is: be aware, not afraid.”

Bespreekbaar maken

De aanpak van het Rijk richt zich op beleidsambtenaren en specifiek op de managers. Digitaal werken, maar ook de uitwerking in digitale toepassingen, wordt in hun werk steeds belangrijker, ziet Vierbergen. “Beleid, wet- en regelgeving krijgen steeds vaker een uitwerking met een duidelijke informatie- of ICT-component. Een steeds groter deel van het lijnmanagement en de beleidsambtenaren moet dus niet alleen zelf met ICT-oplossingen uit de voeten kunnen, maar er ook goede toepassingen voor hun werk mee kunnen uitwerken. Naast goed informatiemanagement is daarbij ook ICT-opdrachtgeverschap en het kunnen benutten van sociale media in het werk van belang. Managers moeten bovendien het gesprek kunnen voeren over informatievaardigheid en – veiligheid en aan medewerkers duidelijk kunnen maken wat er van hen verwacht wordt bij tele- en flexwerken met mobiele apparatuur.” Dat vraagt om een open cultuur. “Een medewerker moet ook durven zeggen dat zijn laptop gestolen is.”

Ander spel

Wat het begrip ‘digitale vaardigheden’ lastig maakt, is dat ook andere dan technische vaardigheden en competenties van belang zijn. Techniek is steeds vaker faciliterend, ziet Evers. “Sociale media maken de drempels heel laag voor ambtenaren om zelf op brede schaal contacten te leggen en activiteiten te ontplooien. Informatie volgt daardoor niet meer de klassieke weg via de baas naar de bovenbaas en op die manier de weg naar buiten; het gaat meteen de wereld in. Dat vraagt van ambtenaren bovenal goede politiek-bestuurlijke antennes. Maar het lijkt me volstrekt logisch dat je als medewerker van een gemeente bijvoorbeeld niet twittert dat je het niet eens bent met de wethouder.”

Evers constateert een spanningsveld in horizontaler werken: “We willen dat er meer wordt samengewerkt en dat kennis en informatie open wordt gedeeld. Dat vraagt echt om een andere houding. Van specialisten wordt tegelijkertijd verwacht dat zij het meest weten op hun gebied. Kennis en macht zijn in de cultuur vaak nog zo met elkaar verbonden.” Ook Tamara Huffmeijer valt op dat samenwerking nog niet altijd vanzelfsprekend is: “In de praktijk zie je soms onwetendheid: hóe moet ik samenwerken? Het blijkt lastig dingen integraal op te pakken. Sommigen zijn daarin heel erg ver, anderen blijven achter hun bureau zitten en zijn veel tijd kwijt met het verzamelen van informatie voor hun nota. Dan denk ik: dat kan zoveel sneller en beter als je anderen erbij betrekt.”

Ook co-creatie en crowdsourcing vragen om specifieke vaardigheden, ziet Evers: “Het goed inzetten van digitale middelen daarbij vraagt allereerst dat je weet wat er te koop is en hoe je dat moet hanteren. Maar het spel moet bovendien zorgvuldig gespeeld worden. Neem bijvoorbeeld ruimtelijke-ordeningsplannen. De vaardigheden van iemand die achter de tekentafel plannen voor een wijk maakt, zijn wezenlijk anders dan van iemand die in co-creatie een plan maakt dat voldoende draagvlak heeft.”

Leren

ICT-afdelingen kunnen een rol spelen bij de ontwikkeling van digivaardigheden, ziet Huffmeijer. “Door beter te communiceren over nieuwe toepassingen en ICT-ontwikkelingen vooral ook leuk te maken. Daarnaast kan de helpdesk mensen verder helpen hun vaardigheden te verbeteren.” Het allerbelangrijkst bij de ontwikkeling vindt Huffmeijer flexibiliteit. “Openstaan voor veranderingen. Daarbij hoort wel een bepaalde cultuur, je moet mensen daartoe willen verleiden. Laat zien hoe leuk het is om te veranderen en continu mee te bewegen. Wees zelf een voorbeeld, een ambassadeur.” Maar, zegt ze, “het kan niet alleen maar vrijblijvend zijn. Soms moet je dingen ook gewoon doorvoeren.”

Evers vindt het belangrijk dat ambtenaren niet afwachten. “Het initiatief en de regie liggen bij jou als medewerker. Logisch, want alleen jij kunt bepalen wat je nodig hebt om je werk goed te doen. Dus weet wat er in je omgeving gebeurt, hoe je daar op wilt inspelen en wat je moet ontwikkelen. Dat hoort bij je werk. Maar het mooie is; er is zo veel kennis beschikbaar via internet en via sociale media. Je moet het wel zelf bij elkaar harken.” Leidinggevenden spelen daarin wel een rol. “Zij zullen in dit proces hun mensen moeten helpen en coachen om het beste eruit te halen wat erin zit.”

Spiegel

De rijksoverheid gaat medewerkers een self-assessmenttool bieden, waarmee ze kunnen zien hoe digivaardig en informatiebewust ze zijn. Vierbergen. “Het assessment maakt duidelijk: waar sta ik en wat heb ik nodig om me verder te ontwikkelen? Je wordt doorverwezen met links naar het aanbod aan ontwikkelingsmogelijkheden. Want er gebeurt al veel aan training en voorlichting bij de departementen: dat maken we inzichtelijk.” Het assessment dient voor het Rijk tevens als nulmeting van de startsituatie. “We toetsen met het assessment ook de effectiviteit van de ondersteuning die we bieden. Zo wordt na verloop van tijd duidelijk of het noodzakelijk is daarin bij te sturen.”

Digitale vaardigheden: wat zijn het?
Het programma Digivaardig & Digiveilig (ministerie van Economische Zaken) onderscheidt vier niveaus in digitale vaardigheden:
• Operationele vaardigheden: het kunnen bedienen van de knoppen.
• Formele vaardigheden: om kunnen gaan met formele structuren, zoals snappen hoe een browser werkt.
• Informatievaardigheden: de betrouwbaarheid van informatie kunnen beoordelen.
• Strategische vaardigheden: met inzet van digitale toepassingen je doelen kunnen behalen.
Digitale vaardigheid hangt samen met kennis over hoe je veilig met digitale middelen en infrastructuren omgaat.