Hoe voorkom je dat legacy systemen tot stilstand leiden?

Door steeds nieuwe prioriteiten te stellen, verschuift de modernisering van de IT-omgeving in de tijd. | Beeld: Created by Midjourney, subject: IT systems legacy being modernised

Verschillende uitvoeringsdiensten van de overheid komen de laatste tijd veelvuldig in het nieuws met het feit dat zij te maken hebben met een sterk verouderde IT-omgeving. Het onderhouden van deze systemen kost niet alleen veel geld, maar – wellicht nog belangrijker – maakt het onmogelijk om nieuwe opdrachten uit te voeren. Opdrachten die politiek wel gewenst zijn. NRC bracht eerder dit jaar naar buiten dat de Belastingdienst in 2022 849 miljoen euro uitgaf aan ICT. Een groot deel hiervan ging naar onderhoud en reparatie van de vaak verouderde computersystemen. Het is geen geheim dat een aantal kernsystemen nog uit de jaren 70 en 80 van de vorige eeuw stammen.

Staatssecretaris Van Rij (Fiscaliteit en Belastingdienst) erkent deze situatie en heeft onlangs de Tweede Kamer nader geïnformeerd. Door steeds – volgens de wens van de Kamer – nieuwe prioriteiten te stellen, is de modernisering van de IT-omgeving in de tijd verschoven. En kon het verouderde IT-landschap ontstaan. Nu is er in beginsel geen ruimte meer voor grote beleidswijzigingen. Dit is uiteraard niet de boodschap die we willen horen, want de overheid moet kunnen sturen in bepaalde richtingen, en het opleggen van belastingen of het uitkeren van toeslagen is hierin een belangrijk instrument.

Verouderde IT staat flexibel handelen en optimalisatie in de weg

Het zijn niet alleen uitvoeringsorganisaties binnen de overheid, maar we zien ook dat bijvoorbeeld verzekeraars of pensioenmaatschappijen te maken hebben met verouderde IT-landschappen die innovatie en flexibel handelen in de weg staan. En wat te denken van grote logistieke hubs, zoals (lucht)havens of complexe ondernemingen die het resultaat zijn van vele fusies en overnames. Daarbij moet worden aangemerkt dat bijvoorbeeld pensioenmaatschappijen het benauwd krijgen nu zij vanwege de naderende nieuwe Pensioenwet geacht worden hun IT-omgeving hieraan aan te passen. Dit vraagt om het vergaand digitaliseren, automatiseren en flexibiliseren van bestaande systemen. Zo kun je inspelen op deze grote veranderingen en ervoor zorgen dat systemen de bedrijfsprocessen effectief ondersteunen.

Waar gaat het om?

Laten we eens van een afstand naar de situatie kijken en vaststellen waar het in de kern om gaat. Dan springt een viertal elementen in het oog:

1. De legacy systemen die voor de problemen zorgen, sturen processen aan die echt bedrijfskritisch zijn. Dat wil zeggen dat zij essentieel zijn voor de bedrijfsvoering; je kunt niet zonder. Het is begrijpelijk dat organisaties huiverig zijn hier aanpassingen in te doen, terwijl deze wel noodzakelijk zijn om de bedrijfsvoering door te ontwikkelen en te kunnen innoveren.
2. Daarnaast is de kennis van de verouderde systemen en applicaties zeer beperkt of niet meer beschikbaar binnen de organisatie. De Belastingdienst werkt in sommige gevallen nog met de verouderde programmeertaal Cool:Gen, waarvan het zelf vaststelt dat de expertise binnen en buiten de dienst steeds schaarser wordt. Dit geldt ook voor andere organisaties die bijvoorbeeld op basis van Cobol zelf applicaties hebben ontwikkeld. De ontwikkelaars zijn wellicht al met pensioen en in de praktijk blijkt dat hun kennis niet altijd even goed is geborgd.
3. Ook zien we dat er in hoge mate bedrijfslogica is verwerkt in deze legacy systemen. Deze intelligentie, zoals bedrijfsregels, is nog altijd noodzakelijk om ingewikkelde processen af te handelen en beslissingen te nemen. Het blijkt in veel gevallen erg lastig om deze bedrijfslogica uit de legacy systemen te halen om deze vervolgens in een gemoderniseerde IT-omgeving weer uit te rollen. Belangrijke bedrijfsinformatie ligt hiermee daadwerkelijk verborgen in code, en wordt soms zelfs als verloren beschouwd.
4. Tot slot zien we dat er een complex landschap aan functionaliteiten is ontstaan. Voor ieder vraagstuk is een applicatie ontwikkeld. Deze zijn wel afhankelijk van elkaar en dus nauw verbonden. Haal je ergens een blok functionaliteit weg, dan dreigt de continuïteit van een reeks andere applicaties onder druk te komen.

Kluwen aan applicaties

Er is een wirwar aan min of meer gekoppelde applicaties ontstaan die rondom een aantal kernsystemen zijn gecentreerd. Het is heel lastig deze kluwen te ontrafelen. Je kunt niet zomaar de botte bijl hanteren om delen van systemen los te koppelen en te vernieuwen. Je wilt voorzichtig en stapsgewijs de logica, applicaties en functionaliteit loskoppelen. Zo is het ook mogelijk om de kernsystemen te moderniseren en de bedrijfsregels uit de legacy systemen te destilleren en over te zetten naar toekomstvaste oplossingen. Zonder dat je hierbij concessies doet aan performance en functionaliteit en zonder dat je direct afscheid moet nemen van die kernsystemen. Bedrijfslogica die ver weggestopt zit in bijvoorbeeld Cobol-omgevingen of andere – maatwerk – bedrijfsapplicaties blijft op deze manier behouden. Je kunt stap voor stap toegroeien naar een moderne IT-omgeving. Een big bang, met de nodige risico’s, voorkom je hiermee.

Moderniseren en optimaliseren

Hoe ga je hierbij te werk? En waar begin je?
Stap één is het analyseren van de code die je in huis hebt. Er zijn tools beschikbaar waarmee je de code, die onder de legacysystemen ligt, kunt analyseren. Zo breng je in kaart hoe deze code is opgebouwd, wat de datastructuur is, welke bedrijfsregels worden toegepast en welke functionele blokken er zijn en hoe vaak deze gebruikt worden.

Vervolgens is het raadzaam om één bedrijfsproces of set aan processen bij de kop te nemen en te moderniseren.
Afhankelijk van de aard van de organisatie, kies je voor een van de meest bedrijfskritische processen of juist voor een risicoloos proces. Idealiter zet je hierbij tools in die de bedrijfsregels van codetaal in natuurlijke taal omzetten, zodat:

• Medewerkers van de ‘business’ samen met collega’s van IT zich kunnen buigen over deze moderniseringsslag.
• Gelijktijdig bedrijfskritische kennis teruggewonnen wordt en blijvend gedocumenteerd en beheersbaar is voor de business.

In plaats van een onleesbare regel code wordt een bedrijfsregel bijvoorbeeld: “Is het bedrag voor een bepaalde investering boven de 10.000 euro, dan moet de manager ook ondertekenen.”

De volgende stap is het definiëren van het doelplatform, waarbij organisaties doorgaans de keuze hebben uit bijvoorbeeld een bestaand ERP-pakket, of een low-code platform. In het laatste geval ben je een stuk flexibeler en kun je bijvoorbeeld gemakkelijk aanvullende wensen van de business in de praktijk brengen. Je moderniseert niet alleen het IT-landschap maar zorgt direct ook voor een optimalisatieslag. Door te ontwikkelen op basis van low-code is ook het onderhoud eenvoudiger en goedkoper. Daarmee voorkom je dat er opnieuw een technologische schuld ontstaat. Applicaties worden namelijk onderdeel van een updatecyclus, zoals we dat vandaag de dag gewend zijn van SaaS-applicaties.

Het klinkt als het ei van Columbus. Analyseer je bestaande code, herken en erken de belangrijkste bedrijfsregels en -applicaties, destilleer deze code en zet het over in een flexibele low-code-omgeving. En hoewel het in essentie hierop neerkomt, mag je als organisatie niet vergeten dat draagvlak binnen de organisatie cruciaal is. Business en IT komen op een agile manier bij elkaar, bespreken prioriteiten en werken samen naar goedwerkende oplossingen. IT zal zien dat er ruimte ontstaat om mee te denken met de business en de business merkt dat er weer kansen zijn om verder te innoveren. Er zijn geen belemmeringen meer voor technische mogelijkheden. Samenwerking, een juiste mindset en aanpak zijn cruciaal voor succes. ‘Kan niet’ bestaat echt niet meer.

Hans Canisius is CEO bij USoft