Documentverwerking in de publieke sector

Documentverwerking is een essentieel onderdeel van elke organisatie, ook in de publieke sector. De publieke sector wordt echter geconfronteerd met een unieke reeks uitdagingen, waarmee de private sector kan helpen – mits de juiste vragen worden gesteld.

Hoewel er enige overlap bestaat tussen de uitdagingen rondom documentverwerking in de private en publieke sector, zijn er ook uitdagingen die uniek zijn voor de publieke sector. Deze uitdagingen zijn onder meer:

– Hoewel er enige overlap bestaat tussen de uitdagingen rondom documentverwerking in de private en publieke sector, zijn er ook uitdagingen die uniek zijn voor de publieke sector. Deze uitdagingen zijn onder meer:
– Oude en gefragmenteerde systemen die het moeilijk maken om een samenhangende strategie voor documentverwerking in de hele organisatie uit te voeren.
– Het recht op inzage maakt het noodzakelijk dat werknemers snel en efficiënt de juiste informatie kunnen vinden.
– Gegevensvoorschriften betreffende documenten moeten worden nageleefd vanwege privacy en veiligheid.
– De burgers verwachten dat hun verzoeken correct en tijdig worden opgevolgd. Werknemers hebben goede toegang nodig tot de documentatie die ze mogen gebruiken, zodat ze hun werk goed en snel kunnen doen. Er zijn vaak meerdere gebruikers met dezelfde toegangsrechten, en deze rechten kunnen veranderen als de rol van de werknemer binnen de organisatie verandert.
– Documentatie verzamelen in verschillende formaten voordat het wordt gecontroleerd op relevantie en voor opslag. Dit kan ook gaan om het digitaliseren van documentatie in analoge formaten.
– De veiligheid van alle opgeslagen documentatie garanderen.
– Voor meer informatie over deze uitdagingen leest u onze blog over slimmere dataverwerking in de publieke sector voor betere toegang tot informatie en ervaringen van burgers.

Documentverwerking in de publieke sector

Slimmere documentverwerkingssystemen die automatisering en KI integreren, kunnen de publieke sector helpen om hun systemen voor documentverwerking met succes en probleemloos te beheren. Hoewel de oplossing voor hun uitdaging rondom documentverwerking duidelijk is, zijn er nog steeds twee elementen die de sector tegenwerken.

In de eerste plaats de lange bestelprocessen, die het voor de publieke sector moeilijk maken om de juiste oplossing te kiezen, die ook op het moment van installeren nog relevant is. Vaak heeft de aangevraagde technologie een aantal iteraties en verbeteringen ondergaan voordat deze wordt geïmplementeerd, maar kan dit om juridische en contractuele redenen niet worden bijgewerkt, waardoor de publieke sector werkt met verouderde technologie, zelfs al op het moment als deze net is geïnstalleerd.

Ten tweede werken ambtenaren vaak hun hele loopbaan in de publieke sector en hebben maar weinig van hen de juiste kennis en ervaring om te weten wat vanuit technologisch oogpunt mogelijk is. Bovendien vinden ze het vaak moeilijk om te formuleren wat hun organisatie nu en in de toekomst nodig heeft.

Hoe kan de private sector de publieke sector helpen verbeteren?

Net als de publieke sector hebben ook organisaties gespecialiseerd in technologie en IT-diensten een sociale verantwoordelijkheid om hun klanten te helpen. Dit betekent het leveren van de best mogelijke technologische oplossingen, waarbij de organisaties in de private sector hun klanten in de publieke sector dus de juiste vragen moeten stellen. In plaats van te vragen wat ze willen, dienen ze het probleem van de publieke organisatie te onderzoeken, zodat het voor nu en voor de toekomst wordt opgelost.

De juiste vragen zijn onder meer: Hoe zal deze oplossing voor documentverwerking passen binnen de grotere gegevensbeheerstrategie van de organisatie? Hoe ziet de besturing van gegevens eruit voor de organisatie? Wat hebben de werknemers nodig om hun werk goed te doen? Welke typen identiteitsbeheersystemen gebruikt de organisatie om ervoor te zorgen dat alleen geautoriseerde medewerkers toegang hebben tot alle gegevens? Welke documentatie heeft de organisatie te verwerken? Hoe waarborgt de organisatie de relevantie voordat deze documentatie wordt opgeslagen?

En als één van de basisonderdelen – bijvoorbeeld een gegevensbeheerstrategie, de besturing van gegevens of identiteitsbeheersystemen – ontbreken, moeten deze natuurlijk samen met het documentverwerkingssysteem worden geïmplementeerd.

Door zich meer op te stellen als consultant en partner in plaats van een eenvoudige leverancier, maken private organisaties het verschil voor de private sector en de Nederlandse samenleving.

Vincent Hoek is Enterprise Architect @ Uitvoeringsorganisatie Bedrijfsvoering Rijk (UBR)