‘Een goede ICT-infrastructuur is cruciaal’

Margreet de Graaf: “In Veiligheidsregio Fryslân is een informatieknooppunt ingericht om gemeenten van informatie te kunnen voorzien.”

Bedrijven maken tijdens de COVID-19-crisis drie fasen door: respond, rebound, reinvent. Dat is wat CGI, met zo’n 80.000 werknemers verspreid over 400 locaties wereldwijd, de afgelopen maanden signaleerde. De 3R’s komen dan ook prominent aan bod in de introductie van de break out-sessie, verzorgd door Wilco Riemersma, verantwoordelijk voor de Sector Overheid van CGI en host van dit iBestuur-programmaonderdeel. “In de respond-fase reageren bedrijven op de onmiddellijke gevolgen die door de crisis worden veroorzaakt. In de rebound-fase gaan ze de uitdagingen aan die na de eerste crisisfase opkomen. En in de reinvent-fase worden bedrijfsmodellen ontwikkeld om vorm te geven aan nieuwe manieren van interactie met burgers, ondernemers, leveranciers en ketenpartners”, aldus Riemersma. Aan zijn gesprekspartners Margreet de Graaf en Johan Maas vraagt hij de ontwikkeling van hun organisaties in de afgelopen periode te schetsen tegen de achtergrond van deze drie fasen.

Dashboards & informatieknooppunten

Margreet de Graaf is directeur Publieke Gezondheid en als zodanig verantwoordelijk voor GGD Fryslân en GHOR Fryslân. Binnen de raad van DPG’en van GGD GHOR Nederland is zij verantwoordelijk voor de portefeuille Informatievoorziening. “Bij GGD Fryslân”, zo vertelt ze, “werd de afdeling infectieziektebestrijding, waar normaliter 12 mensen werken, in de respond-fase opgeschaald naar 60. Handmatige tellingen in systemen – want we hadden nooit grote aantallen – werden vervangen door een fulltime data-analist en dashboards. In Veiligheidsregio Fryslân is een informatieknooppunt ingericht om gemeenten van informatie te kunnen voorzien.”

Het vergde landelijk IT-aanpassingen die het bijvoorbeeld voor medewerkers mogelijk moesten maken om in elkaars systemen te kunnen kijken, voor burgers om digitaal een afspraak voor een coronatest te maken (via CoronIT), om bron- en contactonderzoek te faciliteren en callcenters aan elkaar te knopen. “Er zijn enorme stappen gemaakt”, concludeert De Graaf. Er bestaat van nature geen landelijke samenwerking tussen de 25 GGD’en. De governance is ingericht op het normale lokale werk. Ze worden bestuurd door de wethouders van de gemeenten in hun werkgebied. Via de Wet publieke gezondheid is geregeld dat een uitbraak infectieziekte A door de minister wordt gestuurd. Hierop was de decentrale infrastructuur ICT uiteraard niet berekend.’

TVL-regeling komt ondernemers tegemoet

De Rijksdienst Voor Ondernemend Nederland (RVO) kreeg, samen met de Kamer van Koophandel, de opdracht een steunpakket voor ondernemers vorm te geven. RVO verstrekte 900 miljoen euro aan zo’n 400.000 ondernemers in het mkb en de ‘agrohoek’. ‘Algauw kregen we ook signalen dat veel ondernemers zuchtten onder hun vaste lasten’, aldus waarnemend directeur en CFO/CIO, Johan Maas. “Het kabinet vroeg ons ook daarvoor een tegemoetkoming te organiseren. Dat werd de TVL-regeling, die nog loopt. Daar zullen zo’n 30.000 tot 35.000 ondernemers gebruik van maken, waarmee nog eens 200-250 miljoen is gemoeid.” Het mooie tijdens de respond-fase vindt Maas dat er spontaan pools van ondernemers ontstonden die hulp en ondersteuning aanboden. “De crisis gaf een enorme boost aan het saamhorigheidsgevoel.”

De regelingen werden noodgedwongen generiek gehouden. “Dat landde heel makkelijk op ons IT-systeem”, vertelt Maas. “We hadden al veel geïnvesteerd in een aantal basis-uitvoeringsplatforms. Die investering betaalt zich nu uit. Regelingen die nog op andere platforms draaien, zijn we nu ook aan het overzetten.”

De emancipatie van de uitvoering

In de samenwerking met het ministerie zag Maas een belangrijke verandering ontstaan. Waar voorheen het ministerie de condities bepaalde, was het nu de RVO die aangaf wat hij kon uitvoeren onder welke voorwaarden. Maas: “Je zou het de emancipatie van de uitvoering kunnen noemen. Dat vind ik wel de winst van deze periode: de verbinding tussen het ministerie en de uitvoering is heel sterk geworden. Ook in de toekomst zullen we vanuit die senioriteit het gesprek aangaan.”

De Graaf ziet die sterkere verbinding en emancipatie eveneens. “Wat is uitvoerbaar, is een belangrijkere vraag geworden. Want als iets niet lukt, heeft de minister iets uit te leggen in de Tweede Kamer. Of een plan daadwerkelijk kan worden uitgevoerd, wordt steeds beter gecheckt van tevoren. Wat dat betreft boffen zowel de RVO als wij met ministers die daarvoor open staan.”

Platforms vergemakkelijken samenwerking

Uit de respond-fase destilleert Maas een tweetal aandachtspunten. “Veel regelingen zijn weggezet in een koker: die van UWV, KVK, SVB, van ons. Dat was ook effectief. Maar het was nog makkelijker geweest als bijvoorbeeld UWV gelijk een link had kunnen leggen naar ondernemers die problemen hadden met hun vaste lasten. Omdat we allemaal verschillende IT-systemen hebben, is dat lastig. Dat vind ik een aandachtspunt voor de reinvent-fase: er moeten platforms over de uitvoeringsinstellingen heen komen te liggen waardoor je makkelijker met elkaar kunt samenwerken.”

Als tweede aandachtspunt noemt Maas het gemak van toegang tot bestanden; via één contactpunt, vergelijkbaar met DigiD. Ook voor De Graaf is dit aandachtspunt herkenbaar. “In ons vakgebied is de Persoonlijke Gezondheidsomgeving (PGO, een website of app waarmee patiënten hun medische gegevens bijhouden en bepalen wie daartoe toegang heeft, red.) in opkomst. Misschien zou er ook zoiets als een Persoonlijke Overheidsomgeving moeten komen.”

Over de grens van je eigen ICT-systemen heen reiken

Naar aanleiding van een van de polls die tijdens de break out-sessie worden gehouden, komt het onderwerp ‘samenwerken’ opnieuw aan de orde. De Graaf verwacht dat de geïntensiveerde samenwerking tussen organisaties en overheid blijvend zal zijn. “Het is het belangrijkste wat we meenemen naar de toekomst.’ Dat stelt wel eisen aan de kwaliteit van de ICT, vindt ze. ‘Die moet erop gericht zijn dat je met elkaar kunt samenwerken, dat je over de grens van je eigen ICT-systemen heen kunt reiken. Op welke manier dan ook, want elke crisis is weer anders. Platforms en standaardisatie worden naar mijn idee dan ook steeds belangrijker.”

Dankzij de crisis heeft ook de samenwerking tussen de GGD’en en het faciliteren daarvan met behulp van ICT een vlucht genomen, constateert De Graaf. “Het is lastig om 25 GGD’en, met al die bestuurders, op één lijn te krijgen als het gaat om investeringen in de basisinfrastructuur. Die zijn nu noodzaak geworden. VWS neemt dat besluit en wij voeren het uit. Het geeft een enorme boost en dat is superfijn.”

Goede basisstructuur

Volgens Riemersma – en Maas beaamt dat – heeft de coronacrisis bewezen dat de ICT-infrastructuur van de overheid stevig genoeg is om deze ongekende druk aan te kunnen. “Als je ziet hoeveel mensen thuis zijn gaan werken: die slag was enorm snel gemaakt. Veel organisaties, zoals UWV, Belastingdienst, KVK en wij, hebben laten zien hoe wendbaar ze zijn. Ik geloof heilig in een goede basisstructuur en die is er. Vooral in de wendbaarheid ervan moeten we investeren.” Dat vergt ook oog voor het menselijke aspect, benadrukt Maas. “Het vele thuiswerken gaat op enig moment een backlash geven. Ik voorspel dat dit de wendbaarheid van organisaties gaat tarten. Daarom zeg ik: bescherm niet alleen je organisatie, bescherm vooral ook je mensen.”

Kijk de sessie hier terug

Lees ook ‘De overheid moet aan de slag met een crisis ICT-infrastructuur’