Grote transformaties vragen om ruimte en vertrouwen
Waarnemend directeur Open Overheid Jacqueline Rutjens gaat weer met plezier naar haar werk. Sinds twee jaar is ze terug op het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK), dat ze ooit verliet omdat ze zich er beperkt voelde in haar mogelijkheden. Wat is er veranderd? ‘Alles. Ditmaal valt alles op zijn plek.’
In 2017 stond de rijksoverheid op z’n zachtst gezegd terughoudend tegenover innovatieve digitalisering. Kort na het rapport ‘Grip op ICT’ van de Commissie Elias was alles wat rook naar een ICT-project bij voorbaat risicovol. Niet zo gek, na een reeks mislukkingen die volgden op een periode van ongebreideld optimisme over de digitale overheid. Wel vervelend als je zelf iemand bent die zich graag bezighoudt met grote transformaties.
Jacqueline Rutjens kwam in 2004 bij het ministerie van BZK in het kader van een afstudeeropdracht. Ze had daarvoor een eigen bedrijf. Van 2004 tot 2017 werkte ze in diverse functies bij BZK. Tussen 2019 en 2023 was ze directeur bij het ministerie van OCW. Sinds 2023 is ze Kwartiermaker Open Overheid bij het ministerie van BZK en waarnemend directeur Open Overheid. Ze leidt het Programma Open Overheid (PROO), dat loopt tot eind 2026.
Teleurgesteld verliet ze in 2017 het ministerie van BZK, nadat een plan om inwoners digitaal inzicht te geven in het gebruik van hun gegevens was afgeschoten. ‘Ik begreep het wel, er moest worden gebouwd aan een stelsel met meer checks and balances’, zegt ze. In de periode die volgde werden onder meer de CIO-rollen verstevigd en het Adviescollege ICT (AcICT) ingericht. Sinds 2023 is ze terug. Ze leidt een transformatietraject om de informatiehuishouding van de Rijksoverheid op orde te krijgen en de open overheid te realiseren. Over de reden voor haar terugkeer naar BZK is ze duidelijk: ‘Vooral vanwege Eva Heijblom, onze directeur-generaal. Zij heeft een duidelijke visie op de responsieve overheid en durft uitdagingen aan.’ Onder Heijblom, directeur-generaal Digitalisering en Overheidsorganisatie, is er weer ruimte voor vernieuwing. ‘In een organisatie waar het niet mogelijk is om buiten gebaande paden te werken komen noodzakelijke verbeteringen niet tot stand’, zegt Rutjens. ‘Alleen samen kom je verder. Iedere organisatie heeft leiderschap, ruimte en vertrouwen nodig om resultaten te bereiken.’
Volwassenheid
De veranderstrategie voor de transformatie van de informatiehuishouding ontleende ze aan de Finse overheid, die op een vrijwel vergelijkbare manier legacy-achterstanden aanpakt, met beperkte centrale sturing en veel ruimte voor de uitvoering. Hoe staat het er nu voor in Nederland? ‘Toen we begonnen, bleek de volwassenheid van de rijksoverheid op niveau 1 te zitten. Er moesten mensen en kennis bij, werkprocessen geharmoniseerd, monitoringsinstrumenten verbeterd en de ICT-systemen up-to-date gebracht worden.’ Eind 2026 moeten organisaties op volwassenheidsniveau 3 (van de 4) zitten. Uit een meting van 2024 blijkt een volwassenheidsniveau van 2,5. De resultaten van een nieuwe meting worden begin volgend jaar verwacht. 2026 geldt als het oogstjaar, waarin ook een aantal generieke voorzieningen wordt opgeleverd.
Andere toon
Met de transformatie is 787 miljoen euro gemoeid. Organisaties kregen twee derde van het budget, op voorwaarde dat ze een plan hadden om de informatiehuishouding naar niveau 3 te brengen en zo uitvoering te geven aan de Wet open overheid (Woo). Rutjens reageert verheugd op de aankondiging van een deelnemer aan de iBestuur Conferentie dat er Kamervragen komen over de besteding van het budget. ‘Terecht! De Interdepartementale Commissie Bedrijfsvoering Rijk (ICBR) heeft de Auditdienst Rijk (ADR) al ingeschakeld, om voor het laatste jaar nog eens extra met ons mee te kijken.’
We publiceren elk jaar over de voortgang en we hebben goed contact met vrijwel alle rijksorganisaties. Maar wat heeft het opgeleverd? Hebben we alles nu goed op zijn plek?’ Ze beschrijft de aanpak als tough love. ‘Ik hou van iedereen die zich met dit onderwerp bezighoudt, maar we moeten wel resultaat laten zien. Diezelfde aanpak zie je terug in de Nederlandse Digitaliseringsstrategie (NDS): het is niet langer comply or explain, maar eerder comply or die. De toon is veranderd.’
Informatiehuishouding
In de loop der jaren heeft ze geleerd dat het belangrijk is te bewegen in de richting waar energie zit. De NDS is bij uitstek zo’n energie-opwekker. ‘Het sterke van de NDS is dat heel concreet is gemaakt welke doorbraken eerder niet lukten en hoe die nu wél bereikt kunnen worden. Niet alles tegelijk willen oplossen, maar zes prioriteiten kiezen.’
De voormalig regeringscommissaris informatiehuishouding, Arre Zuurmond, liet enkele jaren terug onderzoeken waarom digitale transformaties in andere landen succesvoller zijn dan in Nederland. Eén van de kritische succesfactoren bleek het koppelen aan een inhoudelijk of maatschappelijk thema. Het onderwerp informatiehuishouding is in de NDS gekoppeld aan een onderwerp waar mensen harder voor gaan lopen: de werkplek van de toekomst.
Werkplek van de toekomst
Het is aan Eva Heijblom en haar collega’s om te zorgen dat die werkplek er komt. In april 2025 benoemde het overleg van secretarissen-generaal (SGO) een vijftal speerpunten, waaronder het komen tot één rijksbreed functionerend documentmanagementsysteem (DMS) als onderdeel van die moderne werkomgeving. Een ander speerpunt is het inregelen van hoog-gerubriceerde informatiewerkplekken voor de Rijksoverheid. Met de komst van de NDS is de opdracht nog wat breder, want onder de NDS vallen ook mede-overheden. Rutjens is heel gelukkig met de manier waarop dingen op hun plaats vallen. ‘We bewegen van de ene transformatie naar de volgende.’ Ze somt ze op: van de ontwikkeling van e-overheid en het aanpakken van grote ICT-mislukkingen naar het verstevigen van het CIO-stelsel, investeringen in de informatiehuishouding en de uitvoering van de Woo en dan nu naar de integrale werkplek van de toekomst. Dat is een werkplek waar de medewerker vanzelf het goede doet, omdat de systemen zo zijn ingericht dat je automatisch de goede informatie vindt, bewaart, archiveert en openbaar maakt. Het klinkt als een wensdroom, maar Rutjens heeft helder voor ogen wat ervoor nodig is. Het programma Beter Samenwerken (BSW) heeft de basis gelegd voor een ander begrip van documentmanagementsystemen, waar de werkplek van de toekomst op voortbouwt. ‘Je moet het begrip document zo breed mogelijk zien’, legt ze uit. ‘Eigenlijk is het hoe je met informatie werkt en wat je daarvan vastlegt. Het kan in een samenwerkingsruimte zijn, in een e-mail zijn, een chat, of met AI.’ Een ander uitgangspunt van BSW is dat het systeem vanuit het perspectief van de medewerker goed moet functioneren en dat het gericht moet zijn op samenwerking binnen en buiten de organisatie.
In beweging blijven
Er verschijnt een boek op tafel vol geeltjes tussen de bladzijden, ‘Digital wellbeing @ work’ van Rijn Vogelaar en Rita Zijlstra. Rutjens leest voor: ‘Negentig procent van de mensen die bezig zijn met ICT binnen de overheid is ervan overtuigd dat de producten die ze opleveren hartstikke goed zijn, tegenover zestien procent van de medewerkers die er gebruik van moeten maken.’ Daar gaat duidelijk iets mis. Nog een statistiekje uit het boek: ‘Zeventig procent van de mensen die grotendeels digitaal werken kampt met eenzaamheidsgevoelens.’ De werkplek van de toekomst draait om de combinatie van sociaal, fysiek en digitaal en dat is volgens haar precies waar dit DG voor staat. ‘De werkomgeving van de toekomst bevat niet alleen adequate ICT, maar ook genoeg focusplekken, genoeg ontmoetingsplekken, genoeg uitdaging om voldoende in beweging te blijven.’ Medewerkers worden bijvoorbeeld meegenomen door digital coaches die ze helpen om goed gebruik te maken van alle tools op de werkvloer.
Voor de ICT-systemen komt er een fysieke realisatiestraat bij ICTU, waar nieuwe digitale ontwikkelingen meteen worden getest door de vier departementen die zijn betrokken bij BSW. Is een applicatie bruikbaar? Helpt het medewerkers om hun werk beter te doen? Dan kan het meteen worden ingevoerd, ongeacht de onderliggende systemen. Daar zit uiteraard een prijskaartje aan. Ongeveer 800 miljoen euro tot 2030 om precies te zijn. Ze benadrukt dat het plan uiteindelijk ook veel geld oplevert, zo blijkt uit de businesscase die PBLQ opstelde. ‘Het vervangt de manier waarop aanbestedingen op ICT-gebied tot nu toe werden gedaan. We gaan veel meer langs de lijnen van digitale autonomie werken. Dus we kijken: is het open source, is het Europees, is het Nederlands, is het al ergens gebruikt? Het speelveld wordt breder.’
Eén functionerend DMS-systeem
Nu de checks en balances er staan, mag het weer: werken aan de grote transformatie waarmee de digitale overheid inwoners en bedrijven zoveel beter kan bedienen. Het plan is met enthousiasme ontvangen. Eind dit jaar krijgen de eerste medewerkers nieuwe schermen, die ze al meer door de processen leiden. Als alle plannen doorgaan, moet er vanaf 2030 grotendeels een sterker, geharmoniseerd ICT-landschap staan. ‘De veranderstrategie van continu bouwen, testen en tonen, mét betrokkenheid van medewerkers, vormt de basis voor uiteindelijk de rijksbrede ontwikkeling en hopelijk ook overheidsbrede ontwikkeling om te komen tot één functionerend DMS-systeem.’
Dit artikel is gepubliceerd in iBestuur Magazine #56 van oktober 2025
Nog geen (gratis) abonnement? Klik HIER
Lees ook:
