Operatie NUP ondersteunt gemeenten bij het invoeren van de bouwstenen voor de e-overheid. Softwareleveranciers zijn daarbij een belangrijke partij, want gemeenten gebruiken hun producten om met deze bouwstenen aan de slag te gaan. Om hen bij deze ontwikkelingen te betrekken, heeft Operatie NUP leveranciersmanagement ingericht.
Kees Groeneveld, verantwoordelijk voor het leveranciersmanagement bij Operatie NUP: “We hebben nu een goede relatie op directie- en managementniveau, bij alle leveranciers.”
Gemeenten kunnen de NUP-bouwstenen, zoals het Handelsregister en de Basisregistratie Adressen en Gebouwen, alleen gebruiken als hun software daar op aansluit. Daarom werkt KING samen met leveranciers, onder meer aan het ontwikkelen van standaarden. Als samenwerken onvoldoende werkt, dan schroomt KING niet om zijn tanden te laten zien, zo bleek half september. Het bracht toen een eigen onderzoek naar buiten waaruit bleek dat veel leveranciers niet aan de Zaak-DMS standaarden voldoen, terwijl ze wel het convenant hebben ondertekend waarin dat wordt afgesproken. Dat convenant is de basis van de samenwerking. Kees Groeneveld, verantwoordelijk voor het leveranciersmanagement bij Operatie NUP: “We zijn begonnen door samen met gemeenten de belangrijkste werkprocessen te beschrijven waar koppelvlakken voor nodig zijn. Daaruit hebben we een top tien samengesteld. We hebben leveranciers gevraagd mee te denken in de ontwikkeling van deze koppelvlakken en hebben in een convenant met hen afgesproken dat ze die in hun eigen programmatuur inbakken. Van leveranciers die hebben getekend, verwachten we dat ze alle standaarden ondersteunen die voor hen relevant zijn.” Leveranciers geven in de door Operatie NUP ontwikkelde Softwarecatalogus aan aan welke standaarden hun software voldoet. KING raadt gemeenten aan om alleen software aan te schaffen die de standaarden ondersteunt.
Concurrenten
De samenwerking tussen KING en leveranciers is bijzonder in de overheids- & ICT-markt. Er zijn zo’n 230 leveranciers die software ontwikkelen voor de gemeentelijke markt. Met 150 van hen heeft KING een convenant afgesloten. De onderlinge verschillen zijn groot: het gaat om bedrijven van een paar medewerkers, die een specifiek programma ontwikkelen voor bijvoorbeeld het beheer van begraafplaatsen, tot grote IT-spelers. Operatie NUP betrekt al deze leveranciers bij de ontwikkeling van de standaarden “van het begin tot de realisatie”, zegt Groeneveld. Vier maal per jaar organiseert KING bovendien een Leveranciersdag, waar men wordt bijgepraat over de nieuwste ontwikkelingen met gevolgen voor de e-overheid, zoals de komst van de Omgevingswet. “We nodigen leveranciers uit om met ons mee te denken over de informatiekundige gevolgen en hoe ze dit in hun eigen pakketten kunnen verwerken. Wij spreken met hen af op welke uiterste datum hun software is aangepast. Dit is echt tweewegverkeer”, typeert Groeneveld de relatie. Daarnaast zijn er diverse werkgroepen waar Operatie NUP samen met leveranciers werkt aan specifieke koppelvlakken. De samenwerking betekent ook dat concurrenten bij elkaar aan tafel zitten. “In het begin was dat wennen voor ze. Maar het gaat over de inhoud en zodra dat duidelijk is, valt die terughoudendheid langzamerhand weg.” Ook het ‘wij-zij-gevoel’ dat normaliter heerst tussen gemeenten en leveranciers vervaagde door deze manier van samenwerking, zegt Groeneveld: “Dat gevoel is bij ons zeker doorbroken. We hebben nu een goede relatie op directie- en managementniveau, bij alle leveranciers.”
Overgewaardeerde vinkjes
De prettige samenwerking wil niet zeggen dat alles pais en vree is. Op de Leveranciersdag van 19 september zet KING de verhoudingen op scherp, door het onderzoek naar compliancy naar buiten te brengen. Niet alle leveranciers voldoen aan de standaarden, ook al ondertekenden ze het convenant. Een aantal zegt zelfs aan de standaarden te voldoen, terwijl dit niet zo is. Daar gaat KING nu strenger op toezien. Een aantal aanwezige leveranciers kan dat wel waarderen, maar plaatst ook kritische kanttekeningen. “De samenwerking is soms te vrijblijvend geweest, het is goed dat men nu strikter wordt. Al ligt hier zeker ook een rol voor gemeenten zelf, want zij zouden specifieker naar deze standaarden moeten vragen als ze software aanschaffen. Het ligt niet alleen bij de leveranciers”, reageert Karl de Boer, directeur van JNet. JNet ontwikkelt een gemeentelijke ‘servicebus’ en een digikoppeling naar de Rijksoverheid. Het bedrijf bouwde ook het KING-testplatform waarmee leveranciers kunnen testen of hun software het Standaard Uitwisseling Formaat (StUF) ondersteunt. Kees Groeneveld: “Dat is een onafhankelijke testomgeving. Een leverancier voldoet pas aan een standaard wanneer hij deze in die omgeving getest heeft. Het testrapport moet een leverancier aan een gemeente kunnen overhandigen.”
Lidwien Meijers, strategic product manager bij Centric, nuanceert dat een positief testrapport laat zien dat “de basis goed is”, maar dat het niet alles zegt: “Het betekent namelijk niet dat deze software direct werkt in de vaak complexe gemeentelijke IT-omgeving, met talloze applicaties. Dat denken gemeenten soms wel, maar dat is dus niet waar. In die zin wordt het zetten van een vinkje in het testrapport overgewaardeerd.” John Rooijakkers, enterprise architect bij PinkRoccade Local Government, onderschrijft dat. Dat KING nu zegt dat gemeenten alleen software moeten afnemen waar een vinkje bij staat, lokt zelfs uit dat leveranciers onterecht zeggen aan de standaarden te voldoen, stelt hij. Er ligt zeker een verantwoordelijkheid bij leveranciers, zeggen Meijers en Rooijakkers, maar ze vinden ook dat gemeenten vaker moeten vragen naar software die werkt volgens de standaarden. Meijers: “Dat gebeurt onvoldoende. Hier ligt ook een taak voor KING, om gemeenten hier meer op te wijzen.”
Doorgaan
Meijers en Rooijakkers zijn beiden al jaren werkzaam in de gemeentelijke softwareontwikkeling. Hoe Operatie NUP leveranciers bij de ontwikkelingen betrekt noemen ze positief en bijzonder. Rooijakkers: “Er zijn inmiddels zoveel softwareleveranciers, dat het prettig is dat een partij als KING leveranciers bij elkaar brengt. Ook de ICT die gemeenten gebruiken is sterk veranderd. De systemen in de backoffice zijn veel uitgebreider geworden en ook het aantal toepassingen neemt toe. Bijvoorbeeld op het gebied van geo-informatie. Er zijn kortom veel partijen waar wij onze software mee moeten koppelen en daarom is het prettig om hier op deze manier afspraken over te maken.” Operatie NUP houdt eind dit jaar op, maar KING wil de manier waarop het leveranciersmanagement is opgezet in het nieuwe jaar continueren. Deze manier van met elkaar omgaan past immers ook goed bij de ondersteuning van de nieuwe taken van gemeenten met de decentralisaties en de invoering van de Omgevingswet. Meijers benadrukt het belang van het beheer van de nu vastgestelde standaarden en de doorontwikkeling daarvan: “Want het gaat niet alleen om de techniek, maar vooral om hoe gemeenten dit in hun processen gaan toepassen. Het is te hopen dat KING daar in 2015 de ruimte voor krijgt, want we zijn er nog niet.”
De samenwerking met softwareleveranciers zou wat haar betreft nog verder uitgebreid mogen worden: “Zo bouwt KING samen met gemeenten verder aan de Softwarecatalogus, terwijl als je echt vraag en aanbod bij elkaar wilt brengen je hiervoor ook de leveranciers moet betrekken.” Het inzicht dat deze catalogus moet geven in alle bestaande software voor gemeentelijke processen is een goede doelstelling, maar behoeft verdere aanscherping, zegt ook Rooijakkers. Daar zou KING wat hem betreft in 2015 mee door mogen gaan, samen met leveranciers. Groeneveld besluit: “We hebben standaarden nodig, maar één of een paar leveranciers kunnen dit onmogelijk opleggen aan de markt. Daarvoor is een neutrale partij als KING nodig. We laten met dit leveranciersmanagement zien dat overheid en private partijen goed kunnen samenwerken. Dat zal nodig blijven.”
