Tweehonderdtachtig gemeenten doen mee met de gezamenlijke aanbesteding van mobiele communicatie van VNG/KING. De deelnemers krijgen meer kwaliteit tegen lagere kosten. “Dit zouden we zelf als gemeente nooit kunnen realiseren”, zegt Johan Hulzebos, hoofd Dienstverlening Bestuursdienst Ommen-Hardenberg.
“Wij vonden onszelf best groot, met onze afname van 15.000 abonnementen voor mobiele telefonie, maar nu we het samen doen gaat het om 130.000 abonnementen. Dan kun je meer vragen voor lagere kosten”, zegt Mari Schippers, manager ICT Beheer bij de gemeente Rotterdam. De gemeente Rotterdam is één van de zeven initiatiefnemers van de gezamenlijke aanbesteding. Net als de gemeenten Ommen en Hardenberg, die samenwerken in één bestuursdienst. Rotterdam kocht voorheen zelf mobiele communicatie in, Ommen en Hardenberg deden mee met de overheidsbrede aanbesteding OT2010. Nu gemeenten niet meer kunnen deelnemen aan de opvolger van OT2010 is die route afgesloten. Voor Ommen en Hardenberg was dat de reden om mee te doen aan de aanbesteding van VNG/KING.
Lokale keuzes
Inmiddels is er een raamcontract afgesloten met vier leveranciers en gaan gemeenten met een minicompetitie beslissen met welke van deze vier zij in zee gaan. Hulzebos: “Door deze manier van werken kunnen we nog steeds onze eigen, lokale keuzes maken. Onze gemeente grenst aan Duitsland, dus voor ons zijn de tarieven voor buitenlandbellen belangrijk. Ook gaan we goed kijken welke van de vier providers in ons gebied de beste dekking heeft.” Ommen-Hardenberg start eind dit jaar met de minicompetitie, in 2017 loopt hun huidige contract af. De gemeente Rotterdam is inmiddels gestart met de minicompetitie, net als Den Haag. “Ik ben blij met deze gefaseerde aanpak, want wij kunnen straks leren van de gemeenten die ons voorgingen. Dat is ook een voordeel van deze collectieve aanpak”, zegt Hulzebos. De aanpak en resultaten van de collectieve aanbesteding worden onder meer besproken op het congres Overheid 360°.
Minder kosten, meer gemak
Schippers schat in dat de collectieve aanbesteding de gemeente Rotterdam een kostenbesparing oplevert van zo’n 25 procent, gebaseerd op de indicatieve prijzen die de leveranciers bij de inschrijving gaven. Ook qua kwaliteit van de geleverde dienstverlening gaat de gemeente erop vooruit, zegt hij: “We kochten databundels in per abonnement en hadden een verrekeningsmethodiek waarmee we het overschot van de één konden overhevelen naar het tekort van een ander. Ook hadden we bijvoorbeeld een sim-kaart voor de smartphone en eentje voor de tablet, elk met een eigen datalimiet. Dat was administratief lastig te sturen. In het nieuwe contract werken we met één datapool voor de hele gemeente. We krijgen per maand een overzicht van alle gebruikte data en hoe zich dat verhoudt tot de datapool. We kopen per maand in. Dat is een stuk overzichtelijker en het scheelt ook in de kosten, omdat bijna niemand alle data in een bundel verbruikt.” Die dienst had de gemeente ook in een afzonderlijke aanbesteding kunnen vragen, maar dan had men die wellicht niet gekregen. Of wel, maar tegen een hogere prijs dan nu het geval is, vermoedt Schippers. Hulzebos vult aan: “Als je namens 280 gemeenten spreekt dan heb je een veel betere positie richting aanbieders om te zorgen dat de kwaliteit op niveau komt en blijft. Dat zou ons niet lukken als kleintje tegenover een Vodafone of KPN.”
Expertise
Voor Ommen-Hardenberg is het voordeel van de collectieve inkoop naast een besparing vooral het feit dat de gemeente zich niet meer hoeft bezig te houden met de aanbesteding en het beheer van het contract. “We hebben als relatief kleine organisatie de kennis die nodig is voor dit soort grote contracten niet in huis. En dat willen we ook helemaal niet. De expertise en kennis die VNG en KING inbrengen is heel waardevol. Zij beheren en managen het contract, daar hebben wij geen omkijken meer naar en dat is heel prettig. Een door zoveel gemeenten gedragen collectieve aanbesteding hadden we als afzonderlijke gemeenten bovendien nooit zelf kunnen realiseren, daarvoor heb je VNG en KING nodig. Zij zijn bekend en neutraal en weten gemeenten mee te krijgen.” Schippers deelt die mening: “Zonder VNG en KING was dit niet van de grond gekomen. Zij zijn de trekkende kracht van dit initiatief.”
Smaakt naar meer
Schippers en Hulzebos zijn enthousiast over de collectieve aanpak en vinden dat het smaakt naar meer. Schippers: “Je kunt dit ook zien als een soort pilot. Want er zijn meer commodities geschikt om op deze manier collectief aan te besteden. Zoals vaste telefonie.” Hulzebos: “Ik zit hier heel principieel in. Een gemeente heeft niet als doel een dure bedrijfsvoeringsorganisatie te zijn. Alles wat we kunnen bezuinigen in bedrijfsvoering kunnen we gebruiken voor de dingen die er in een gemeente echt toe doen. Zoals zorg. Ik denk dat de gezamenlijke aanbesteding telefonie een fantastisch voorbeeld is van hoe je door een collectieve aanpak geld bespaart. We laten als gemeenten eindelijk zien dat we de handen ineenslaan en daarmee voordeel binnenhalen voor de burger.” Hij verwacht dan ook dat, nu bekend wordt wat deze gezamenlijke aanpak gemeenten oplevert, bij een volgende collectieve aanbesteding nog meer gemeenten zullen meedoen. “Ik zou niet graag de ambtenaar zijn die heeft besloten om hier niet aan mee te doen, zonder zijn bestuurder in dat besluit mee te nemen. Die heeft nu wel wat uit te leggen.”
Vanwege het succes van de collectieve aanbesteding organiseert VNG/KING een tweede, bijna identieke gezamenlijke aanbesteding: GT Mobiele Communicatie 2.
Congres Overheid 360°
Op het congres Overheid 360° wordt aandacht besteed aan de collectieve aanbesteding Mobiele Communicatie, op 20 en 21 april in Media Plaza te Utrecht. Thema van dit jaarlijkse congres over informatiemanagement in de overheid is dit jaar ‘Informatiesamenleving 2020 – de kracht van informatie’. http://www.overheid360.nl/
