‘Grote bereidheid om een enorme slag te maken’

Beeld: Shutterstock/iBestuur

Om de maatregelen in goede banen te leiden komt er een speciale regeringscommissaris informatiehuishouding. Als kwartiermaker bereidt Jaap Haenen zijn komst voor. Lucas Lombaers is directeur van het rijksbrede programma om Open Overheid in te voeren. Een gesprek over een ‘spannend project’.

Jaap Haenen wrijft zich nog net niet in de handen, maar hij is oprecht blij met de functie waarin hij begin april van start is gegaan. “Al mijn expertise komt erin samen. Ik geniet met volle teugen.” De opdracht die hij meekreeg is tweeledig, vertelt hij. Enerzijds richt die zich op de omgeving waarin de regeringscommissaris straks zal opereren. Haenen moet ervoor zorgen dat de randvoorwaarden voor zijn of haar komst bij de rijksorganisaties op orde zijn. Het betekent onder meer dat hij bestaande initiatieven met elkaar verbindt en toezicht houdt op de totstandkoming van de actieplannen, waarover later meer.

Anderzijds moet Haenen een interne organisatie voor de regeringscommissaris inrichten. Dat betekent ambtelijke ondersteuning regelen, maar ook een taakafbakening en functieprofiel opstellen. Daarna kunnen de werving en selectie plaatsvinden. De eerder genoemde aanstellingsdatum van 1 juli is inmiddels verstreken; de regeringscommissaris zal pas in de nieuwe kabinetsperiode benoemd worden. Dat zal het proces echter geenszins vertragen, verzekert Haenen. “Wij zijn al druk bezig met wat de regeringscommissaris straks moet gaan doen.”

Mega-opgave

Uitvoering geven aan het Actieplan Open op Orde, dat begin april werd gepresenteerd, is een onderdeel van Haenens werkzaamheden. Het actieplan moet een grootscheepse verbetering van de informatiehuishouding van het Rijk teweegbrengen. Het kabinet neemt daarvoor de tijd tot en met 2026 en investeert er 780 miljoen euro in. Het generieke Actieplan is opgesteld door de Actielijn Informatiehuishouding. Het zal verder uitgewerkt worden in het programmaplan van de regeringscommissaris. Hij of zij zal ook de samenhang bewaken met de twee andere ‘actielijnen’: een open informatieverstrekking aan het parlement en het publiek en meer open en ontspannen politiek-­ambtelijke verhoudingen. Lombaers is programmadirecteur voor de drie actielijnen. Hij juicht het toe dat het kabinet een ruime tijd- en geldinvestering in de ontwikkeling doet. “Het is een mega-opgave, want het raakt alle werkprocessen bij het Rijk.” Ook Lombaers kan zijn opgedane kennis en ervaring in zijn nieuwe functie kwijt en vindt dat een voordeel. “In een programma dat de hele overheid raakt, helpt het als je niet alleen een brede ervaring hebt, maar ook uit eerste hand weet hoe de praktijk werkt.”

“Automatisering is een groot goed, maar informatie zoeken en vinden is er wel steeds lastiger door geworden.”

Zowel Lombaers als Haenen heeft in de eigen overheidsloopbaan het begin van de digitalisering meegemaakt. De investering die nu wordt gedaan, zo valt uit hun woorden op te maken, is een inhaalslag. Lombaers: “Destijds werd op kleine schaal met digitalisering begonnen: medewerkers kregen de taak zelf ervoor te zorgen dat informatie goed werd bewaard en terug te vinden was. Nu zijn we twintig jaar verder en is er meer nodig om informatie vindbaar te houden. Temeer omdat er communicatiemiddelen zijn bijgekomen, zoals WhatsApp.”

Lombaers vertelt hoe hij, zo’n twintig jaar geleden, leidinggaf aan een stafbureau met zestien archiefmedewerkers. Toen de archivering werd gedigitaliseerd, ging dat gepaard met forse bezuinigingen. “Daardoor werd informatie bijvoorbeeld niet meer goed gerubriceerd. Zoiets heeft gevolgen die in de uitvoering – ook op de lange termijn – merkbaar worden. De Belastingdienst keert zo’n 97 procent van de kinderopvangtoeslagen correct uit, in 3 procent ging het mis. Met dramatische gevolgen. De informatie bij elkaar zoeken om de oorzaak van die 3 procent te achterhalen, kostte in sommige gevallen 400 uur per persoon. Dat ligt niet aan de bereidwilligheid van ambtenaren, maar aan de complexiteit van de informatiehuishouding. Daarom wil het kabinet daarin investeren.”

Voor Haenen is het beeld herkenbaar. “Automatisering is een groot goed, maar informatie zoeken en vinden is er wel steeds lastiger door geworden. Er is een grote versnippering ontstaan, niet alleen in ICT-systemen, maar ook in wetgeving. Wetten kennen wel 600 specifieke bepalingen voor het bewaren van informatie bijvoorbeeld. ICT dwingt een zekere mate van standaardisatie en uniformering af. Het uitgangspunt wordt: decentraal wat kan en centraal wat moet.”

“Het rapport van de Parlementaire Ondervragingscommissie Kinderopvangtoeslag heeft alle ogen geopend en tot scherpe zelfreflectie van de overheid geleid.”

Terug naar de aanleiding voor de regeringscommissaris en het Actieplan Open op Orde. Lombaers somt er twee op: het kritische rapport van de Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed, waarin dringend werd geadviseerd de informatiehuishouding bij Toeslagen snel te verbeteren, en het ongevraagde advies van de Raad van State over ministeriële verantwoordelijkheid: die vergt een transparant en correct samenspel tussen Kamerleden, kabinet en ambtenaren. De derde, belangrijkste, ‘trigger’ is natuurlijk het rapport van de Parlementaire Ondervragingscommissie Kinderopvangtoeslag (POK). Lombaers: “Dat heeft alle ogen geopend en tot scherpe zelfreflectie van de overheid geleid. Ik zie mensen, ambtenaren, die allemaal op een correcte manier hun werk proberen te doen. Dat er met goede bedoelingen zo’n groot verdriet bij zoveel burgers is veroorzaakt, daarvan is iedereen enorm geschrokken.”

Haenen en Lombaers benadrukken dat er ook vóór de affaire al een beweging in gang was gezet. De laatste: “Er is al veel gedaan: de nieuwe Wet open overheid ligt bij de Eerste Kamer, de nieuwe Archiefwet komt eraan en er is een Meerjarenplan Informatiehuishouding 2019-2025 opgesteld. De Kinderopvangtoeslagaffaire heeft voor een versnelling gezorgd.”

Nooit meer een POK

Overeenkomstig het Actieplan Open op Orde moeten alle rijksorganisaties – niet alleen departementen, maar ook uitvoeringsorganisaties, Hoge Colleges van Staat, Rechtspraak, Politie en Openbaar Ministerie – een nul­meting uitvoeren en in een actieplan aangeven welke verbeteringen haalbaar zijn en op welke termijn. Die actieplannen moesten 1 juli klaar zijn.
Haenen: “Het hele veld is goed in beweging. Elk departement heeft inmiddels een projectleider benoemd. De nulmeting uitvoeren is veel werk en zal deels in de tweede helft van dit jaar plaatsvinden. In de actieplannen zal niet worden vastgelegd wat er tot 2026 precies gaat gebeuren, maar wel een richting en concrete acties voor dit en volgend jaar. Het zal een leerproces zijn. Ik heb een klein maar krachtig team samengesteld dat mij ondersteunt bij onder andere het opstellen van financiële uitgangspunten, de uitvoeringstoets, de nulmeting en de realisatie van de technische inrichting om onderliggende nota’s bij kamerstukken te kunnen publiceren.”

Tegelijk met het Actieplan heeft het kabinet ook een Beleidslijn Openbaarmaking aan de Tweede Kamer aangeboden. Daarin wordt een voorstel gedaan over wat openbaar wordt gemaakt en wanneer. Hoewel de Kamer die nog kan aanpassen, worden sinds 1 juli al gefaseerd beslisnota’s openbaar gemaakt. Lombaers: “Ik zie steeds meer ambtenaren die zeggen: zouden we dit en dat dan ook al niet openbaar kunnen maken? Er is grote bereidheid om een enorme slag te maken.”

Gevraagd naar het uiteindelijke doel van alle inspanningen, antwoordt Haenen: “Koste wat kost voorkomen dat er ooit nog een POK nodig zal zijn. Die 400 uur om zaken uit te zoeken: dát probleem moeten we oplossen.” Lombaers vult aan: “Met alle complexe regelgeving kan er in de uitvoering altijd iets fout gaan, maar in de toekomst moet veel eerder zichtbaar worden hoe ernstig een probleem is en wat de oorzaak is, zodat er sneller gehandeld kan worden.”