I-strategie Rijk I in ’t hart: ‘Is dit ook maakbaar voor de uitvoering?’

Beeld: iBestuur

Dat Nienke Weegink binnen het rijksbrede CIO-beraad het thema ‘I in ’t hart’ zou gaan trekken, stond in de sterren geschreven. De CIO van het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid (SZW) maakt zich al jaren sterk voor dit voor haar uiterst belangrijke onderwerp. Een van haar eerste pennenvruchten voor SZW was de Informatiebeleidsvisie in 2015 voor het ministerie en de uitvoeringsorganisaties UWV en Sociale Verzekeringsbank (SVB). Eerste uitgangspunt in dit ICT-document: beleid en uitvoering zijn één en dat geldt ook voor het informatiebeleid. “Het was voor het eerst dat dit standpunt op het punt van informatievoorziening expliciet werd gedeeld”, zegt Weegink. Om in dezelfde beeldspraak te blijven: “Het thema lag me dus toen al echt na aan het hart.”

“Betrek bijvoorbeeld een informatieanalist en iemand die de werkprocessen van de uitvoering kent.”

Iets wat ook haar collega’s in het CIO-beraad niet is ontgaan. Tijdens de sessies voor de I-Strategie Rijk, die in september officieel uitkwam, benadrukte Weegink dat dit thema een basisplek moest krijgen in de beleidsnota. Bij het vaststellen van de thema’s voor het nieuwe I-beleid werd de CIO van SZW daarop uitgeroepen tot portefeuillehouder van ‘I in ’t hart’. Het thema belandde zelfs op de eerste plek in de ICT-nota voor 2021-2025. “Zonder dit thema zijn de andere thema’s in feite zinloos”, verklaart Weegink. Het hoofdstuk over het thema had ze al driekwart jaar eerder af dan de I-Strategie zelf. “Veel hoefden we er niet meer over na te denken.” Ook de ontwikkeling van het CIO-beraad zelf had hierbij een positieve invloed, voegt Weegink nog toe. “Ging ICT voorheen vooral over bedrijfsvoering, nu zijn ook de primaire processen in beeld gekomen. Iedereen herkent dit thema inmiddels.”

Landschap

Weegink zet nog even de twee kernpunten van ‘I in ’t hart’ op een rij. “Beleid maak je samen met de uitvoering. Je denkt vroeg na over de uitvoerbaarheid van het beleid met ICT. De juiste mensen uit beleid en uitvoering komen bij elkaar, werken intensief samen en luisteren echt goed naar elkaar. Omgekeerd betrek je het beleid tijdens de uitvoering bij het bouwen van de ICT en het beheer ervan. ICT-keuzes door de uitvoerders kunnen het beleidsdoel namelijk beïnvloeden. Bovendien krijgen beleidsmakers zo beter inzicht in hoe het landschap van de uitvoering eruit ziet en wat er daar speelt. Van beide kanten moet je daarvoor dus bewegen en dat is soms best spannend. Je krijgt er meer betrokkenheid en openheid voor terug. Mijn grootste drive is echter dat de informatievoorziening vroeg bij de beleidsvorming aan bod komt. Betrek bijvoorbeeld een informatieanalist en iemand die de werkprocessen van de uitvoering kent. Het resultaat is beleid dat niet in de uitvoering strandt. De kunst is om dat uitvoerbaar beleid samen uit te denken.”

“Als je een wet maakt, beschrijf je definities van gegevens en die belanden uiteindelijk bij de uitvoering.”

Met een frisse kanttekening: “Deze nieuwe lijn staat beslist in de kinderschoenen”, zegt Weegink. “Wel weten we nu veel beter dan vijf jaar geleden hoe je dit kunt vormgeven. Maar er moet nog veel gebeuren.” De reden volgens de CIO van SZW om de samenwerking te versterken, is evident: als de ‘I’ te laat aan bod komt, zijn beleid en wet- en regelgeving regelmatig moeilijk of niet te automatiseren. De voorbeelden van wat er mis kan gaan, zijn goed gedocumenteerd, want breed uitgemeten door pers en parlement. Denk aan de vertragingen, kostenoverschrijdingen en zelfs het niet realiseren van beleid. Op de achtergrond speelt onder meer de ICT-complexiteit, de stapeling van beleidsopdrachten bij uitvoerders en vraagstukken over de rollen en taken in de ketens van uitvoerders. Van vroegtijdigere en intensievere samenwerking wordt de Rijks-ICT beslist beter en goedkoper, stelt Weegink resoluut. “Door de informatievoorziening er vroeg bij te halen, kun je dit soort zaken voorkomen. Daar ben ik van overtuigd. Je weet veel eerder wat werkt en niet werkt. Wat erbij komt is dat je eerder kunt bekijken of je een regeling niet eerst binnen bestaande systemen kunt realiseren, wat ook in de kosten kan schelen. Let wel, I in ’t hart is niet de haarlemmerolie om beleid uitvoerbaar te maken. Daar komen veel meer factoren bij kijken.”

Complex

Goed om te beseffen, vervolgt Weegink, is dat de praktijk zeer complex is. “Beleid en wetgeving belanden lang niet altijd in één systeem bij één uitvoeringsorganisatie. Wat wij bij SZW ontwikkelen gaat vaak naar een trits van uitvoerders. Naast UVW en SVB heb je bijvoorbeeld de Belastingdienst nodig of DUO of de gemeenten of al deze partijen tegelijk. Dat is ingewikkeld door alle verschillende ICT-systemen, maar ook in de aansturing. Dan helpt het om bijvoorbeeld vroeg na te denken over welke informatie uitgewisseld moet worden en wie welke taak in de keten heeft. Anders gaat het in de loop van het traject mis en vallen er essentiële puzzelstukjes tussen de partijen weg. Heel concreet kun je er een informatieanalist bij betrekken, nog voordat de wet er is. Als je een wet maakt, beschrijf je namelijk definities van gegevens en die belanden uiteindelijk bij de uitvoering. Van belang is om dezelfde taal en hetzelfde begrip te gebruiken. We hebben er nogal een handje van, geef ik direct toe, om elke keer nieuwe definities te maken, waardoor de ICT later in spraakverwarring komt. Een andere maatregel zou kunnen zijn dat je bij elk beleid naast een juridische en financiële paragraaf een informatieparagraaf maakt, die aangeeft wat de gevolgen ervan zijn voor de informatievoorziening. Dat hoeft de beleidsmedewerker niet helemaal zelf te verzinnen. Bij SZW hebben we nu de luxe dat er informatiemanagers zijn, die de beleidsmakers daarbij helpen. Dit vanuit het besef dat niet iedere beleidsmedewerker tot in detail kennis kan hebben van informatievoorziening. We werken al sinds lange tijd in multidisciplinaire teams, maar nu komt er een I-component bij, om ook die facetten erbij te kunnen betrekken. Dat is de toevoeging die we willen organiseren.”

Ervaring

SZW heeft de afgelopen jaren zelf al volop ervaring met de nieuwe vorm van werken opgedaan bij onder meer twee grote dossiers: de in juli dit jaar van kracht geworden WIEG-regeling voor extra geboorteverlof en het STAP-budget, dat werkenden en werkzoekenden vanaf maart 2022 subsidie geeft voor scholing en ontwikkeling. “Voor beide regelingen zaten we vanaf dag 1 met alle ketenpartners om tafel”, licht plaatsvervangend directeur Arbeidsverhoudingen Mark Jacobs van SZW toe. “Als beleidsmakers zijn wij de eersten die weten dat zo’n politieke wens eraan komt. Wij initiëren vervolgens het overleg met de beoogde uitvoerders, dus ver voordat we een systeem gaan inrichten. Dat kunnen meerdere uitvoerders zijn met vijf tot zes vertegenwoordigers per organisatie, afhankelijk van wie binnen de uitvoerder allemaal betrokken worden. Dat was in het begin beslist wennen. Nog los van de formele ijkmomenten bij het maken van beleid, zoals de uitvoeringstoets. Ook daarin willen we de impact van beleid op automatisering overigens mee gaan nemen. De WIEG was al snel klaar, omdat we daarbij voort konden bouwen op conceptregelgeving en systemen die er al waren. De komst van STAP duurt wat langer, omdat deze regeling als zodanig niet voorzien was in het regeerakkoord en dus vanaf nul ontwikkeld moest worden.” Het proces houdt niet op, geeft Jacobs aan, als het product klaar is. “Als beleidsdirectie zijn we er verantwoordelijk voor dat de keten daarna goed blijft functioneren. De betrokken organisaties hebben er ook alle belang bij dat alles zo soepel mogelijk blijft lopen. We maken dus duidelijke afspraken over hoe we elkaar informeren als er iets niet goed gaat.”

“We zijn al direct met uitvoerders als het UWV, de SVB en de Belastingdienst in gesprek over wat er mogelijk aan zit te komen en wanneer we voorstellen op kunnen pakken.”

De nieuwe werkwijze kwam eveneens goed uit de verf bij de nieuwe aanpak van het programma Veranderopgave Inburgering, die Weegink als verder voorbeeld noemt. “Al vanaf het begin van de beleidsvoorbereiding en het nadenken over wet- en regelgeving zijn medewerkers met expertise in de informatievoorziening erbij gehaald. Daardoor is de impact op de benodigde gegevensuitwisseling en het opnemen van grondslagen hiervoor geborgd in de wet- en regelgeving. Dat was een cruciaal aspect vanuit de AVG. Privacy is sowieso een groot thema. De winst hiervan is dat we al voortijdig een betere uitvoerbaarheid van de wet hebben weten te creëren.”

Regeerakkoord

In de aanloop naar een nieuw kabinet en een nieuw regeerakkoord werpt de krachtenbundeling van beleid en uitvoering eveneens zijn vruchten af, betogen Jacobs en Weegink. “Uit de gesprekken rond een nieuw kabinet kun je al aanvoelen wat voor maatregelen eraan zitten te komen”, zegt Jacobs, “dus je kunt hierop anticiperen. Aan de voorkant doen we ook onderzoek naar de politieke partijprogramma’s en de voorstellen die vanuit de sociale partners en andere stakeholders uit de samenleving komen, zoals de SER-adviezen over de ontwikkeling van de arbeidsmarkt.” Weegink vult aan: “Natuurlijk doen we dit al langer, maar vroeger werd er alleen vanuit beleidsperspectief naar gekeken. Nu bekijken we bovendien of maatregelen ICT-maakbaar zijn voor de uitvoering. We zijn al direct met uitvoerders als het UWV, de SVB en de Belastingdienst in gesprek over wat er mogelijk aan zit te komen, welke voorstellen we eventueel kunnen combineren en wanneer we voorstellen op kunnen pakken. Is dat al volgend jaar of pas over drie jaar? Uit eerdere ervaring weten we dat niet alle systemen tegelijkertijd zijn te implementeren. We weten ook allemaal dat de uitvoeringsorganisaties vandaag de dag tegen hun capaciteitsgrenzen aanlopen. Hoe eerder je de uitvoering erbij hebt, hoe sneller je weet waar je een oplossing voor moet bieden. Welke applicaties en systemen worden geraakt? Dat is waar ‘I in ’t hart’ over gaat.”

Met de nieuwe werkwijze verwachten Weegink en Jacobs de politiek beter te kunnen adviseren. “We kunnen aangeven welke aanpassingen relatief makkelijk zijn en welke complexer”, vertelt Weegink. “Ook zijn we in staat alternatieven aan te dragen die minder impact hebben. Mijn ambitie is in
elk geval dat deze intensieve samenwerking en betrokkenheid tussen beleid en uitvoering de nieuwe standaard wordt voor SZW. Dan is mijn missie geslaagd.”