Hybride werken; zo maakt u online meetings inclusief

Online vergaderen via videobelsystemen maakt het online werken vanuit huis mogelijk, maar levert problemen op voor mensen met een visuele of visueel-auditieve beperking. | Beeld: Still uit video Inclusief online vergaderen

‘Het Rijk als inclusieve organisatie’ is een van de focuspunten in het strategisch personeelsbeleid van de overheid. Eén van de manieren waarop dit wordt uitgewerkt is het aannemen van mensen met een arbeidsbeperking. Een mooi streven. Maar hoe zorg je ervoor dat zij ook écht kunnen participeren? Een vraag die meer aandacht verdient. Zeker nu hybride werken de spelregels heeft veranderd.

Eerlijk werk en economische groei. Dat is doel 8 van de United Nations Sustainable Development Goals (SDG’s). Een belangrijk speerpunt hiervan is het realiseren van waardig werk voor mensen met een beperking. Dus is het belangrijk dat je volledig mee kan komen met je werk als je een beperking hebt. Dit is met hybride werken nog niet altijd het geval. Zo wordt bij digitale meetings nog weinig rekening gehouden met Nederlanders met een beperking. En dat is een grote groep. Uit cijfers van het CBS blijkt dat er in 2020 ruim 4,2 miljoen mensen met een lichamelijke aandoening tussen de 15 en 75 jaar betaald werk hadden. En meer dan 700.000 mensen met een zintuigelijke beperking.

Bij digitale meetings wordt nog weinig rekening gehouden met Nederlanders met een beperking.

Onderzoek

Zelf zie ik nog maar zo’n 10 procent. Ik heb een oogziekte, waardoor mijn gezichtsvermogen steeds verder achteruitgaat. Tijdens de coronacrisis was het daardoor erg lastig om alle maatregelen op te volgen. En mee te komen in het hybride werken. Bij het lectoraat Employability Transition van hogeschool Saxion, waar ik als docent en onderzoeker werk, inspireerde dit ons om onderzoek te doen naar de impact van coronamaatregelen op mensen met een visuele of visueel-auditieve beperking. Dit zijn mensen die slechtziend, blind of doofblind zijn.

Hybride bespaart energie, tijd en stress

Online vergaderen speelt een essentiële rol in de hybride werkvorm. En dat biedt zeker voordelen. Daarom is het zo belangrijk dat iédereen hiervan kan profiteren. Door hybride werken kan je bijvoorbeeld je tijd beter besteden omdat je minder reistijd hebt. Voor mensen met een beperking is dit voordeel nog groter. Reizen naar werk kost hen namelijk veel energie, tijd en stress. Die energie kunnen ze door (deels) thuis te werken in het werk en hun privéleven stoppen.

Belemmeringen bij online meetings

Helaas blijkt uit het onderzoek dat online vergaderen nog niet altijd goed verloopt voor mensen met een visuele of visueel-auditieve beperking. Er zijn een aantal belangrijke belemmeringen:

• De videobelsystemen zijn nog niet volledig digitaal toegankelijk.
• Tijdens online vergaderingen wordt er teveel gevraagd van de cognitieve capaciteit – het vermogen om informatie te verwerken.
• De thuissituatie is nog niet optimaal ingericht.
• Het werken met ondersteunende technologie zoals vergrotings- en spraaksoftware vraagt om extra digitale vaardigheden.

De problemen aankaarten kan lastig zijn, waardoor mensen met een beperking soms niet volledig mee kunnen doen. En dat is in strijd met het gedachtengoed van de inclusieve samenleving, de inclusieve overheid én de SDG’s.

Digitale hulpmiddelen niet voldoende

Er zijn allerlei digitale hulpmiddelen voor mensen met beperking die heel handig zijn. Maar met online vergaderen lost dit lang niet alle problemen op. Denk maar eens aan voorleessoftware voor mensen met een visuele of visueel-auditieve beperking. Heel handig, maar niet als de software dwars door de spreker heen praat. Door vergrotingssoftware zijn knoppen soms heel moeilijk te vinden. En de sneltoetscombinaties voor die knoppen zijn in alle programma’s weer anders.

Tips voor inclusieve online calls

Als organisatie, host van een online vergadering of deelnemer kan je ervoor zorgen dat mensen met een beperking beter kunnen deelnemen. Hier zijn handige tips en tricks voor:

Voor de meeting:

• Stuur de presentaties, deelnemerslijst en te bespreken documenten naar de deelnemers.
• Vraag aan alle deelnemers of je nog ergens rekening mee kan houden tijdens de meeting.

Tijdens de meeting:

• Neem de meeting op.
• Start de meeting met een voorstelrondje.
• Deel je scherm wanneer je presenteert, lees de teksten voor en beschrijf visuele beelden en foto’s.
• Spreek af waar de chat wel en niet voor gebruikt wordt.
• Gebruik de ‘Hand opsteken’ functie zodat mensen niet door elkaar praten, of spreek een ander signaal af.
• Noem je naam als je iets wilt zeggen, en spreek duidelijk en niet te snel. Dit geldt voor alle deelnemers.
• Geef deelnemers met een visuele beperking voldoende tijd om te reageren als het vinden van de juiste functionaliteit wat langer duurt.
• Ga je interactief aan de slag, houd het dan simpel en gebruiksvriendelijk.
• Deel in de chat na elk agendapunt een korte samenvatting van wat besproken is.

Na de meeting:

• Stuur een samenvatting met de belangrijke punten naar de deelnemers.

Deze tips zijn niet alleen belangrijk voor mensen met een visueel of visueel-auditieve beperking. Ook mensen met een functiebeperking zoals ADHD, dyslexie of autisme kunnen met deze tips beter deelnemen aan online vergaderingen. En zelfs mensen met minder digitale vaardigheden, een andere moedertaal en mensen op leeftijd hebben profijt van de tips.

Kennis, acceptatie en zelfredzaamheid vergroten

Het is belangrijk om kennis, acceptatie én zelfredzaamheid te vergroten. Om organisaties hierbij te helpen, organiseren we vanuit Saxion workshops ‘Inclusief online vergaderen’. Daarbij werken we samen met onder andere de Oogvereniging, Koninklijke Visio en Bartiméus. Ook ontwikkelen we op dit moment een inclusietoolkit die gebruikt kan worden tijdens online meetings. Het is belangrijk het bewustzijn te vergroten en ervoor te zorgen dat mensen met een visuele of visueel-auditieve beperking volledig kunnen meedoen.

Meer informatie
Wilt u binnen uw organisatie, ministerie of afdeling aan de slag met inclusief hybride werken? Kijk dan op saxion.nl/inclusiefonlinevergaderen.

Mijke Hartendorp is onderzoeker en docent Toegepaste Psychologie bij het lectoraat Employability Transition van Hogeschool Saxion. Hier doet ze praktijkgericht onderzoek naar de impact van technologie op de inclusieve samenleving. Tijdens de coronacrisis deed ze onderzoek naar de impact van de coronamaatregelen op het psychosociaal welzijn van mensen met een visuele en visueel-auditieve beperking.