Ga eens wat doen!
Ik hoor en zie regelmatig dat mensen – in het bijzonder de leden van de groeiende groep ‘kenniswerkers’ – er onvoldoende in slagen om productief bezig te zijn met de dingen die ze belangrijk vinden. Mijn advies: zet kleine betekenisvolle stapjes in de goede richting.
Demissionair minister van onderwijs Dijkgraaf schreef deze week een brief aan 200.000 havo- en vwo-eindexamenleerlingen met de boodschap eens te kiezen voor een mbo-opleiding. Dijkgraaf werkt al jaren aan herwaardering voor beroepsonderwijs en vakmensen die we in deze tijden van arbeidskrapte keihard nodig hebben.
Het verkeerde beeld van ‘hoger’ en ‘lager’ zie je op meerdere terreinen, ook in overheidsland. Al decennialang waant menig bestuurder, politicus of ambtenaar het ‘maken van beleid’ (het volschrijven van papier noemt Marije van den Berg dit in haar boek De beleidsbubbel) superieur aan het uitvoeren ervan. Terwijl het de uitvoering is die draait om het contact met mensen, voor wie al het beleid bedoeld is. Ook zie je vaak dat goed beheer en betere benutting van het bestaande minder sexy wordt gevonden dan het lanceren van nieuwe ideeën en ambitieuze projecten.
Gelukkig begint hier langzamerhand verandering in te komen. En terecht, want uiteindelijk is het de uitvoering die het verschil maakt.
Natuurlijk moet je goed nadenken voor je iets doet: ‘bezint eer ge begint’. Maar veel mensen en organisaties lopen juist vast omdat ze hun grootse plannen eindeloos overdenken zonder tot actie over te gaan. Zo blijf het bij dromen.
Drie vragen
Om verandering te realiseren, is het nodig om drie vragen te beantwoorden: wie ben ik? Wat wil ik? En: hoe doe ik dat? (hetzelfde geldt voor organisaties; dan is het wij in plaats van ik)
De eerste vraag gaat over je missie, je principes en je waarden. Waartoe ben je op aarde en wat zijn je drijfveren? Waar sta je voor en wat vind je belangrijk? Deze persoonlijke kern verschilt van mens tot mens en zeker nu we ons voortdurend met iedereen kunnen vergelijken is het belangrijk een goed beeld te hebben van deze intrinsieke motivaties.
De tweede vraag gaat over je keuzes en je doelen. Wat wil je bereiken? Welke prioriteiten stel je en welke offers ben je bereid daarvoor te brengen? Weten wat je (niet) wil is heel belangrijk want anders is de kans groot dat je overal ja op zegt en steeds ‘kiest’ voor dingen die toevallig op je pad kwamen. In plaats van zelf je richting en bestemming te bepalen.
Maar de derde vraag is het belangrijkste. Hoe ga je het waarmaken? Hoe zorg je dat de goede voornemens niet vervagen naarmate de tijd vordert? Mensen beschouwen dit vaak als een kwestie van discipline en doorzettingsvermogen maar gelukkig is resultaat boeken niet puur afhankelijk van karakter.
Schrijvers als James Clear en B.J. Fogg wijzen op het belang van gewoontes. Door in kleine en laagdrempelige stapjes goede gewoontes te ontwikkelen kun je langzaam maar zeker grote doelen bereiken. Eindelijk dat boek uitkrijgen begint bij elke avond voor het slapen gaan één bladzijde lezen (in plaats van op je telefoon staren). Het voltooien van lastige klusjes is veel gemakkelijker als je elke werkdag te begint met je belangrijkste taak (in plaats van je te laten meeslepen door je mailbox). En meer rust vinden in je werk doe je door je agenda strak te organiseren (in plaats van dagen steeds weer vol ‘back to back’ calls te proppen).
Grote plannen spreken sterk tot de verbeelding. Maar ze worden alleen werkelijkheid door kleine betekenisvolle stapjes te zetten. Doe daar maar eens je voordeel mee.
Goed stuk! Niet lullen, maar poetsen, maar dan moet je wel weten waar je moet beginnen?
Dit is iBestuur, dus de focus zou hier moeten liggen op informatie en Bestuur. Waar loop je dan nu tegenaan? Legacy-organisaties worden momenteel vooral geconfronteerd met technische uitdagingen, zoals kunstmatige intelligentie (AI), met juridische uitdagingen, zoals de Europese dataverordeningen en net biologische uitdagingen, zoals de Vergrijzing: bottom line – we moeten meer doen, met minder mensen, in kortere tijd, tegen lagere budgetten, maar met hogere transparantie voor betere verantwoording. Wat betekent dat, als je gewoon ‘wilt beginnen’ en ‘met kleine stapjes leren’?
Ten eerste: Legacy-organisaties hebben verouderde IT-systemen die niet compatibel zijn met moderne AI-technologieën en datamanagement praktijken. Dus we praten wel over AI, maar we hebben al moeite om gegevens efficiënt te verzamelen, te verwerken en te analyseren, dus AI-initiatieven hebben een uitdaging zonder Data Governance. Dus Data Governance opzetten zou doel 1 moeten zijn.
Dan de juridische uitdaging. Legacy-organisaties kunnen het moeilijk vinden om te voldoen aan de jongste compliance regels met hun huidige systemen en processen. (als het je nooit kon schelen waar je bent, ben je nooit verdwaald, maar als iemand je het ineens op de man af vraagt … )
Gebrek aan expertise: AI en datamanagement zijn complexe gebieden die gespecialiseerde kennis en vaardigheden vereisen. Veel legacy-organisaties hebben niet het benodigde talent in huis om deze technologieën te beheren en te gebruiken. Dus we vragen een vergrijsde populatie om iets over zichzelf te zeggen, dat ze niet kunnen overzien. Dat wordt lachen!
Dan krijgen we dus hoe dan ook te maken met weerstand tegen verandering: Legacy-organisaties hebben vaak een gevestigde cultuur en manier van werken die weerstand kan bieden tegen de veranderingen die AI en datagedreven technieken met zich meebrengen. Wat onze grootste uitdagingen van het moment maken: hoe stap je voorbij de blije slogans en ga je jezelf opnieuw uitvinden om bovenstaande uitdagingen aan te pakken? Waar te beginnen?
Moderniseer IT-systemen: Investeer in het upgraden of vervangen van verouderde IT-systemen om compatibiliteit met moderne technologieën te garanderen. Investeer in cloudgebaseerde oplossingen, die wel schaalbaar en flexibel zijn en beter geschikt voor datamanagement en AI-toepassingen.
Implementeer een robuuste gegevensbeheerstrategie met een duidelijk beleid en met heldere procedures voor het verzamelen, opslaan, beheren en beschermen van gegevens.
Bouw AI en data-analyse expertise op: Dit kan gedaan worden door bestaand personeel op te leiden, nieuwe talenten aan te trekken of samen te werken met externe partners of consultants.
Cultiveer een cultuur van verandering: Moedig medewerkers aan om open te staan voor nieuwe technologieën en manieren van werken. Dit kan gedaan worden door middel van training, communicatie en leiderschapsbetrokkenheid.
Dit is geen eenmalig proces, maar een voortdurende inspanning. Legacy-organisaties moeten bereid zijn om constant te ONTleren, zich aan te passen en te verbeteren om de voordelen van AI en datagestuurde technologieën volledig te benutten. Dus probeer af te komen van Mandaat/Budget, Tool makes the Rule, Inkoop en Life Cycle: ga voor de Data. Kleine stapjes werken hier niet. Je doet het, of je doet het niet. We mogen aan onze kleinkinderen uitleggen dat we er content mee waren in een Open Lucht Museum te blijven wonen.