Door met de werkagenda ‘Waardengedreven digitaliseren’? 1. Informatiehuishouding
‘Een digitale overheid die waardengedreven en open werkt voor iedereen’ is een van de hoofdpunten uit de Werkagenda Digitale Overheid, die onder leiding van voormalig staatssecretaris Alexandra van Huffelen in uitvoering is genomen. De informatiehuishouding speelt hier een cruciale rol in. iBestuur vroeg Ineke van Gent, voorzitter van het Adviescollege Openbaarheid en Informatiehuishouding (ACOI), hierop te reflecteren.
In afwachting van het regeerakkoord lees ik in het hoofdlijnenakkoord: ‘We zien een overheid die een baken van betrouwbaarheid is voor alle Nederlanders.’ Helemaal mee eens. Zo hoort het!
Het akkoord spreekt, onder verwijzing naar de toeslagen en Groningen, over geschaad vertrouwen.’Herstel is nodig en urgent’, zegt het. Alweer: mee eens. En dan staat er: ‘De Wet open overheid (de Woo), de uitvoering hiervan en de hiermee gemoeide kosten, worden geëvalueerd’. Ik hoop dat ik me vergis, maar ik lees hier: We zijn te veel tijd en geld kwijt aan journalisten en burgers die met een beroep op de Woo vragen om publicatie van duizenden documenten. En bij termijnoverschrijding moeten we ook nog eens dwangsommen betalen. Daar gaan onze belastingcenten!
Belangen van de samenleving
Ik vind evaluaties prima, als je heel precies kijkt welke kosten voortvloeien uit de wet en welke uit een gebrekkige uitvoering daarvan. En als je niet alleen meet wat een maatregel kost, maar ook wat die de samenleving oplevert: een transparante overheid die mensen serieus neemt, die mensen in staat stelt op te komen voor hun belangen, en deel te nemen aan politiek en samenleving.
Er zijn al evaluaties. Daaruit blijkt dat de afhandeling van Woo-verzoeken vaak niet goed georganiseerd is. Er gaat veel tijd en dus geld verloren met ‘gedoe’: geen of moeizaam contact met de verzoeker, handmatig documenten verzamelen en beoordelen, nodeloos lakken, eindeloos parafen zetten. Iedereen wil openheid, maar de organisatie én de cultuur rond openheid is nog lang niet wat die moet zijn. Wat de nieuwe regering daarmee moet? Ook dat staat in het hoofdlijnenakkoord: ‘De overheid moet uitgaan van vertrouwen jegens de burgers. En gebruik blijven maken van de hardwerkende, deskundige professionals met hart voor de publieke zaak.’
Dat is precies het uitgangspunt van ons advies ‘Wat kan ik voor u doen?’. Geef de Woo-behandelaars het mandaat en de middelen om Woo-verzoeken zelfstandig af te handelen, zonder parafencircus en zonder politieke inmenging. En laat die behandelaars om te beginnen in een open gesprek met de Woo-verzoekers achterhalen wat hun ‘echte’ informatiebehoefte is en samen bepalen hoe die het beste – in redelijkheid – kan worden vervuld. Wij maken hiervoor momenteel een (model)leidraad die iedereen kan overnemen. Zeker weten dat de afhandeling van de meeste Woo-verzoeken daarmee veel soepeler verloopt. Natuurlijk zullen er altijd boze burgers blijven die de Woo misbruiken om verhaal te halen. Soms moet je dan als bestuurder echt een streep trekken. Dat kan, maar alleen als je eerst je eigen huis op orde brengt.
Nationale coördinatie
Naast Woo-verzoeken beter behandelen, moet de overheid ook veel meer informatie uit zichzelf actief openbaar maken. De bewindspersonen van OCW (Archiefwet) én BZK (Woo) hebben alle reden om samen tot een echt overheidsbrede aanpak te komen, onder nationale coördinatie. Zie onder meer ons advies ‘Alles is niets’. Daarmee dring je de uitvoeringskosten van de Woo veel duurzamer terug dan door de toegang tot overheidsinformatie te beperken. Een megaklus, maar een overheid die een baken van betrouwbaarheid wil zijn, heeft geen andere keus.
Dit artikel is gepubliceerd in iBestuur Magazine #52 van oktober 2024
Nog geen (gratis) abonnement? Klik HIER
Lees ook:
Het openbaar maken van (grote) hoeveelheden documenten is het trieste resultaat van decennia van bestuurlijke armoede binnen de Nederlandse overheid. Verantwoording is verworden tot het achteraf rapporteren op basis van vragen die niemand eerder had voorzien en waarbij de gegeven antwoorden niet herleidbaar zijn naar de feitelijke uitvoering. Signalen over gebrekkig functioneren komen te laat om nog verandering door te kunnen voeren voordat het probleem groter wordt.
De oplossing ligt in het terugkeren naar de bedoeling van het samenstel van wet- en regelgeving.
Openbaarmaking weer baseren op de formele verantwoording over het functioneren en (daarmee) de arbeidsintensieve verzoeken beperken tot zeer specifieke casus.
De Algemene wet bestuursrecht biedt voldoende houvast voor een ordentelijke inrichting van verantwoordingsprocessen in relatie tot bevoegdheden en verantwoordelijkheden en met een juiste relatie tot de ministeriële verantwoordelijkheid. Die verantwoording moet qua vorm en inhoud vooraf vastgesteld kunnen worden, zodat ook meer duidelijkheid ontstaat over verantwoordelijkheden en de inrichting van organisatie en processen. Vooraf, omdat de openbaarmaking dan ook plaats kan vinden op een eerder moment waardoor zowel de politiek als de maatschappij hun verantwoordelijkheid / betrokkenheid vorm kunnen geven. Een toets op de inrichting van geautomatiseerde procesondersteuning geeft inzicht in de vertaling van wetgeving naar besluitvorming en de keuzen die daartoe gemaakt zijn en geeft politiek en belanghebbenden inzicht in welke invloed op welk moment verwacht wordt of mogelijk moet zijn.
Algemene beginselen van behoorlijk bestuur (ABBB) moeten en kunnen onderdeel zijn van die verantwoording waarmee aan belanghebbenden rechtszekerheid kan worden geboden op het niveau van formeel juridisch beleid. De nakoming van de Archiefwet ziet dan zoals bedoeld, op inzicht in de opdracht, de inrichting en de beoogde werking (het kunnen). Het doen wordt daarna zichtbaar via vooraf gedefinieerde vormen van informatie over het feitelijk bestuurlijk handelen, de daadwerkelijke uitvoering en bruikbare informatie over het functioneren van dat geheel.
Idealiter wordt de verantwoording over bestuurlijk handelen dan ook ingericht conform de ABBB, zodat zorgvuldigheid vorm krijgt via inzicht in verantwoordelijkheid, noodzakelijke kennis en gebruik van de adviesfunctie. Een zorgvuldigheid die begint in de voorbereiding van besluiten, waarmee de archiefwaardigheid van die voorbereiding ook niet langer ontkent kan worden en de echte hiaten in het besturen zichtbaar worden.