Europese subsidie aanvragen vraagt veel werk aan de voorkant

Het klinkt aantrekkelijk, je begroting aanvullen met Europees geld voor je eigen digitale innovatieve plannen. Dat is meteen ook de grootste valkuil. Als je er met die mindset aan begint is de kans op een negatieve uitkomst groot, waarschuwt Laura Platenkamp, adviseur bij de RVO. Vraag je liever af: ‘Hoe los ik voor Europa een probleem op, waar ik zelf ook al mee te maken heb.’

“We moeten versnellen,” stelt cyberburgemeester Rian van Dam bij de opening van de middag. Overheden kunnen daarbij goed gebruik maken van Europees geld om de digitale transformatie te financieren. Maar organiseer het traject goed. “Het is een heel gedoe,” weet ze uit eigen ervaring. “Je hebt te maken met veel administratieve regels en een intensieve verantwoording achteraf.” Maar het levert ook veel op is haar conclusie. “Vaak blijven partijen in een consortium na afloop van een subsidietraject intensief samenwerken.”

Europese vraagstukken: denk groot

Met alle nieuwe Europese regelgeving op komst staan EU-landen voor de vraag wat er nodig is om deze op lokaal niveau te implementeren. En dan zoekt de Europese Commissie vooral naar oplossingen met een hoge mate van schaalbaarheid. Een project dat alleen toegespitst is op Nederlandse gemeenten is dus te klein. Wie aan een traject begint voor een subsidieaanvraag zal dus na moeten denken over samenwerking met partners in andere EU-landen. Een aanvraag die ingediend wordt door een Europees breed gedragen consortium scoort meer punten bij de selectiecommissie.

Beginnen bij de impact

Een open deur misschien, maar voor velen toch een ‘eyeopener’: Begin bij de impact van je innovatieve oplossing. Trek digitalisering breder dan alleen ICT.  En vraag je af voor welk Europees probleem je een oplossing gaat bieden. “Dan krijg je een heel andere discussie,” aldus Van Dam. Vaak is de techniek al wel voorhanden, beter is te kijken hoe je bestaande bouwblokken met elkaar verbindt en te ontwikkelen naar Europese standaarden.

Laura Platenkamp wijst erop dat in de subsidieaanvraag duidelijk beschreven moet worden wat de ‘outcome’ is van het project. “En hoe is dat meetbaar? Je zult de ‘outcome’ moeten uitwerken in duidelijk doelen en KPI’s (Kritieke Prestatie-indicatoren). Daarna is het een kwestie van ‘backcasting’: wat is ervoor nodig om daar te komen?”

Wie is de eigenaar?

Ook intern moet je de zaken goed op orde hebben. Wie is de eigenaar van het project? Een subsidieaanvraag is een verantwoordelijkheid van de overheidsorganisatie. “Beleidsdirecteuren en -medewerkers moeten apart overtuigd worden van een digitaliseringsvraagstuk,” weet Muriël Pels van de gemeente Utrecht. Ook omdat er vaak cofinanciering nodig is. Je moet de handen ervoor op elkaar krijgen. En wat als de subsidieaanvraag dan niet gehonoreerd wordt? Ondertussen zijn dan flinke investeringen gedaan om samenwerkingsverbanden op touw te zetten en de subsidieaanvraag te schrijven. “Dan zul je dat aan de politiek moeten uitleggen,” zegt Pels.

Cofinanciering nodig

“Soms worden niet alle activiteiten gefinancierd,” legt Lodewijk Noordzij, adviseur digitalisering bij de RVO, uit. Het kan zijn dat dit neer komt op 10 tot 15 procent van de totale subsidieaanvraag, maar vaak ook meer. Dit is  afhankelijk van de subsidieregeling en ook van de hoogte van de eigen interne kosten. Zelfs bij 100 procent financiering is soms cofinanciering nodig omdat de interne kosten niet matchen met de tarieven die door Europa worden gehanteerd. Daar weet Mike de Roode van TNO alles van. Bij Horizon wordt 125 procent gefinancierd, maar dan nog komt het onderzoeksinstituut tekort.

Het is verstandig om te kijken of het project daarnaast te koppelen  is aan een Nederlandse subsidieregeling en structurele budgetten van je organisatie. Alleen afhankelijk zijn van Europese budgetten is niet verstandig, het moet complementair zijn. Noordzij: “Beschouw het als een extra!” En daarbij doelde hij niet alleen op geld, maar ook op de ontwikkeling van nieuwe kennis en samenwerkingsverbanden.