Geen ministerie dat nog zelf zijn ICT-zaakjes regelt. Dat is de doelstelling van het Shared Service Centrum (SSC) ICT Haaglanden, dat inmiddels de volledige kantoorautomatisering verzorgt voor zes van de elf departementen. Drie volgen er nog, alleen Defensie blijft een uitzondering. Alle applicaties waarmee de rijksambtenaren werken, worden beschikbaar gesteld via de mede door Centric ontwikkelde User Provisioning Portal.
Perry van der Weyden
SSC–ICT Haaglanden neemt de ICT over van de departementen en daaraan gelieerde organisaties in de Haagse regio. Denk aan inspectiediensten, die weliswaar ook buiten Den Haag werken, maar daar wel statutair gevestigd zijn. “Wij verzorgen de volledige kantoorautomatisering. We doen alles, van hardware tot applicatieonderhoud,” vertelt Perry van der Weyden, directeur van het service centrum.
Zijn organisatie biedt onder meer telecom, ondersteuning voor mobility en housing-oplossingen voor de aangesloten ministeries. Zes ministeries bedient Van der Weyden inmiddels, een aantal volgen nog. Algemene zaken en Buitenlandse Zaken staan voor dit jaar op de planning, voor Economische Zaken en Onderwijs, Cultuur en Wetenschap worden nog verkenningen gepleegd.
Compacte Rijksdienst
In het datacenter staan hostingplatforms waarop de bedrijfsapplicaties draaien. De gedeelde ICT-voorziening voor ministeries is onderdeel van het programma Compacte Rijksdienst van minister Blok en betekent een stap op weg naar een ‘kleine en krachtige overheid’. Daar hoort één dienstverlening voor de Haagse regio bij.
Nattevingerwerk komt er niet aan te pas. Aan de basis van de transities ligt een onderbouwde businesscase met afgesproken rendementen. De samenvoeging van alle departementen moet het rijk uiteindelijk een kostenbesparing van 35 miljoen euro opleveren. Voordelen zitten in de schaalgrootte, reductie van het aantal fte’s, maar ook in de besturing. Eén ICT-organisatie is politiek gezien eenvoudiger te besturen dan tien afzonderlijke.
User Provisioning Portal
Belangrijk onderdeel van het werkplekbeheer is het beschikbaar stellen van zo’n duizend verschillende applicaties waarmee de ruim 60 duizend rijksambtenaren iedere dag hun werk doen. Het beschikbaar stellen daarvan, de provisioning, gebeurt met een oplossing die mede door Centric is ontwikkeld. Of het nu een Adobe-pakket is, het statistiekprogramma SPSS of een bedrijfsapplicatie, via de webbased User Provisioning Portal van Centric geven gebruikers aan welke software ze nodig hebben, waarna die automatisch op hun werkomgeving wordt geïnstalleerd. Van der Weyden: “Binnen een paar minuten heb je het programma tot je beschikking.” Mailboxen, toegangsrechten en software worden na autorisatie volledig automatisch beschikbaar gesteld of ingetrokken zonder dat er technisch beheer op de infrastructuur nodig is.
Het verhuizen van de ICT-voorzieningen en het werkplekbeheer bij een ministerie betekent dat personeel moet worden overgeplaatst naar een ander departement. “Het perspectief van medewerkers is erg belangrijk, zij moeten het uiteindelijk doen. Kijk, technisch is alles op te lossen. Verzin het en de markt heeft het: hardware, software, consultants. Maar het gaat om de passie en de energie die mensen in een organisatie leggen. Bij ons kunnen ze bijdragen aan nieuwe rijksbrede voorzieningen, in dienst van een organisatie die ervoor verantwoordelijk is dat duizenden rijksambtenaren iedere dag hun werk kunnen doen. Voor echte IT’ers zijn dat wel de leuke dingen. Daarnaast hebben we te maken met ondernemingsraden en bestuurders, die vanzelfsprekend de zekerheid willen dat er zorgvuldig wordt omgegaan met de huidige ICT-omgeving – die mag er niet op achteruit gaan.”
Beter dan de markt
‘Wij kunnen het beter dan de markt’ zei Van der Weyden eens in een interview. Daarmee bedoelt hij dat platte outsourcing geen optie is: “Wij werken aan de integratie van departementen. Dat kunnen wij als geen ander zelf. Wij kennen de klantomgevingen goed. Dat gezegd hebbend: 70 procent van mijn budget gaat naar de markt: wij kopen hardware en licenties in, we huren mensen met de juiste expertise. Ons nieuwe datacenter in Rijswijk wordt ingericht door een marktpartij. Voor veel zaken kunnen wij niet zonder de markt, maar het beheer doen we zelf.”
SSC–ICT Haaglanden bedient nu uitsluitend ‘de Haagse regio’. Heeft Van der Weyden plannen voor verbreding van de dienstverlening, bijvoorbeeld richting gemeenten? “Nee, gemeenten zitten niet in onze scope. Dan ga je over bestuurslagen heen. Mocht het zover komen, dan gaat daar een politieke keuze aan vooraf. Als dienstverlener gaan wij daar niet over.”
Winst voor gemeenten
Gemeenten krijgen er steeds meer taken bij, terwijl de budgetten worden gekort. Ook voor hen valt hier volgens Van der Weyden veel te winnen. “Op kleine schaal zie je al gemeentelijke samenwerkingsverbanden. Zeker bij de grotere gemeenten liggen er kansen op dit gebied. Maar ook bij uitvoeringsorganisaties en provincies, die op sommige terreinen voor dezelfde uitdagingen staan. Als ze die uitdagingen dichter bij elkaar kunnen brengen en er een gezamenlijke dienstverlening op kunnen zetten, dan biedt dat mogelijkheden voor besparing. Waar een wil is, is een weg.”
Heeft Van der Weyden tips voor gemeenten die hun ICT graag compacter willen organiseren? “Als IT’er is het belangrijk dat je je klanten kent. Wat zijn de risico´s voor hen als het even niet werkt? Andersom moeten klanten weten wat er bij IT komt kijken, wat ervoor nodig is om alles achter de schermen te laten draaien. Geen proces verloopt meer zonder IT. Beide zijden moeten begrip hebben voor wat de andere kant doet. Organisaties zijn bij ons dan ook van harte welkom om te komen kijken hoe wij het doen.”
