Met de aanschaf van standaard softwarepakketten zijn grote bedragen gemoeid. Gemeenten geven op jaarbasis gemiddeld miljoenen uit aan de aanschaf of lease van standaard software en licenties. Maar waar veel geld wordt uitgegeven, is ook veel te besparen. Bijvoorbeeld door als gemeenten gezamenlijk op te trekken in het aanbestedingstraject. GT Software Broker is zo’n traject.
Beeld: Shutterstock
Het is iets waar burgers over het algemeen niet wakker van liggen: het aantal standaard softwarepakketten dat gemeenten gebruiken. Bij sommige gemeenten zijn dat er 300, bij andere gemeenten meer dan 600, bij de gemeente Den Haag zijn dat er een kleine1350 standaard software pakketten. Een indrukwekkend aantal. Dat vindt ook Claudia Spaans, binnen de Zuid-Hollandse gemeente specialist op het gebied van ICT-aanbestedingen en verantwoordelijk voor een klein gedeelte contactmanagement voor de grote contacten. Als het gaat om ICT-aanbestedingen, dan is Spaans aardig doorgewinterd. Dat kan ook niet anders als je al 35 jaar werkzaam bent op dat terrein.
De kennis van Spaans kwam vijf jaar geleden goed van pas toen door de gemeente Den Haag een nieuwe aanbesteding werd opgestart voor standaardsoftware. “Als gemeente hadden wij wel een beeld van de gangbare pakketten die bij ons in omloop waren, maar er was ook nog een flink aantal pakketten waar wij geen weet van hadden. Om dat op te vangen, hebben wij in de aanbesteding aangegeven dat in ieder geval de lijst met standaardsoftware geleverd diende te worden, maar ook gezegd dat wij als concern het recht moesten houden om software die tijdens de contract looptijd op de markt zou verschijnen, aan te kunnen schaffen . Daarmee creëerden wij de nodige speelruimte voor onszelf. Verder hebben we aangegeven dat alle standaardsoftware die in het concern draaide en waarvan wij het vermoeden hadden dat die onrechtmatig was aangeschaft, ondergebracht moest worden onder deze raamovereenkomst conform de nadere overeenkomst.”
De aanbesteding met betrekking tot standaardsoftware leverde ‘maar’ drie inschrijvers op: Insight, SoftwareOne en Comparex. Na beoordeling kwam Comparex als winnaar naar boven. “We zochten een partij die actief met ons mee zou denken. Niet alleen bij het managen van de verschillende licenties, maar ook bij de aanschaf van nieuwe software. Vandaag de dag is het zo dat negentig procent van al onze standaardsoftware onder Comparex valt. Dat levert voor beide partijen voordeel op. De winst voor de marktpartij zit in het feit dat het een groot portfolio krijgt, ook al omdat Amsterdam, Rotterdam en Utrecht bij dezelfde partij uitgekomen zijn. Er doet zich nu een aparte situatie voor omdat het bedrijf recent is overgenomen door SoftwareOne, een van de partijen die vijf jaar geleden ook in de race was. Voor ons verandert er eerst niet veel. Iedere leverancier, reseller of distributeur kan overgenomen worden en daar houd je in je contracten rekening mee.”
GT Software Broker
Hoewel er voor de gemeente Den Haag vooralsnog niets lijkt te veranderen, is er op meerdere fronten toch actie te bespeuren. Daarover zegt Spaans: “Die actie heeft met name te maken met het aflopen van ons vijfjarige contract met betrekking tot standaardsoftware, eind dit jaar. Dat betekent dat wij sowieso opnieuw moeten aanbesteden. In dat kader is door ons stuurgroep lid VNG de vraag gesteld of er interesse is om een gezamenlijke aanbesteding voor standaard software broker voor heel Nederland aan te gaan, waardoor je als deelnemende gemeenten vele voordelen kan behalen. Door als gemeenten op dit terrein de krachten te bundelen, kun je veel tijd en geld besparen. Zeker als je als gemeente nu nog voor ieder softwarepakket een eigen aanbesteding uitzet. Wat ik om mij heen heb gemerkt, is dat er meerdere gemeenten zijn die belangstelling hebben en met ons mee willen liften. Sowieso proef ik de laatste jaren onder gemeenten dat er meer bereidheid is om samen bij aanbestedingstrajecten in te stappen. Dat juich ik toe. Het scheelt gemeenten veel werk, zeker als de gemeenten input geven en ondersteuning bieden. Daar hebben kleinere gemeenten baat bij.”
Tot tevredenheid van Claudia Spaans werd het verzoek van de gemeente Den Haag door de VNG breed geaccepteerd. Het heeft er toe geleid dat er inmiddels een stuurgroep en een klankbordgroep zijn opgericht. Momenteel vindt een inventarisatie plaats wat in het land de wensen zijn. “Leeft het plan zoals wij dat voor ogen zien ook bij andere gemeenten en zo ja, in welke mate? Met de uitkomsten van die inventarisatie gaan wij richting marktpartijen en als daar een goed resultaat uitkomt, kunnen gemeenten intekenen. Eigenlijk is dat het moment waarop de feitelijke aanbestedingsprocedure gaat lopen voor het schrijven en publiceren van de stukken.”
Transitiemigratie
In de plannen voor een landelijke software broker ervaart Claudia Spaans tot op heden weinig echte tegenslagen. Dat kan ook eigenlijk niet, want er ligt wel enige druk op. Met name voor haar eigen gemeente. Spaans hoopt dat er op 1 januari 2020 er een nieuwe overeenkomst is. “Dat zou perfect in ons plaatje passen, want we hebben met onze huidige partij afgesproken dat wij, als gemeente Den Haag, een transitie-exitplan hebben die zes maanden mag duren en ingaat op het moment dat het contract eindigt. Als wij het huidige contract kunnen verlengen met een half jaar, door aan te tonen dat er een aanbesteding loopt, dan lopen we gelijk op met de transitiemigratie. En eerlijk: het verlengen van een contract heb ik liever dan dat wij met een eigen consultatie weer de markt op moeten om een aanbesteding te schrijven. Alleen daarom al hoop ik dat er vanuit gemeenten veel animo is om mee te doen met dit traject.”
Een groot geluk voor de gemeente Den Haag is dat het huidige contract voor standaardsoftware op aflopen staat waardoor het ook ruimte heeft om mee te doen met het brokerstraject. Dat geluk of die luxe heeft niet iedere gemeente. Er zijn genoeg gemeenten die recent een nieuw contract voor één of meerdere softwarepakketten hebben afgesloten, maar volgens Spaans biedt het brokerstraject ook voor die gemeenten voldoende kansen. “Het is een manier van werken die gemeenten veel vrijheid geeft en bovendien financieel ook nog eens gunstig uitpakt. En ja, mocht bij de inventarisatie van de klankbordgroep blijken dat gemeenten niet zitten te wachten op deze wijze van aanbesteden, dan pakken we als gemeente de aanbesteding zelf weer op.”
Congrestival
De verschillende GT-aanbestedingen komen ook aan de orde tijdens het Congrestival van VNG Realisatie, dat op woensdag 13 maart in Utrecht wordt gehouden. Tijdens het Congrestival staan actuele maatschappelijke thema’s, gemeentelijke uitvoeringsvraagstukken en daarbij behorende randvoorwaardelijke onderwerpen centraal. Vraagstukken met betrekking tot randvoorwaarden en collectiviteit worden op een gelijknamig plein in diverse sessies, discussies en workshops uitgediept, waarbij gemeenten praktische handvatten krijgen om aan de slag te gaan.
