Het onbenutte potentieel van de BRP

Eén van de belangrijkste basisregistraties is die over personen, de BRP. Deze opvolger van de Gemeentelijke Basisadministratie (GBA) bevat onder andere de persoonsgegevens van alle ingezetenen. Belangrijkste doelstellingen van de omschakeling van GBA naar BRP waren een betere kwaliteit van dienstverlening door de overheid en minder regeldruk voor burgers. Op dit moment onderzoekt het verantwoordelijke ministerie (Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties) of deze doelstellingen zijn gehaald. BZK heeft het Adviescollege toetsing regeldruk (ATR) gevraagd om het onderzoek naar de regeldruk te doen.

Drie hoofdbevindingen

Het onderzoek komt tot drie hoofdbevindingen. De eerste is dat de BRP heeft bijgedragen aan betere dienstverlening door de overheid en het beperken van de regeldruk. Voor tien specifiek onderzochte casus zijn de nalevingskosten afgenomen met structureel circa 36 miljoen euro. Zonder de BRP was dit niet mogelijk geweest. Tegelijk moet worden opgemerkt dat de BRP alleen niet voldoende was voor deze vermindering. Zonder de verbetering van (de inrichting van) andere processen was de vermindering van de nalevingskosten niet tot stand gekomen. Denk daarbij aan de verbeteringen die zijn doorgevoerd met betrekking tot het registreren van de tenaamstelling van voertuigen. De conclusie is dan ook dat de BRP noodzakelijk, maar niet voldoende was.

Hoofdbevinding twee is dat verbeteringen in de gegevensstromen met burgers ‘ontremmend’ kunnen werken op het vragen van informatie door de overheid aan burgers. Als het gemakkelijker/goedkoper wordt om gegevens van burgers te verwerken, dan verlaagt dat de drempel voor het vragen van (meer of nieuwe) gegevens. Dit is duidelijk zichtbaar bij het proces van VOG-aanvragen. Een VOG (Verklaring Omtrent het Gedrag) is inmiddels in veel sectoren en voor veel beroepen verplicht.

De derde bevinding is dat de mogelijkheden van de BRP nog lang niet zijn uitgeput. Zo zouden overheids­instanties geen uittreksels BRP meer aan burgers hoeven te vragen: de noodzakelijke gegevens kunnen ze zelf uit de BRP halen. Uit het onderzoek blijkt bijvoorbeeld dat de aanvraag van een drank- en horeca-vergunning in diverse gemeenten nog vergezeld moet gaan van een uittreksel BRP, terwijl die gemeenten zelf direct de BRP kunnen raadplegen. Maar er zijn meer voorbeelden van onnodige gegevensuitvraag:
• De Rijksoverheid vraagt via het toestemmingsformulier ‘voor reizen met een minderjarig kind in de situatie van gescheiden ouders’ om een ‘recent internationaal uittreksel Basisregistratie Personen’.
• Sommige pensioenfondsen vragen regelmatig om een Attestatie de vita (bewijs van ‘in leven zijn’), terwijl deze gegevens voor pensioenfondsen raadpleegbaar zijn in de BRP.
• Sommige notarissen, hoewel zij afnemers zijn van de BRP, vragen toch een uittreksel BRP voor het opstellen van een verklaring van erfrecht.
• Bureau Wsnp (Wet schuldsanering natuurlijke personen), onderdeel van de Raad voor de rechtsbijstand, vraagt bij aanvraag om ondersteuning in bepaalde gevallen om een uittreksel BRP.

Het beter gebruiken van de gegevens van de BRP kunnen niet alleen voorkomen dat gegevens onnodig worden uitgevraagd bij burgers. Het kan ook voorkomen dat er voor die burgers dingen misgaan. Een voorbeeld hiervan is dat banken de BRP mogen raadplegen in het geval een klant niet meer bereikbaar is, maar nog wel een tegoed heeft bij de bank. Maar ze mogen de BRP niet gebruiken als klanten met openstaande schulden niet meer bereikbaar zijn, met als gevolg dat die schulden snel kunnen oplopen. Dit kan worden voorkomen als banken ook in dit geval de contactgegevens van die klanten kunnen krijgen uit het BRP.

Overheids­instanties zouden geen uittreksels BRP meer aan burgers hoeven te vragen

Verder betreft het onbenutte potentieel van de BRP de familierelaties. De registratie legt relaties met ouders, kinderen, partners en voormalige partners vast. Die relaties spelen een rol bij pensioenen, belastingen, uitkeringen, studiefinanciering, hypotheken en onroerend goed. Ook in het sociale domein zijn familierelaties van invloed op besluiten. De relaties moeten daarom worden opgegeven. Minder belastend voor burgers is het als die gegevens uit de BRP worden opgehaald. Bovendien vermindert dat controlelasten voor uitvoeringsorganisaties.

De BRP houdt ook historische gegevens bij, zoals voormalige woonadressen. Zulke gegevens moeten burgers in diverse processen overleggen, bijvoorbeeld aan woningver­huurders. In de praktijk worden deze gegevens overgelegd via een papieren uittreksel. Daar zijn kosten voor de burger mee gemoeid. Soms worden zulke gegevens overgelegd door de (potentiële) nieuwe huurder bij de verhuurder te laten inloggen op zijn eigen ‘mijn.overheid.nl’ pagina. Het is begrijpelijk dat de verhuurder inzage in de woon- of huur­historie wil verkrijgen, maar het overleggen van een uittreksel met de volledige woon­adreshistorie is onnodig belastend. Minder belastend zou zijn als burgers de eigen gegevens in de BRP (via mijn.overheid.nl) kunnen (her)gebruiken in interacties met overheden en desgewenst in contact met andere partijen. In het geval van de woonhistorie is het bijvoorbeeld lastenluwer als de burger het overzicht kan downloaden uit de BRP.

Uitbreiden van de BRP met mail en mobiel

Bij veel contacten van burgers met overheidsinstellingen vraagt de instelling om in te loggen met DigiD en om het e-mailadres en telefoonnummer. Bij opnieuw inloggen bij dezelfde organisatie wordt vaak opnieuw om het e-mailadres en telefoonnummer gevraagd. Het ligt voor de hand om deze gegevens eenmalig te registreren en meervoudig te gebruiken. Dat hoeft niet ingewikkeld te zijn: de Berichtenbox van mijn.overheid.nl registreert al het e-mailadres van burgers die het op prijs stellen om een notificatie van een nieuw bericht in hun e-mail te ontvangen. DigiD registreert bovendien nu al het telefoonnummer van burgers om hen een SMS te sturen als dat vanwege beveiligingseisen nodig is. Passend bij het principe ‘eenmalige uitvraag, meervoudig gebruik’ is om deze gegevens (waar mogelijk en gewenst) ook te gebruiken voor andere contacten met burgers. Zo kunnen burgers zeggenschap behouden over het al dan niet gebruiken van contactgegevens is het werken met een vooraf ingevuld formulier.

Eerste hulp bij onjuiste gegevens

Het voordeel van de BRP is de mogelijkheid om de gegevens voor veel doeleinden te gebruiken. Hierin schuilt ook een gevaar. Als de gegevens niet kloppen, dan worden voor veel doeleinden verkeerde gegevens gebruikt. De gevolgen hiervan zijn schrijnend. Zo kunnen burgers worden geconfronteerd met het automatisch stopzetten van regelingen en met verplichtingen tot terugbetalen van vermeend onterecht ontvangen bedragen. Het leed is helemaal niet te overzien als iemand ten onrechte als overleden wordt geregistreerd. Dit werkt door in een groot aantal andere processen die niet eenvoudig met een eenmalige herstelactie ongedaan kunnen worden gemaakt. Het is belangrijk dat onjuiste gegevens zo snel mogelijk worden gecorrigeerd en dat áls er toch iets misgaat, de gevolgen daarvan zo snel mogelijk worden gemitigeerd.

In beide gevallen is een (proactieve) ondersteuning door de overheid geboden. Juist omdat de gegevens uit de BRP op zo veel plekken worden gebruikt, en ook omdat de burger geen overzicht heeft welke instanties zijn onjuiste gegevens allemaal hebben gebruikt, is het nodig dat de burger op één plek terecht kan voor hulp. Dit voorkomt dat hij een tocht langs overheidsinstanties moet maken om overal het gebruik van de onjuiste gegevens te laten corrigeren. Die tocht moet een hulpfunctie binnen de overheid voor hem maken. Die hulpfunctie kan mogelijk ook de minder digivaardige burger terzijde staan. Burgers die niet elek­tronisch kunnen communiceren, moeten dat ook op een andere manier kunnen blijven doen [1]. Tussen de digivaardige en niet-digivaardige groepen bevinden zich de burgers die wel proberen om van de digitale dienstverlening gebruik te maken, maar daarbij problemen ondervinden. Zij zouden (extra) ondersteuning moeten kunnen inschakelen, als zij problemen ondervinden.

Regie op eigen gegevens

Burgers kunnen bij hun gemeente een overzicht krijgen van de instanties die hun gegevens uit de BRP hebben ontvangen. De manier waarop zij dat overzicht moeten aanvragen, verschilt tussen gemeenten. Dit geldt ook voor de wijze waarop ze die gegevens krijgen: sommige rapporten over de verstrekte BRP-gegevens zijn zo uitgebreid dat die niet op papier worden verstrekt, maar op een gegevens­drager. Andere overzichten beperken zich tot slechts de datum van de afname en de naam van de afnemer. De overzichten zijn bovendien weinig informatief, omdat het doel van de verstrekking vaak niet wordt vermeld. De burger kan dan niet beoordelen welke gegevens voor welk doel (al dan niet terecht) zijn verstrekt. Zo is het lastig te bedenken waarom een water­schap waar iemand nooit heeft gewoond, toch de BRP-gegevens van betrokkene opvraagt. Het zou in dergelijke gevallen helpen als de inzage informatiever en interactiever wordt gemaakt. Omdat er al een landelijke voorziening bestaat, ligt het voor de hand die voor­ziening uit te breiden met een functie die inzage geeft in de aan afnemers geleverde gegevens uit de BRP. Dit past goed bij het uitgangspunt van ‘regie op eigen gegevens’ voor burgers.

Tot besluit: datazuinigheid is nodig

De BRP biedt goede mogelijkheden om het onnodig vragen om gegevens aan burgers tegen te gaan door het (beter) uitwisselen van gegevens tussen (overheid)organisaties en organisatieonderdelen. Dat vermindert de regeldruk. Maar gegevens onnodig uitwisselen verhoogt die regeldruk juist. En het vergroot de kans op fouten (als de uitgewisselde gegevens ondertussen zijn veranderd). Daartegen helpt alleen datazuinigheid: het opvragen van gegevens moet zich beperken tot die gegevens die voor het doel relevant zijn en die van invloed zijn op de uitkomst van het besluit door het bestuursorgaan dat de gegevens vraagt. Datazuinigheid vraagt dan ook een goede analyse van welke gegevens nodig zijn. En het vraagt terughoudendheid bij de uitvraag van gegevens. De ervaringen bij de VOG laten zien dat dit vanwege het ontremmende effect geen eenvoudige opgave is.

Eric Janse de Jonge is lid van het Adviescollege toetsing regeldruk. Dit artikel is tot stand gekomen met dank aan Ruben Spelier en Herman Schippers

[1] Regeerakkoord ‘Vertrouwen in de toekomst’, 2017.