Duur lapwerk
Als Rijksarchivaris mag ik mij voor het eerst tot de lezers van iBestuur richten. Wat een kans, want veel van u associëren archief vast nog met lange gangen vol kasten met papier. De essentie van een archief heeft echter niets met plaats of vorm te maken, maar met de functie. Dus die gangen doen er niet toe; wat je ermee wilt bereiken wel.
Zonder archief geen bedrijfsvoering, geen verantwoording, geen parlementaire enquête, geen rechtszekerheid en geen historisch onderzoek.
In deze tijd bestaat een archief niet meer uit kasten maar uit servers. Is dat gemakkelijker? Helaas niet. U weet ook dat digitale informatie een stuk kieskeuriger is dan papier. Onderhoud aan bestandsformaten, metadata, links, applicaties en hardware vragen meer menskracht dan onderhoud van papier. Bitrot, Linkdrift en Appcrash liggen op de loer. De functie van archiveren kun je vangen onder de term Duurzame Toegankelijkheid, oftewel DUTO. Als generaties na ons nog informatieobjecten kunnen vinden die leesbaar en interpreteerbaar zijn, dan hebben niet alleen archivarissen, maar ook informatieproducenten het nu goed gedaan. Het is namelijk een samenspel.
Bij het ontwerp van nieuwe informatiesystemen en toepassingen staat altijd het primaire doel voorop. Logisch. Een slimmer werkproces, een nieuwe toepassing, nieuwe vereisten en een betere dienstverlening aan burgers en bedrijven. Maar ook het secundaire gebruik van informatie vergt vooraf onze aandacht. De tijd is namelijk voorbij dat na jaren de dozen met oud papier naar een archief worden gebracht. Digitale informatie is dan allang technisch verouderd, verspreid en onvindbaar. Nog worden weleens zakken met diskettes en harde schijven bij ons over de drempel gebracht. Alsjeblieft, zoek maar uit en veel plezier. Leuk voor puzzelaars en pensionado’s. Dat werkt niet meer.
Digitale informatie moet in de systemen waarin ze gecreëerd wordt direct voldoen aan voorwaarden voor duurzame toegankelijkheid. Daar moet tijdens ontwerp en bouw van de systemen al rekening mee gehouden worden. DUTO by design, noemen we dat. Wanneer je het achteraf probeert wordt het DULA: duur lapwerk. Daarom is een informatiearchitectuur van belang waarin archivistische doelen direct worden meegenomen. Er zijn verschillende instrumenten en methodes om digitale duurzaamheid te bevorderen. Bijvoorbeeld DUTO van het Nationaal Archief. Er leiden meerdere wegen naar Rome, waar het om gaat is bewustzijn en draagvlak aan de top.
We bevinden ons in allerlei opzichten nog middenin een transformatie naar compleet andere vormen van communicatie, productie, sturing en bestaan. Het vraagt veel van ons aanpassingsvermogen. Daardoor is de blik vaak gericht op het heden, niet op de (verre) toekomst. Er zijn buiten de kerken en moskeeën niet veel beroepsgroepen die als opdracht hebben een oogje op de eeuwigheid te houden. Wij wel. En graag met u.
Marens Engelhard is Algemeen Rijksarchivaris/directeur Nationaal Archief
Download iBestuur magazine nummer 26 als PDF
