‘Gegevenskwaliteit is een groot recht van de burger’

Standaardisatie en een betere gegevenskwaliteit moeten de gegevenshuishouding in de ketens van Justitie en Veiligheid en Asiel en Migratie naar een hoger niveau brengen. Het draagvlak onder het gegevensbeleid bij zowel departement als uitvoeringsorganisaties is groot. Niet alleen ten gunste van de eigen bedrijfsvoering maar ook voor de samenleving. ‘We doen dit uiteindelijk niet voor onszelf.’

De CIO-raad van het ministerie van Justitie en Veiligheid (JenV) schaarde zich vorig jaar eensgezind achter de eerste versie van het gegevensdelingsbeleid. De vaststelling door de CIO’s van het kerndepartement en grote uitvoeringsorganisaties als de Politie, het OM, de IND en het COA is een belangrijke stap naar een breed gedragen gegevens- en algoritmebeleid in de domeinen van Justitie en Veiligheid en Asiel en Migratie. Er is een aanzienlijke bewustwording en overeenstemming gecreëerd om de gegevenshuishouding naar een hoger niveau te brengen, stelt pSG Emine Özyenici van JenV. ‘Met al deze organisaties is nu consensus bereikt. Alle CIO’s staan erachter. Zij kunnen in de eigen organisatie voor een boost zorgen.’

Het eigenaarschap van het gegevensbeleid van JenV ligt bij de CDO Raad. De komende tijd komen de Chief Data Officers van departement en uitvoeringsorganisaties ook met beleid op gegevenskwaliteit en gegevenstypering. Dat is randvoorwaardelijk, benadrukt Özyenici, om het gebruik en de uitwisseling van gegevens rechtmatig en rechtvaardig te laten verlopen.

‘Wat we hiermee willen bereiken is dat, als het mag en als we het willen, we het gebruik en uitwisselen van gegevens dan ook daadwerkelijk tot stand kunnen brengen. De casuïstiek uit de ondermijnende criminaliteit, de publieke dienstverlening en de jeugdbescherming leert ons dat er een enorme behoefte is bij zowel beleid als uitvoering om het gebruik en uitwisselen van gegevens te verbeteren en daarmee de maatschappelijke meerwaarde aantoonbaar te maken. Neem de vele explosies bij woningen, waar het nieuws vol van staat. ‘Als we de gegevens over deze explosies vanuit de tal van databronnen op rechtmatige wijze bij elkaar kunnen brengen om de daders en de explosieven die zij gebruiken succesvol op te sporen, zou dat grote maatschappelijke impact hebben. Uiteindelijk werken we voor de burger.’

Uitdaging

In de strafrechtketen, de jeugdbescherming en de asiel- en migratieketen werken honderden partijen samen, niet alleen daarbinnen maar ook interdepartementaal (met Douane, FIOD, Belastingdienst en UWV), interbestuurlijk (gemeenten) en met partners in Europa en daarbuiten. De samenwerking tussen al deze organisaties verloopt over de as van gegevensuitwisseling. Het brede werkveld schetst de grote uitdaging die er ligt. ‘We zijn ons nog onvoldoende bewust van de berg aan gegevens die we met elkaar reeds delen en die we met elkaar zouden willen delen op een wijze die in lijn is met de eisen die de wetgever stelt’, zegt ze, waarbij ze verwijst naar onder meer privacywet AVG, de Wet politiegegevens (Wpg) en de Wet justitiële en strafvorderlijke Gegevens (Wjsg). ‘Daar is nog veel werk te doen. Het goede nieuws is dat we ons daar zeer bewust van zijn en dat de CDO Raad van JenV daar het voortouw in neemt.’
Verder is het groot belang dat de kwaliteit van gegevens op orde is, zegt Özyenici. ‘Anders kan dat nare consequenties voor burgers hebben. Daarom is het belangrijk dat we gegevens zo min mogelijk rondpompen en zo goed mogelijk bewaren, beheren, archiveren of vernietigen. Een gegevenshuishouding waarin de kwaliteit van gegevens geborgd is en processen beter zijn gestroomlijnd, is niet alleen in ons eigen voordeel, maar ook de samenleving gaat daar heel veel van merken. We doen dit uiteindelijk niet voor onszelf. Gegevenskwaliteit is een groot recht van de burger.’

Belangrijk is ook dat er middelen beschikbaar komen om de kennis en kunde rond gegevensmanagement in huis te halen. Zo hebben we 25 trainees rondlopen die rouleren over de JenV-organisaties. Zij komen de kennis brengen om het gegevensmanagement verder te brengen in de organisatie en het beleid handen en voeten te geven. Ook hebben we een CDO community gevormd. Dit soort investeringen is nodig. Zelf zijn wij als grote uitvoeringsorganisatie met een eigen datadienst en data-stewards goed uitgerust, voor kleinere organisaties is dat vaak lastiger.’

Het maatschappelijk belang is leidend, benadrukt ook Erkens. ‘In het JenV-domein gaat het om gegevens van kwetsbare mensen: daders, slachtoffers, asielzoekers en jeugdigen. Daar moet je zorgvuldig mee omgaan. We leggen nu onvoldoende gegevens met elkaar vast en maken los van elkaar kopieën van databestanden zonder daar later op te kunnen corrigeren als gegevens niet kloppen. We werken in de migratie­keten al best goed samen. Met partners als het COA en de politie hebben we een proces ingericht waarbij we ter verbetering casussen uitwisselen die niet goed gaan. Ook maken we gebruik van een ‘migratiewoordenboek’, zodat we allemaal hetzelfde verhaal vertellen. Met wat er nu JenV-breed aan plannen ligt, kunnen we tot standaardisatie komen. Ik ben ervan overtuigd dat dit ook tijdwinst en een efficiëntere bedrijfsvoering oplevert. Ook andere organisaties buiten het JenV-domein hoeven niet opnieuw het wiel uit te vinden. We hebben serieus veel te bieden. Kom gerust bij ons je licht opsteken, als je net als wij met gegevensbeleid bezig bent. Kom je kennis delen, maar vraag ook om hulp, als je dat nodig hebt.’

En vaak, geeft Damhof aan, gebeurt dat zonder dat ‘herstel en correctie’ in de systemen is mee-ontworpen, met uitzondering van een aantal basisregistraties. ‘Als er iets niet klopt, corrigeren we de gegevens op één plek, maar laten het onjuiste origineel staan. En dan is correctie van gegevens nog maar het begin: wat zijn immers de gevolgen geweest van dit foute gegeven voor de burger en hoe herstellen we dat? De overheid is in een fase beland – maatschappelijk en politiek gezien – waarin dit niet langer acceptabel is. De gevolgen kunnen groot zijn. Gegevens zijn machtig weten we uit de affaires en crises. Een vinkje bij fraudeur kan een leven vernietigen.’

Een vergelijkbare set aan afspraken als in de accountancy is hard nodig, stelt Damhof, niet alleen bij JenV maar bij de hele overheid. ‘Die urgentie wordt nu breed gevoeld.’ Dat JenV in september vorig jaar een traineeship gegevensmanagement lanceerde, bevestigt dat in zijn ogen. ‘We moeten beseffen dat er geen organisatie meer is binnen de overheid die nog alleen voor zichzelf werkt. Gegevens moeten daarom vindbaar en uitwisselbaar zijn, de kwaliteit moet zijn gewaarborgd en de verwerking van gegevens moet zowel rechtmatig, rechtvaardig als betekenisvol zijn. Deze afspraken moeten we expliciet maken en ze moeten een zo breed mogelijke consensus krijgen. Daarom publiceren we ze ook. Door afspraken vast te leggen en daarop te controleren, maak je bovendien meetbaar of je wel naar een hoger niveau in je gegevenshuishouding gaat. We gaan bijhouden of we aan de afspraken voldoen. En als dat niet zo is, waarom dan niet en op welke wijze we daarin kunnen faciliteren of bij kunnen sturen. Als wij in de ketens van Justitie en Veiligheid en Asiel en Migratie tot consensus en goede standaarden komen, is dat een basis om in de uitvoering te komen tot een grotere adoptie van standaardisatie, en zo kunnen we anderen inspireren deze standaarden over te nemen.’

Dit artikel is ook als katern gepubliceerd in iBestuur Magazine #54 van april 2025