Hoe gaan gemeenten momenteel om met mobiele toepassingen en technologie, en waar liggen de uitdagingen? Een enquête bij afdelingen I&A van zo’n tachtig gemeenten geeft een goed beeld. Vooral de beveiliging bezorgt gemeenten hoofdbrekens.
Mobility leeft bij gemeenten. Het iBestuur Mobility congres, vorig jaar mei, trok ook veel gemeentelijke deelnemers en de aandacht is blijvend. Alleen, een mobiele overheid behelst meer dan het faciliteren van mobiele overheidsmedewerkers en handige smartphone-apps voor dienstverlening aan burgers. Beveiliging, privacy, beheer en inbedding in bestaande IT-omgevingen, maar ook bijvoorbeeld juridische aspecten vormen grote aanvullende uitdagingen.
Het tweede iBestuur Mobility congres is een work-in-progress. Ruim twintig overheidsorganisaties – van gemeenten tot de Belastingdienst – markt, onderwijs en startups gaan in co-creatie aan de slag om samen de nog onontgonnen gebieden op het snijvlak van overheid en mobility in kaart te brengen. De aftrap op 2 juni was besloten. Na nog twee bijeenkomsten in september en december, presenteren de deelnemers in januari de nieuwe ‘mobiele landkaart’ tijdens het iBestuur Mobility Congres 2017.
VNG/KING en uiteenlopende gemeenten als Den Haag en Molenwaard nemen deel aan de tweede editie van het mobilty congres, iBestuur Mobility, co-creatie. Als een soort nulmeting is door iBestuur en VNG/KING een enquête gehouden waarop is gereageerd door I&A-coördinatoren en ITmanagers van tachtig gemeenten. Daarvan telt 45 procent tussen de 250 en 1000 medewerkers. 39 procent zit tussen de 50 en 250 medewerkers. In alle gemeentelijke organisaties blijken – niet verwonderlijk – smartphones in gebruik; tablets blijken bij liefst 78 gemeenten gebruikt te worden. 56 gemeenten werken met notebooks.
Eigen medewerkers
De respondenten richten zich met mobility primair op de eigen medewerkers. Op de vraag Welke voordelen zoekt u met investeringen in Enterprise Mobility? antwoordt bijna 80 procent het ‘verhogen van de tevredenheid van medewerkers’, terwijl ruim 50 procent ‘verhogen tevredenheid burgers en bedrijven’ heeft aangekruist. ‘Verbetering bedrijfsprocessen’ is eveneens een voordeel dat bij ruim 80 procent leeft. Voor slechts 35 procent vormt ‘kostenbesparing’ een van de primaire doelen. 47 procent kiest ‘nieuwe dienstverleningsmodellen’. Gezien het feit dat het met name de I&A-mensen bij de gemeenten zijn die de antwoorden geven – doorgaans niet degenen die met nieuw beleid bezig zijn – is dat laatste wellicht verrassend hoog te noemen. Ook de belangrijke apps zijn vooralsnog primair gericht op de eigen medewerkers. Op de vraag Welk type gebruikers onderscheidt u, die u met uw enterprise apps wil bereiken? geldt dat bij 91 procent voor de ‘medewerkers eigen organisatie’ en bij 56 procent voor ‘burgers’ (meerdere antwoorden mogelijk). ‘Bedrijven’ is door 39 procent aangevinkt.
Van welke voorzieningen of concepten maakt uw organisatie momenteel gebruik om invulling te geven aan mobiel werken? (meerdere antwoorden mogelijk)
Beveiliging
Bij de uitdagingen die de respondenten ervaren op het gebied van mobility steekt er één antwoord echt bovenuit: ‘security issues’. Maar liefst 90 procent ziet dat als een probleem. De ‘integratie met de bestaande software-omgeving’ is voor 61 procent een hoofdbreken en 59 procent ziet het ‘garanderen van privacy’ als een uitdaging. Als vierde (54 procent) wordt het probleem van ‘beperkte budgetten’ genoemd. Zaken als ‘het invoeren van een BYOD-beleid’ (bring your own device) en de ‘diversiteit in besturingssystemen’ worden veel minder als een probleem gezien.
Welke voordelen zoekt u, of uw organisatie, met investeringen in Enterprise Mobility? (meerdere antwoorden mogelijk)
De worsteling met security blijkt ook uit enkele andere stellingen. Met de stelling ‘Werknemers hebben via eigen mobile devices toegang tot gevoelige data/informatie’ is bijna de helft het ‘eens’ of ‘volledig eens’. De verplichting het persoonlijke toestel met een pincode of iets dergelijks te beveiligen geldt in 79 procent van de organisaties. Maar echt grip op het gedrag van de gebruikers hebben diezelfde organisaties niet. Slecht 39 procent ziet welke apps gebruikt worden en 33 procent ziet wíe de apps gebruikt. Het verlies van mobiele devices met daarop gevoelige informatie wordt daarentegen volgens de respondenten wel door tweederde opgemerkt.
Welke uitdagingen ervaart uw organisatie op het gebied van Enterprise Mobility? (meerdere antwoorden mogelijk)
Volgens ruim de helft van de organisaties is er bij hen sprake van ‘Mobile Device Management’ (MDM; een centraal hulpmiddel voor het beheren op afstand van de mobiele devices en de apps daarop en het regelen van de gebruiksmogelijkheden). In ruim de helft van de gevallen worden met MDM (of varianten daarop) daadwerkelijk apps van de organisatie gedistribueerd. Maar even vaak gebeurt dat via de gangbare publieke appstores. De ‘app management software’ (MDM / EMM / MAM) staat overigens wel bovenaan het lijstje met geplande investeringen voor de komende periode.
Waar gaat uw organisatie de komende periode in investeren, om het gebruik van apps te bevorderen? (meerdere antwoorden mogelijk)
Vergelijking
Een marktonderzoek onder bedrijven dat ook dit jaar is uitgevoerd door Oase App Services – met deels vergelijkbare vragen – levert hoegenaamd een zelfde beeld op. Ook bij het bedrijfsleven staan security en privacy strak bovenaan de lijst met uitdagingen bij mobility. En ook daar hebben de onderzochte organisaties nog weinig maatregelen genomen om de zorgen van gebruikers en bestuurders op dit gebied afdoende weg te nemen. Wat wel opvalt is dat bedrijven kostenbesparing een belangrijker voordeel achten dan gemeenten (60 procent tegenover 35 procent). De markt gebruikt ook meer categorieën apps dan gemeenten, of verwacht apps te gaan gebruiken die bij gemeenten niet eens op de planning staan.
Net zoals gemeenten hun mobiele inspanning voorlopig vooral richten op de eigen medewerkers, laten ook de ondervraagde bedrijven hun klanten, tussenpersonen en leveranciers nog links liggen in hun mobiele strategie.
