De overheid blijft achter, zegt het rapport ‘Maak waar!’. Als we in het huidige tempo doorgaan met digitalisering, verliest de overheid haar voorhoederol en de aansluiting bij de maatschappij. Overheden moeten flink aan de slag. Hoe pakt het ministerie van Economische Zaken en Klimaat dit aan?
Marleen Wijnstok (links) , programmamanager I-strategie: “Door de I-strategie krijgen we het gesprek over IT hoog in de organisatie.” Foto: Bart van Vliet. Hennie Brands, manager CIO Office: “We gaan experimenterend te werk.”
Aan tafel zitten Hennie Brands (manager CIO Office) en Marleen Wijnstok (programmamanager I-strategie) van de EZK CIO-office. Samen geven ze vorm aan de I-strategie die bij het ministerie is ontwikkeld. Die I staat voor informatie en daar is IT onlosmakelijk mee verbonden. “Op de begroting van een overheidsorganisatie is IT een flinke post. Voor EZ gaat het om zo’n 250 miljoen euro. Het is dan niet vreemd dat als eerste gekeken wordt naar IT als er bezuinigd moet worden. Kan het niet wat minder of goedkoper? Vanuit deze invalshoek is IT een last voor de organisatie, een kostenpost of zelfs een zorgenkindje. Terwijl we om ons heen ook zien dat IT juist ingezet wordt om beleid en uitvoering kwalitatief te verbeteren.”
“Het gonst overal van de fantasieën over wat informatietechnologie allemaal niet mogelijk zou kunnen maken”, vult Wijnstok aan. “We willen weten wat die mogelijkheden zijn voor het ministerie, waar het nu echt over gaat en wat het voor onze organisatie gaat betekenen. Want hoe kunnen we met verdere digitalisering beter beleid maken? En hoe zorgen we ervoor dat bedrijven en burgers veilig zaken met ons kunnen doen? Er zijn zoveel verschillende ontwikkelingen en daarom hebben we een I-strategie gemaakt.”
Onderzoekend ontdekken
De I-strategie van EZK en LNV is geen alomvattend plan en al zeker geen roadmap. Hennie: “Dat gaat echt niet werken. Hier passen geen projectplannen of blauwdrukken op. IT gaat zo ontzettend snel en niemand weet hoe veranderingen gaan uitpakken of wat ze gaan opleveren. We gaan het onderzoekend ontdekken. Agile dus!”
“We zijn samen met beleidsdirecties en uitvoerende diensten op vijf thema’s voor de I-strategie uitgekomen”, legt Wijnstok uit. “Het zijn de onderwerpen waar we de komende tijd extra inzet op plegen. Dat zijn: Slim gebruikmaken van data; Slim presteren in de digitale wereld, Slim samenwerken in een eigentijdse werkomgeving, Slim waarde toevoegen met I en Slim innoveren en experimenteren.”
“Er zijn verschillende snelheden binnen het departement. Bij de uitvoerende diensten is IT de levensader voor het primaire proces. Denk bijvoorbeeld aan systemen voor subsidieverlening en gegevens over handhaving en toezicht. De IT-vraagstukken zijn daar verder dan bij het kerndepartement. De beleidsdirecties hebben een andere dynamiek door de hectiek rondom het politieke proces. De urgentie voor technologische vernieuwing wordt daardoor minder gevoeld. Juist in die hoek verwachten we echter dat er meer uit IT gehaald kan worden. Dat maakt het beleidsproces beter, vooral ook slimmer. Er zullen ingewikkelde juridische en ethische vragen bij komen kijken als we meer technologie gaan inzetten. Of wat denk je van de gevolgen voor organisatieontwikkeling? De verwachting is dat er taken en banen zullen verdwijnen.”
Brands: “We willen stevig inzetten op slimmer werken met IT. Daarbij zullen we ook flink wat aandacht moeten geven aan digivaardigheden. Niemand kan nu nog zeggen dat digivaardig zijn niet nodig is. Dat betekent bijscholing en bij selectie van nieuw personeel zullen digitale vaardigheden en I-bewustzijn zwaarder meewegen. We zien deze vaardigheden overigens wel al binnenkomen. De Rijkstrainees hebben ze meegekregen vanuit hun studie. Dit zijn mensen met hele diverse opleidingsachtergronden. Je hoeft hiervoor echt geen IT’er te zijn. Maar helemaal vanzelf gaat het niet.”
Legacy: taaie materie
Een stevige kluif voor het ministerie wordt de legacy, verouderde systemen die op den duur onevenredig veel tijd en geld kosten om ze in de lucht te houden. Deze moeten je niet weerhouden om te vernieuwen. “Legacy is nou echt zo’n probleem waar we met alle EZK– en LNV-organisaties samen aan werken. Het is taaie materie. Niet hot of politiek gevoelig, maar dat wordt het wel als we er niets aan doen. Sowieso is samenwerking essentieel voor vernieuwing van het I-beleid. Alle overheidsorganisaties worstelen met dezelfde vraagstukken. Als ministeries en gemeenten staan we ongeveer op hetzelfde punt. Laten we daarom leren van elkaars ervaring.”
Voorbeeld data en beleidsontwikkeling
Het ministerie van LNV kent een soort verzekering voor schade aan gewassen door het weer. Met name boeren die wat krapper bij kas zitten zouden er belang bij hebben zo’n verzekering af te sluiten. De voorwaarde is dat de premie betaald wordt voordat de oogst (het inkomen) binnen is. Zouden minder draagkrachtigen het risico nemen of sluiten ze wel de verzekering af? Combineren en analyseren van de juiste data geeft inzicht in hoe de regeling werkt en of deze op de juiste manier werkt.
Voorbeeld data en beleidsuitvoering
Voor de handhaving van het mestbeleid gaan controleurs dagelijks op pad. Deels is het waarnemen, deels is het de controle van de administratie van een bedrijf. Dat is tijdsintensief werken en controleurs kunnen niet overal zijn. Door te onderzoeken welke databestanden er zijn die iets zeggen over de productie, het transport en verwerking van mest, kan de handhaving op het naleven van de regels worden verbeterd.
