Handelsregister klaar voor gebruik gemeenten

Gemeenten kunnen aan de slag met het Handelsregister, de basisregistratie voor ondernemingen en rechtspersonen. De kwaliteit van de registratie is hoog, zo bleek uit een audit: 97% van de gegevens is juist. Een percentage dat waarschijnlijk verder omhoog zal gaan, als aangesloten overheden de terugmeldvoorziening gaan gebruiken om fouten in de gegevens door te geven aan de bronhouder van het Handelsregister, de Kamer van Koophandel. Dat alle actuele gegevens nu worden bijgehouden en beschikbaar zijn in één registratie, zal gemeenten een aantal voordelen opleveren. Zo kunnen ze hun dienstverlening aan ondernemers verbeteren, omdat die niet meer een uittreksel van de Kamer van Koophandel hoeven te overhandigen. Door gegevens uit verschillende basisregistraties met elkaar te combineren, kunnen gemeentelijke processen effectiever worden en kunnen gemeenten bijvoorbeeld beter fraude tegengaan.

De Kamer van Koophandel is bronhouder van het Handelsregister, ontwikkelde het en blijft verantwoordelijk voor het beheer en de doorontwikkeling. De Kamer van Koophandel overlegt over de ontwikkeling van het Handelsregister met allerlei ketenpartners. Het ministerie van Economische Zaken is als opdrachtgever en eigenaar van het Handelsregister betrokken. VNG en KING denken mee namens de gemeenten. Daarnaast zijn nog diverse andere partijen betrokken die met het Handelsregister gaan werken. Al deze overheidspartijen zijn vertegenwoordigd in een Gebruikersraad.

Indalingstijd

Nick Snijders is bij de Kamer van Koophandel verantwoordelijk voor de ontwikkeling van het Handelsregister. In 2008 werd in de Handelsregisterwet opgenomen dat dit register een basisregistratie moest worden. Snijders: “Het Handelsregister dat er was, bestond uit verschillende delen waarvoor de toen nog 21 Kamers van Koophandel zelf verantwoordelijk waren. De doelstelling van dat register was louter het bieden van rechtszekerheid. Het aangepaste register is een basisregistratie die moet bijdragen aan een efficiënte gegevenshuishouding van de overheid. Dat is een wezenlijk andere doelstelling, waarvoor we een nieuw systeem moesten bouwen.” In 2008 was dat klaar, de jaren erna is besteed aan doorontwikkeling en het mogelijk maken voor diverse overheden om op het register aan te sluiten. Waarom duurde dat zo lang?

Snijders: “Die tijd is nodig geweest om definities af te spreken, diverse voorzieningen te ontwikkelen, mensen op te leiden. Daarbij komt dat mensen ook moeten wennen aan het afscheid nemen van eigen bestanden en het uitsluitend gebruiken van het Handelsregister. Het principe van eenmalig gebruik heeft indalingstijd nodig.” Uiteindelijk zullen alle bestuursorganen gebruikmaken van het Handelsregister. Snijders: “Het CBS zal als eerste overheid verplicht gebruikmaken van het Handelsregister, vanaf 1 januari 2015. Daarna gaat een overgangsperiode in van zes jaar, waarin alle andere overheden zullen aansluiten.” Hij wijst erop dat er een verschil bestaat tussen “verplicht gebruik” en het aangesloten zijn op het register, want veel overheden (waaronder gemeenten) gebruiken het nieuwe Handelsregister al.

Financiering

Voor de aansluiting van gemeenten waren er twee belangrijke knelpunten die moesten worden opgelost voordat de aansluiting van gemeenten tot stand kon komen. Eén daarvan was de financiering. Gabriël van Tiggelen, senior beleidsmedewerker informatiebeleid bij VNG: “Anders dan voor basisregistraties als BRP en BAG, moet er voor het gebruik van het Handelsregister betaald worden. Maar als je wilt dat alle gemeenten dit gaan gebruiken, dan moet je die financiële drempel wel wegnemen. Dat is gelukt door te regelen dat deze financiering nu uit het Gemeentefonds komt.” De kwestie van de financiering speelde al jaren. Het is te danken aan de slagkracht van een aantal mensen bij de Kamer van Koophandel, EZ en VNG/KING dat er een oplossing kwam. Gé Linssen, plaatsvervangend directeur Regeldruk en ICT-beleid bij EZ: “Er was niet zoiets als een natuurlijke, stevige samenwerking. Wij hebben elkaar opgezocht en samen knopen doorgehakt.”

“KING is als redelijk neutrale partij in deze vaak een aanjager geweest die ons bij de les hield.”

Knopen doorhakken

Toen de financiering was geregeld, stuitte men op een volgende barrière: de zogeheten initiële levering. Kort gezegd komt dit erop neer dat gemeenten, net als andere gebruikers, een kopie van gegevens uit het Handelsregister nodig hebben. Bijvoorbeeld om historie te bewaren, grote volumes te draaien (voor WOZ-aanslagen) en zoekacties over verschillende registraties te kunnen uitvoeren (voor fraudedetectie). Daar komt bij dat de gemeentelijke architectuur GEMMA het gebruik van een gegevensmagazijn voorschrijft. De Kamer van Koophandel wil echter dat het Handelsregister de enige bron van deze gegevens is, om de kwaliteit en eenduidigheid te waarborgen. Linssen: “Toen duidelijk werd dat het hier op hing, hebben we snel een paar mensen bij elkaar gezet om te overleggen hoe we dit zouden moeten oplossen.” Van Tiggelen: “We kwamen erachter dat we langs elkaar heen praatten.” Snijders: “Het bleek een semantische kwestie. Toen eenmaal duidelijk werd dat gemeenten geen eigen kopie van het register willen bijhouden, maar wel een bestand nodig hebben dat ze actueel houden vanuit het Handelsregister, konden we verder. Deze initiële levering was al een product dat we verstrekten, alleen moesten we de wijze waarop dit geleverd werd aanpassen. Dat is gebeurd en nu kunnen gemeenten via een initiële bevraging het gewenste bestand opbouwen en daarna actueel houden.”

KING als aanjager

Technisch was het een klus om het nieuwe Handelsregistersysteem te bouwen en geschikt te maken voor aansluiting door andere partijen, maar de grootste uitdagingen bleken te liggen in de organisatie en in samenwerking. “Het heeft met cultuur te maken, met afspraken maken en samen op zoek willen gaan naar oplossingen”, zegt Snijders. Van Tiggelen: “We hebben geleerd dat we elkaar sneller opzoeken en elkaar uitleggen waar het probleem zit.” Linssen noemt hierbij de rol van KING belangrijk: “Zij zijn als redelijk neutrale partij in deze vaak een aanjager geweest die ons bij de les hield. Zowel bij de inputfinanciering als de problemen rond de initiële levering heeft KING de problemen op de agenda gezet. Heel duidelijk: als we dit niet oplossen, dan hebben we straks een basisregistratie die geen gemeente gebruikt.” Het Handelsregister is nu klaar voor gebruik, de bal ligt bij gemeenten. Zij moeten er samen met hun softwareleveranciers voor zorgen dat ze de data uit het register daadwerkelijk kunnen gebruiken in hun eigen processen. KING ondersteunt dat met de zogeheten i-Versneller Handelsregister.

Meer transparantie

Onlangs is in een Behoeftenonderzoek in de Gebruikersraad geïnventariseerd wat de wensen zijn van de verschillende afnemers. “Natuurlijk hebben we in het begin vastgesteld wat de gebruikers nodig hebben, maar met de jaren veranderen de wensen. Dat nemen we nu mee”, zegt Snijders. De Kamer van Koophandel bekijkt nu of zij een ontwikkelagenda kunnen maken, zodat de diverse ketenpartners weten wat ze kunnen verwachten. Snijders: “Uit het onderzoek bleek dat er veel behoefte is aan duidelijkheid over wat we van plan zijn. We willen onze ketenpartners beter dan voorheen gaan meenemen in deze ontwikkeling. Communicatie is daarbij heel belangrijk.” Na de stroeve start is er nu een hechte samenwerking, zeggen Snijders, Linssen en Van Tiggelen. En dat is maar goed ook, concludeert Snijders: “Vertrouwen in elkaar is namelijk een randvoorwaarde om mooie maatschappelijke successen te realiseren.”

Twee knelpunten in het Handelsregister (NHR) werden in 2014 opgelost, zodat gemeenten nu kunnen aansluiten op het Handelsregister: de financiering en de initiële levering. Het Handelsregister wordt gefinancierd uit het Gemeentefonds, gemeenten betalen dan ook niet meer naar individueel gebruik. Het initiële bestand kan door bevragingen op basis van de mutatieoverzichten actueel worden gehouden. Daarmee zijn de drempels voor aansluiting en gebruik weggenomen. Inmiddels zijn tientallen gemeenten bezig met aansluiten.
Per 1 oktober 2014 is Digimelding beschikbaar voor het Handelsregister. In een later stadium komt de terugmeldvoorziening ook beschikbaar voor de BAG en voor de BRP – een samenvoeging van de Gemeentelijke Basisadministratie Personen (GBA) en Register Niet Ingezetenen (RNI).